Gestione dei campioni

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Questa sezione descrive come gestire i campioni di laboratorio all’interno di 4Geeks Health. Un’efficace gestione dei campioni è fondamentale per l’accuratezza e la tempestività dei test di laboratorio e della refertazione dei risultati. Questo modulo traccia i campioni dal prelievo alla lavorazione e garantisce l’identificazione e la manipolazione corrette.

Panoramica¶

Il modulo Gestione dei Campioni fornisce strumenti per:

Tracciare il prelievo dei campioni: Registrazione di quando e come i campioni vengono prelevati dai pazienti.
Etichettare i campioni: Generazione e applicazione di etichette univoche per garantire una corretta identificazione.
Gestire lo stato del campione: Tracciamento dello stato dei campioni (es. Prelevato, In transito, Ricevuto in laboratorio, In fase di test, Risultati disponibili).
Collegare i campioni agli ordini: Connessione dei campioni ai corrispondenti ordini di test di laboratorio.
Gestire il rifiuto dei campioni: Documentazione dei motivi del rifiuto del campione (es. quantità insufficiente, prelievo non corretto).
Integrarsi con il LIS (Laboratory Information System): Facilitazione dello scambio continuo di dati con il sistema informativo del laboratorio.

Accesso alla Gestione dei Campioni¶

In genere è possibile accedere a questo modulo nei seguenti modi:

Dal Menu di Navigazione:
- Cerca un’opzione come “Gestione campioni”, “Laboratorio”, “Campioni di laboratorio” o simile nel menu di navigazione principale.
- Clicca su questa opzione.
Da un Ordine di Laboratorio:
- Durante la creazione o la visualizzazione di un ordine di laboratorio, potrebbe esserci un collegamento o una sezione relativa al prelievo e alla gestione dei campioni.
Dalla Cartella di un Paziente:
- Mentre visualizzi la cartella di un paziente, potrebbe esserci una sezione o una scheda per “Campioni”, “Laboratorio” o simile.
Da una Visita Ambulatoriale o un Ricovero:
- Se i test di laboratorio vengono ordinati durante una visita o un incontro, potrebbe esserci un collegamento diretto alla gestione dei campioni.

Registrazione del prelievo del campione¶

1. Avviare il processo¶

Naviga nella sezione Gestione campioni utilizzando uno dei metodi sopra descritti.
Clicca su un pulsante come “Nuovo campione”, “Preleva campione”, “Aggiungi campione” o simile. In alternativa, puoi avviare il prelievo del campione da un ordine di laboratorio.

2. Compilare il modulo di prelievo del campione¶

Il modulo includerà probabilmente i seguenti campi:

Paziente *: Seleziona il paziente da cui viene prelevato il campione. Questo campo può essere precompilato se accedi alla gestione dei campioni dalla cartella del paziente, dall’ordine o dall’incontro. Obbligatorio.
Ordine di laboratorio *: Collega il campione al corrispondente ordine di laboratorio. Ciò è fondamentale per associare il campione ai test richiesti. Obbligatorio.
Tipo di campione *: Specifica il tipo di campione prelevato (es. Sangue, Urine, Feci, Tampone, Tessuto). Obbligatorio.
Data e ora del prelievo *: Registra la data e l’ora in cui è stato prelevato il campione. Obbligatorio.
Prelevato da: Seleziona o inserisci il nome della persona che ha prelevato il campione.
Metodo di prelievo (se applicabile): Specifica come è stato prelevato il campione (es. Venipuntura, Tampone, Clean Catch).
Sito di prelievo (se applicabile): Specifica il sito corporeo da cui è stato prelevato il campione (es. Braccio sinistro, Fossa antecubitale destra).
Volume/Quantità: Registra il volume o la quantità del campione prelevato (es. 5 mL, 10 g).
Tipo di contenitore: Specifica il tipo di contenitore utilizzato per il prelievo (es. Provetta con tappo rosso, contenitore sterile, tazza per urine).
Additivi (se applicabile): Annotate eventuali additivi presenti nel contenitore (es. EDTA, Eparina).
Note: Eventuali note o commenti aggiuntivi sul prelievo del campione (es. “Prelievo difficile”, “Paziente a digiuno”).
ID Campione: Un identificatore univoco per il campione. Questo campo può essere generato automaticamente dal sistema o inserito manualmente (seguendo il protocollo della tua organizzazione).

