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Dipendenti e collaboratori¶

La scheda Dipendenti è la tua rubrica della forza lavoro. Ogni persona che paghi — dipendente stipendiato, lavoratore a ore o collaboratore — è un singolo record qui.

La rubrica¶

La rubrica elenca le tue persone con ricerca e filtri.

La Ricerca corrisponde a nome, email, ruolo, reparto e sede.

I Filtri (il badge mostra quanti sono attivi):

Usa l’interruttore Mostra cessati per includere ex dipendenti, e Cancella Tutto per reimpostare.

Colonne¶

La tabella mostra Dipendente (avatar, nome, email), Ruolo / Reparto, Sede, Compenso (con un badge Fisso/Orario), Stato, Contatto, Sesso, Documento d’Identità, Data di Inizio, Aguinaldo (importo maturato) e Ferie (giorni disponibili). Clicca su qualsiasi riga per aprire il profilo del dipendente.

Azioni¶

• Esporta CSV — scarica l’elenco completo con 31 colonne, incluse le maturazioni di ferie e aguinaldo, le trattenute attive, i bonus e i permessi approvati.
• Importa CSV — inserimento in blocco (richiede un metodo di pagamento).
• Aggiungi Dipendente — apre il modulo del dipendente (richiede un metodo di pagamento).

Aggiungi o modifica un dipendente¶

I campi del modulo sono:

Quando salvi un nuovo dipendente, 4Geeks Payroll invia un invito con magic-link alla sua email così può accedere all’app dipendente.

Importazione in blocco (CSV)¶

Clicca su Importa CSV per inserire molte persone contemporaneamente.

1. Clicca su Scarica Modello per ottenere employee-import-template.csv.
2. Compila il file (max 5 MB, .csv).
3. Trascinalo e rilascialo, o cercalo.
4. Rivedi l’anteprima: le righe valide sono mostrate in verde, le righe non valide sono evidenziate con il loro errore.
5. Clicca su Importa {n} Dipendente(i).

Colonne¶

first_name, last_name, email, role, department, country, job_category,
contract_type, contract_end_date, salary_type, fixed_salary, hourly_rate,
currency, status, start_date, phone, birth_date, national_id, sex, address

branch e payment_modality vengono letti anch’essi se presenti nella riga di intestazione.

Regole di validazione¶

• Nome e cognome sono obbligatori.
• L’email deve essere un indirizzo valido e non deve esistere già.
• salary_type deve essere fixed o hourly, e l’importo corrispondente deve essere maggiore di 0.
• currency deve essere una delle 12 valute supportate.
• contract_type deve essere uno dei sei tipi.
• Le date usano il formato YYYY-MM-DD.
• Le email duplicate (nel file o già nel sistema) vengono saltate e segnalate.

Ogni persona importata viene invitata automaticamente. La schermata dei risultati elenca importati, saltati, errori ed eventuali inviti non riusciti.

Il profilo del dipendente¶

Cliccando su una persona si apre il suo profilo, con queste schede:

Panoramica¶

Tutti i campi del record più due card di maturazione:

• Aguinaldo — clicca per aprire il calcolatore aguinaldo.
• Giorni di ferie rimanenti — saldo disponibile dalla maturazione meno i giorni fruiti.

Il pulsante Modifica ti consente di cambiare qualsiasi campo inline.

Trattenute¶

Le trattenute sono importi recuperati da un dipendente su uno o più periodi di pagamento (uniformi, pasti, attrezzature, prestiti e così via).

Ogni trattenuta mostra il suo avanzamento (periodi completed / total), il saldo rimanente e l’intervallo di date. Le trattenute Attive possono essere modificate o annullate; quelle Completate e Annullate sono di sola lettura. Nella retribuzione, l’importo applicato ogni periodo è min(installment, remaining).

Bonus¶

I bonus sono aggiunte una tantum pagate entro un periodo.

Solo i bonus In Attesa vengono pagati in un’elaborazione (poi diventano Applicati); i bonus Annullati non vengono mai pagati.

Foto¶

Registrazione FaceID per il chiosco. Carica fino a 10 foto frontali (PNG/JPEG/WebP, max 5 MB ciascuna). L’app controlla la qualità (un solo volto, abbastanza vicino, ben illuminato, frontale) prima di accettare ogni foto. Ti servono almeno 3 foto utilizzabili per registrare; una deve essere contrassegnata come Primaria. Un badge Pronto per FaceID conferma la registrazione.

Storico¶

Tre sezioni: Presenze (entrata/uscita raggruppate per giorno con stazione e fuso orario, e flag “Uscita mancante”), Fogli Presenze (periodo, ore, straordinari, stato) e Buste Paga.

Richieste di Permesso¶

Permessi registrati per questo dipendente, con tipo, date, percentuale di retribuzione, certificato e stato. Vedi Permessi.

Turno di Lavoro¶

Assegna, cambia o annulla l’assegnazione di un turno di lavoro. Le assegnazioni sono validate rispetto alle regole lavorative del paese prima di essere salvate.

Spese di Viaggio¶

Voci per diem manuali per questo dipendente (categoria, importo, date, trattamento fiscale, stato). Vedi Spese di viaggio.

Inviti e accesso all’app¶

Ogni dipendente può essere invitato all’app dipendente. L’intestazione del profilo mostra il suo stato di accesso:

• Collegato — il dipendente ha effettuato l’accesso ed è connesso.
• Invitato — è stato inviato un invito (con la data).
• Non Invitato — nessun invito ancora.

Usa Invita all’App / Reinvia Invito per (ri)inviare il magic link.

Saldo ferie¶

Le ferie maturano per mesi completi lavorati, in base al paese del dipendente:

Giorni disponibili = maturati − fruiti. L’approvazione di un permesso per ferie diminuisce il saldo; il rifiuto o l’eliminazione lo ripristina. I paesi senza regola maturano 0 giorni.

Cessazioni e liquidazione¶

Apri un dipendente e clicca su Cessa per avviare il flusso di cessazione.

1. Scegli la data di cessazione e il tipo:
2. Licenziamento / licenziamento senza giusta causa
3. Cessazione con giusta causa
4. Dimissioni volontarie
5. Accordo reciproco
6. Fine del contratto a termine
7. Aggiungi una motivazione opzionale.
8. Rivedi l’anteprima della liquidazione: stipendio base, anni di servizio, voci e una voce proporzionale di aguinaldo.
9. Conferma.

Alla conferma, lo stato del dipendente diventa Cessato, viene memorizzato un record di cessazione finalizzato e può essere scaricato un PDF della liquidazione.

Elimina un dipendente¶

Elimina Dipendente rimuove definitivamente il record e si propaga a fogli presenze, buste paga, trattenute, bonus, foto e cessazioni. Usa invece Cessa se vuoi conservare lo storico.

Correlati¶

• Stazioni
• Tracciamento del tempo
• Elaborazioni della retribuzione
• Riferimento paesi

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