Gestione del magazzino

🤖 Spiega con l'intelligenza artificiale

Questa sezione descrive come gestire le scorte e l’inventario all’interno di 4Geeks Health. Una gestione efficace del magazzino è fondamentale per garantire la disponibilità delle forniture necessarie, ridurre al minimo gli sprechi e controllare i costi.

Panoramica¶

Il modulo Gestione del Magazzino in 4Geeks Health fornisce strumenti per:

Tracciamento dei livelli di inventario: Monitoraggio della quantità di ciascun articolo in magazzino.
Gestione dei luoghi di stoccaggio: Definizione e gestione di diversi luoghi di stoccaggio (es. magazzino centrale, farmacia, singoli reparti).
Ricezione scorte: Registrazione della ricezione di nuove scorte (tipicamente tramite il modulo Approvvigionamento).
Emissione scorte: Registrazione della dispensa o dell’uso delle scorte.
Trasferimenti di magazzino: Spostamento di scorte tra diversi luoghi.
Rettifiche di magazzino: Correzione dei livelli di inventario (es. a causa di danni, perdite o inventari fisici).
Impostazione dei punti di riordino: Definizione dei livelli minimi di scorte per attivare il riordino.
Generazione di report: Creazione di report sui livelli di scorte, sui movimenti di magazzino e sulla valutazione dell’inventario.
Tracciamento numeri di serie: Tracciamento dei singoli articoli per numero di serie (per articoli di alto valore o regolamentati).
Tracciamento numeri di lotto: Tracciamento degli articoli per numero di lotto (per la tracciabilità e la gestione delle date di scadenza).

Accesso alla Gestione del Magazzino¶

In genere è possibile accedere al modulo Gestione del Magazzino tramite:

Menu di Navigazione:
- Cerca un’opzione come “Magazzino”, “Inventario”, “Gestione Materiali” o simile nel menu di navigazione principale.
- Cliccando su questa opzione si può accedere a un sottomenu con funzioni specifiche (es. Livelli Scorte, Trasferimenti Magazzino, Rettifiche Magazzino).

Concetti chiave¶

Articolo: Un prodotto o una fornitura specifica tracciata nell’inventario (es. “Siringa, 5ml”, “Amoxicillina 500mg capsule”).
Luogo di stoccaggio: Un luogo fisico in cui sono conservate le scorte (es. “Farmacia principale”, “Armadio forniture pronto soccorso”, “Magazzino centrale”).
Livello delle scorte: La quantità di un articolo specifico attualmente in magazzino in un particolare luogo.
Punto di riordino: Il livello minimo di scorte che attiva un riordino.
Quantità di riordino: La quantità di un articolo da ordinare quando viene raggiunto il punto di riordino.
Numero di lotto: Un identificatore unico assegnato a un lotto specifico di un articolo, spesso utilizzato per tracciare le date di scadenza e i richiami.
Numero di serie: Un identificatore unico assegnato a un singolo articolo, spesso utilizzato per articoli di alto valore o regolamentati.
Metodo di valutazione: Il metodo utilizzato per calcolare il valore dell’inventario (es. FIFO, LIFO, Media ponderata). Questo è solitamente impostato dall’amministrazione/finanza.

Visualizzazione dei livelli delle scorte¶

Accesso: Naviga nella sezione Gestione del Magazzino o Inventario.
Vista Livelli Scorte: Dovresti vedere un elenco o una tabella che mostra i livelli delle scorte. Questa vista può consentire di:
- Filtrare per articolo: Visualizzare i livelli delle scorte per un articolo specifico o un gruppo di articoli.
- Filtrare per luogo: Visualizzare i livelli delle scorte per un luogo specifico o un gruppo di luoghi.
- Cercare: Cercare articoli per nome, codice o descrizione.
- Ordinare: Ordinare l’elenco per nome dell’articolo, livello delle scorte o altri criteri.
Informazioni visualizzate: La vista dei livelli delle scorte mostra tipicamente:
- Codice/Nome Articolo: L’identificatore unico e il nome dell’articolo.
- Luogo di stoccaggio: Il luogo in cui è conservata la merce.
- Quantità disponibile: La quantità attuale in magazzino.
- Punto di riordino: Il livello minimo di scorte.
- Quantità di riordino: La quantità da riordinare.
- Unità di misura: L’unità di misura dell’articolo (es. pezzo, scatola, ml).
- Altre informazioni (Opzionale): Numero di lotto, data di scadenza, numeri di serie, valutazione.

Ricezione scorte¶

Le scorte vengono in genere ricevute attraverso il modulo Approvvigionamento (vedi la documentazione “Approvvigionamento”). Quando viene creato un record di Ricezione Merce a fronte di un Ordine di Acquisto, il sistema aggiorna automaticamente i livelli delle scorte per gli articoli ricevuti.

Emissione scorte¶

L’emissione di scorte si riferisce al processo di rimozione di articoli dall’inventario per l’uso, la dispensa o il consumo.

Accesso: Naviga nella sezione Gestione del Magazzino o Emissione Scorte.
Nuova emissione: Clicca su un pulsante come “Nuova Emissione Scorte”, “Emetti Scorte” o simile.
Compila il modulo:
- Data di emissione: La data in cui vengono emesse le scorte (solitamente impostata sulla data corrente).
- Emesso a: Seleziona il reparto, la persona o il paziente a cui vengono emesse le scorte. Questo campo può essere collegato a cartelle cliniche, incontri o reparti interni.
- Articoli: Aggiungi gli articoli da emettere:
  - Codice/Nome Articolo: Seleziona l’articolo da un elenco.
  - Luogo di stoccaggio: Seleziona il luogo da cui vengono prelevate le scorte.
  - Quantità: Inserisci la quantità da emettere.
  - Numero di lotto (se applicabile): Seleziona il numero di lotto.
  - Numero di serie (se applicabile): Seleziona o scansiona i numeri di serie.
- Note: Eventuali note aggiuntive sull’emissione.
Salva: Salva il record di emissione scorte. Questo detrarrà la quantità emessa dai livelli delle scorte.

