Approvvigionamento¶

Questa sezione descrive il processo di approvvigionamento all’interno di 4Geeks Health, coprendo i passaggi coinvolti nella richiesta, nell’acquisto e nella ricezione di beni e servizi necessari per il funzionamento della struttura sanitaria. Questo modulo aiuta a gestire l’inventario, controllare i costi e garantire la disponibilità tempestiva delle forniture.

Panoramica¶

Il modulo Approvvigionamento in 4Geeks Health fornisce un flusso di lavoro strutturato per:

Richiesta di materiale: Creazione di richieste di beni e servizi.
Acquisto: Generazione di ordini di acquisto e gestione dei fornitori.
Ricezione: Tracciamento della ricezione degli articoli ordinati.
Gestione dell’inventario: Monitoraggio dei livelli delle scorte e gestione del magazzino.
Gestione dei fornitori: Mantenimento di un database di fornitori e delle loro informazioni di contatto.

Accesso all’Approvvigionamento¶

In genere è possibile accedere al modulo Approvvigionamento tramite:

Menu di Navigazione:
- Cerca un’opzione come “Approvvigionamento”, “Acquisti”, “Inventario” o simile nel menu di navigazione principale.
- Cliccando su questa opzione si può accedere a un sottomenu con funzioni specifiche (es. Ordini di acquisto, Richieste, Fornitori).

Il flusso di lavoro dell’approvvigionamento¶

Il tipico flusso di lavoro dell’approvvigionamento in 4Geeks Health prevede i seguenti passaggi:

Richiesta di materiale:
- Un dipendente identifica la necessità di beni o servizi.
- Crea una Richiesta di Materiale all’interno del sistema.
- La richiesta specifica gli articoli necessari, le quantità, la data di consegna desiderata e potenzialmente un fornitore suggerito.
- La richiesta può richiedere l’approvazione di un supervisore o manager.
Ordine di Acquisto (PO):
- Una volta approvata la Richiesta di Materiale (se richiesto), un addetto agli acquisti o un utente autorizzato crea un Ordine di Acquisto.
- Il PO è un documento formale inviato a un fornitore, che autorizza l’acquisto di beni o servizi.
- Il PO include dettagli quali:
  - Informazioni sul fornitore (nome, indirizzo, contatti).
  - Numero del PO (un identificatore unico).
  - Data di emissione.
  - Indirizzo di consegna.
  - Elenco degli articoli ordinati (descrizione, quantità, prezzo unitario).
  - Importo totale.
  - Termini di pagamento.
  - Data di consegna.
- Il PO può essere generato automaticamente dalla Richiesta di Materiale o può essere creato manualmente.
- Il PO può richiedere l’approvazione prima di essere inviato al fornitore.
Conferma del fornitore:
- Il fornitore riceve il PO e conferma la propria capacità di evadere l’ordine.
- Può fornire una data di consegna stimata o confermare eventuali modifiche all’ordine.
Ricezione merce:
- Quando vengono ricevuti i beni ordinati, un dipendente designato (es. addetto alla ricezione, magazziniere) crea un record di Ricezione Merce nel sistema.
- La Ricezione Merce conferma la consegna degli articoli e ne verifica la quantità e le condizioni rispetto al PO.
- Eventuali discrepanze (es. merce danneggiata, quantità errate) vengono annotate.
- La Ricezione Merce aggiorna i livelli di inventario.
Elaborazione della fattura:
- Il fornitore invia una fattura per i beni o servizi forniti.
- La fattura viene abbinata al PO e alla Ricezione Merce corrispondenti.
- Se i dettagli della fattura corrispondono al PO e alla Ricezione Merce, viene approvata per il pagamento. Questo processo è spesso indicato come “abbinamento a tre vie” (PO, Ricezione Merce, Fattura).
- La fattura viene quindi elaborata per il pagamento secondo i termini concordati.

Documenti e record principali¶

Richiesta di materiale: Una richiesta interna di beni o servizi.
Ordine di Acquisto (PO): Un ordine formale inviato a un fornitore.
Ricezione merce: Un record che conferma la ricezione degli articoli ordinati.
Fattura del fornitore: Un conto emesso dal fornitore per beni o servizi forniti.
Fornitore: Un record contenente informazioni su ciascun fornitore (nome, indirizzo, contatti, termini di pagamento, ecc.).

Creazione di una richiesta di materiale¶

Accesso: Naviga nella sezione Approvvigionamento o Richiesta di Materiale.
Nuova richiesta: Clicca su un pulsante come “Nuova Richiesta di Materiale”, “Crea Richiesta” o simile.
Compila il modulo:
- Reparto richiedente: Seleziona il reparto che effettua la richiesta.
- Data della richiesta: La data della richiesta (solitamente impostata sulla data corrente).
- Data di scadenza richiesta: La data entro cui sono necessari gli articoli.
- Articoli: Aggiungi gli articoli richiesti:
  - Codice/Nome Articolo: Seleziona l’articolo da un elenco o inserisci una descrizione.
  - Quantità: Inserisci la quantità necessaria.
  - Unità di misura: Specifica l’unità di misura (es. pezzo, scatola, kg).
  - Fornitore suggerito (Opzionale): Suggerisci un fornitore preferito.
  - Note (Opzionale): Eventuali istruzioni speciali o note.
Invia: Invia la Richiesta di Materiale per l’approvazione (se necessario).