3. Salvataggio del record e stampa delle etichette¶

Revisione: Controlla attentamente tutte le informazioni inserite per verificarne l’accuratezza.
Salva: Clicca sul pulsante “Salva”, “Registra prelievo” o simile.
Stampa etichette: Il sistema dovrebbe consentire di stampare le etichette per i contenitori dei campioni. Queste etichette dovrebbero includere:
- Nome del paziente
- ID paziente (MRN)
- ID Campione
- Data e ora del prelievo
- Tipo di campione
- Codice a barre (per il tracciamento automatico)
Applicare le etichette: Applica immediatamente le etichette stampate ai corrispondenti contenitori dei campioni. Un’etichettatura corretta è essenziale per prevenire errori di identificazione.

Gestione dello stato del campione¶

Il modulo Gestione dei Campioni consente di tracciare lo stato di ciascun campione mentre si muove attraverso il flusso di lavoro del laboratorio. Gli stati comuni includono:

Prelevato: Il campione è stato prelevato dal paziente.
In transito: Il campione è in fase di trasporto verso il laboratorio.
Ricevuto in laboratorio: Il laboratorio ha ricevuto il campione.
In fase di test: Il campione è attualmente in fase di analisi.
Risultati disponibili: I risultati dei test sono disponibili.
Rifiutato: Il campione è stato rifiutato dal laboratorio (vedi sotto).

In genere è possibile aggiornare lo stato del campione manualmente o tramite l’integrazione con il LIS.

Gestione del rifiuto dei campioni¶

Se un campione viene rifiutato dal laboratorio, è necessario documentare il motivo del rifiuto.

Aggiorna stato: Cambia lo stato del campione in “Rifiutato”.
Motivo del rifiuto: Seleziona un motivo di rifiuto da un elenco predefinito (es. Quantità insufficiente, Emolizzato, Coagulato, Contenitore non idoneo, Etichettatura errata, Integrità del campione compromessa).
Note: Eventuali note aggiuntive sul rifiuto.
Notifica: Notifica al personale appropriato (es. il medico richiedente, il flebotomista) il rifiuto del campione.
Nuovo prelievo: Determina se è necessario prelevare un nuovo campione.

Integrazione con il LIS (Laboratory Information System)¶

Idealmente, il modulo Gestione dei Campioni di 4Geeks Health dovrebbe integrarsi perfettamente con il sistema informativo del laboratorio (LIS). Questa integrazione consente:

Trasferimento automatico degli ordini: Gli ordini di laboratorio creati in 4Geeks Health vengono inviati automaticamente al LIS.
Aggiornamenti di stato in tempo reale: Lo stato dei campioni viene aggiornato automaticamente in 4Geeks Health man mano che il campione viene elaborato nel LIS.
Refertazione dei risultati: I risultati di laboratorio vengono importati automaticamente dal LIS in 4Geeks Health e allegati alla cartella del paziente e all’ordine corrispondente.

Reportistica¶

Il modulo Gestione dei Campioni può fornire funzionalità di reportistica per:

Tracciare il volume dei campioni: Monitorare il numero di campioni prelevati per tipo, data e operatore.
Identificare ritardi: Identificare i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di elaborazione dei campioni.
Monitorare i tassi di rifiuto: Tracciare i tassi di rifiuto dei campioni e identificare le potenziali cause.
Audit Trail: Mantenere una traccia di controllo completa di tutte le attività relative ai campioni.

Considerazioni Importanti¶

Etichettatura corretta: Un’etichettatura accurata e completa è fondamentale per prevenire scambi di campioni e garantire la sicurezza del paziente.
Integrità del campione: Segui le procedure corrette per il prelievo, la manipolazione e il trasporto dei campioni per mantenerne l’integrità.
Formazione: Fornisci una formazione approfondita a tutto il personale coinvolto nel prelievo e nella gestione dei campioni.
Procedure operative standard (SOP): Sviluppa e segui SOP chiare per tutti gli aspetti della gestione dei campioni.
Controllo qualità: Implementa misure di controllo qualità per garantire l’accuratezza e l’affidabilità dei test di laboratorio.
Permessi utente: Imposta i permessi utente in base ai ruoli.
Conformità: Assicurati che le procedure siano conformi alle normative.

Questa documentazione fornisce una panoramica completa della gestione dei campioni di laboratorio in 4Geeks Health. Ricorda di adattare eventuali nomi di campi specifici, opzioni di stato o passaggi per farli corrispondere alla configurazione personalizzata e ai flussi di lavoro di laboratorio della tua organizzazione.

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