Trasferimenti di magazzino¶

I trasferimenti di magazzino spostano gli articoli tra diversi luoghi di stoccaggio all’interno dell’organizzazione.

Accesso: Naviga nella sezione Gestione del Magazzino o Trasferimento Magazzino.
Nuovo trasferimento: Clicca su un pulsante come “Nuovo Trasferimento Magazzino”, “Trasferisci Scorte” o simile.
Compila il modulo:
- Data del trasferimento: La data del trasferimento.
- Luogo di origine: Seleziona il luogo da cui vengono trasferite le scorte.
- Luogo di destinazione: Seleziona il luogo verso cui vengono trasferite le scorte.
- Articoli: Aggiungi gli articoli da trasferire:
  - Codice/Nome Articolo: Seleziona l’articolo.
  - Quantità: Inserisci la quantità da trasferire.
  - Numero di lotto (se applicabile): Seleziona il numero di lotto.
  - Numero di serie (se applicabile): Seleziona o scansiona i numeri di serie.
- Note: Eventuali note aggiuntive sul trasferimento.
Salva: Salva il record del trasferimento di magazzino. Questo aggiornerà i livelli delle scorte sia nel luogo di origine che in quello di destinazione.

Rettifiche di magazzino¶

Le rettifiche di magazzino vengono utilizzate per correggere le discrepanze dell’inventario (es. a causa di danni, perdite, inventari fisici o errori di inserimento dati).

Accesso: Naviga nella sezione Gestione del Magazzino o Rettifica Magazzino.
Nuova rettifica: Clicca su un pulsante come “Nuova Rettifica Magazzino”, “Rettifica Scorte” o simile.
Compila il modulo:
- Data della rettifica: La data della rettifica.
- Luogo di stoccaggio: Seleziona il luogo in cui viene effettuata la rettifica.
- Articoli: Aggiungi gli articoli da rettificare:
  - Codice/Nome Articolo: Seleziona l’articolo.
  - Quantità attuale: Il sistema può visualizzare la quantità attualmente registrata.
  - Nuova quantità: Inserisci la quantità corretta.
  - Motivo della rettifica: Seleziona un motivo per la rettifica (es. “Danneggiato”, “Perso”, “Inventario fisico”, “Errore inserimento dati”).
  - Numero di lotto (se applicabile)
  - Numero di serie (se applicabile)
- Note: Eventuali note aggiuntive sulla rettifica.
Salva: Salva il record di rettifica magazzino. Questo aggiornerà i livelli delle scorte. Importante: le rettifiche di magazzino devono essere documentate con cura e, se necessario, approvate da un supervisore.

Impostazione dei punti di riordino¶

I punti di riordino aiutano a garantire di avere scorte sufficienti per soddisfare la domanda.

Accesso: Naviga nell’anagrafica dell’Articolo o in una sezione dedicata ai Punti di Riordino.
Modifica Articolo: Trova l’articolo per il quale desideri impostare un punto di riordino.
Campo Punto di Riordino: Inserisci il livello minimo di scorte al quale deve essere attivato un riordino.
Campo Quantità di Riordino: Inserisci la quantità da ordinare quando viene raggiunto il punto di riordino.
Salva: Salva le modifiche. Il sistema può generare avvisi o notifiche quando il livello delle scorte per un articolo scende al di sotto del suo punto di riordino.

Reportistica¶

Il modulo Gestione del Magazzino dovrebbe fornire funzionalità di reportistica per:

Visualizzare i livelli delle scorte: Generare report che mostrano i livelli attuali delle scorte per tutti gli articoli o per articoli/luoghi specifici.
Tracciare i movimenti di magazzino: Visualizzare una cronologia di ricezioni, emissioni, trasferimenti e rettifiche di magazzino.
Analizzare la valutazione dell’inventario: Calcolare il valore dell’inventario in base al metodo di valutazione scelto.
Identificare articoli a basso rotazione: Identificare gli articoli che non sono stati utilizzati o dispensati per un lungo periodo.
Prevedere la domanda: (Sistemi più avanzati) Prevedere la domanda futura in base ai modelli di utilizzo storici.

Considerazioni Importanti¶

Accuratezza: Mantieni registri di magazzino accurati. Questo è essenziale per prevenire rotture di stock, ridurre al minimo gli sprechi e prendere decisioni di acquisto informate.
Inventari regolari: Conduci regolari conteggi fisici dell’inventario (inventari o conteggi ciclici) per verificare l’accuratezza dei registri di magazzino del sistema.
Sicurezza: Implementa misure di sicurezza appropriate per prevenire furti e accessi non autorizzati al magazzino.
Ruoli e permessi utente: Controlla quali utenti hanno accesso alle diverse funzioni di gestione del magazzino.
Formazione: Fornisci una formazione approfondita a tutto il personale coinvolto nella gestione del magazzino.
Integrazione: Il modulo Gestione del Magazzino deve essere integrato con altri moduli, come Approvvigionamento, Fatturazione e Cartelle Pazienti.

Questa documentazione fornisce una panoramica completa della gestione del magazzino in 4Geeks Health. Ricorda di adattare eventuali nomi di campi specifici, etichette di pulsanti o passaggi per farli corrispondere alla configurazione personalizzata e ai flussi di lavoro specifici della tua organizzazione.

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