Creazione di un ordine di acquisto¶

Accesso: Naviga nella sezione Approvvigionamento o Ordine di Acquisto.
Nuovo PO: Clicca su un pulsante come “Nuovo Ordine di Acquisto”, “Crea PO” o simile. Potresti anche essere in grado di creare un PO direttamente da una Richiesta di Materiale approvata.
Compila il modulo:
- Fornitore *: Seleziona il fornitore da un elenco. Obbligatorio.
- Data del PO: La data di creazione del PO (solitamente impostata sulla data corrente).
- Data di consegna: La data di consegna prevista.
- Indirizzo di consegna: Il luogo in cui deve essere consegnata la merce.
- Articoli: Aggiungi gli articoli ordinati:
  - Codice/Nome Articolo: Seleziona l’articolo da un elenco o inserisci una descrizione. Questo può essere popolato dalla Richiesta di Materiale.
  - Quantità: Inserisci la quantità.
  - Prezzo Unitario: Inserisci il prezzo per unità. Questo può essere popolato automaticamente da un listino prezzi del fornitore o da un contratto.
  - Prezzo Totale: Il sistema calcolerà il prezzo totale per ogni articolo.
- Termini di pagamento: Seleziona i termini di pagamento (es. Net 30 giorni).
- Note: Eventuali note o istruzioni aggiuntive per il fornitore.
Salva/Invia: Salva il PO. Potrebbe quindi passare attraverso un processo di approvazione prima di essere inviato al fornitore.
Invia al fornitore: Dopo l’approvazione, il PO sarà pronto per essere inviato al fornitore.

Creazione di una ricezione merce¶

Accesso: Naviga nella sezione Approvvigionamento o Ricezione Merce.
Nuova ricezione: Clicca su un pulsante come “Nuova Ricezione Merce”, “Ricevi Articoli” o simile.
Seleziona PO: Seleziona l’Ordine di Acquisto per il quale stai ricevendo la merce. Questo di solito popolera la Ricezione Merce con gli articoli del PO.
Compila il modulo:
- Data di ricezione: La data in cui è stata ricevuta la merce (solitamente impostata sulla data corrente).
- Fornitore: Il fornitore (questo campo dovrebbe essere precompilato dal PO).
- Articoli: Per ogni articolo nel PO:
  - Quantità ricevuta: Inserisci la quantità ricevuta.
  - Condizione: Annotate la condizione degli articoli (es. Buona, Danneggiata, Mancante).
  - Numero di serie/lotto (se applicabile): Registra eventuali numeri di lotto per la tracciabilità.
  - Data di scadenza (se applicabile): Registra la data di scadenza per gli articoli deperibili.
- Note: Eventuali note sulla consegna (es. “Ricevuta spedizione parziale”).
Salva: Salva la Ricezione Merce. Questo aggiornerà i livelli di inventario.

Gestione dei fornitori¶

Record fornitori: 4Geeks Health dovrebbe consentire di creare e mantenere record per ciascun fornitore.
Informazioni chiave: I record dei fornitori tipicamente includono:
- Nome del fornitore
- Indirizzo
- Persona di contatto
- Numeri di telefono
- Indirizzo email
- Termini di pagamento
- Informazioni fiscali
- Dettagli bancari
- Articoli/Servizi forniti

Reportistica¶

Il modulo Approvvigionamento può fornire funzionalità di reportistica per:

Tracciare le spese: Analizzare le spese per fornitore, reparto o articolo.
Monitorare gli ordini di acquisto: Visualizzare lo stato dei PO in sospeso.
Gestire l’inventario: Tracciare i livelli di inventario, i punti di riordino e le rotture di stock.
Valutare le prestazioni dei fornitori: Valutare i tempi di consegna, la qualità e i prezzi dei fornitori.

Considerazioni Importanti¶

Ruoli e permessi utente: Definisci chiaramente i ruoli e i permessi degli utenti all’interno del modulo Approvvigionamento. Ad esempio, alcuni utenti potrebbero essere in grado di creare Richieste di Materiale, mentre altri potrebbero essere autorizzati ad approvare gli Ordini di Acquisto.
Flussi di lavoro di approvazione: Implementa flussi di lavoro di approvazione per le Richieste di Materiale e gli Ordini di Acquisto per garantire un’autorizzazione e un controllo adeguati.
Gestione dell’inventario: Integra il modulo Approvvigionamento con la gestione dell’inventario per aggiornare automaticamente i livelli delle scorte al momento della ricezione della merce.
Abbinamento a tre vie: Implementa l’abbinamento a tre vie (PO, Ricezione Merce, Fattura) per prevenire errori e frodi.
Formazione: Fornisci una formazione approfondita a tutto il personale coinvolto nel processo di approvvigionamento.
Revisione regolare: Rivedi e aggiorna regolarmente i processi di approvvigionamento per garantirne l’efficienza e l’efficacia.

Questa documentazione fornisce una panoramica completa del processo di approvvigionamento in 4Geeks Health. Ricorda di adattare eventuali nomi di campi specifici, etichette di pulsanti o passaggi per farli corrispondere alla configurazione personalizzata e ai flussi di lavoro specifici della tua organizzazione.

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