Come iniziare¶
Questa checklist ti porta da un account vuoto alla tua prima elaborazione della retribuzione. Seguila in ordine; ogni passo rimanda alla guida dettagliata.
Prima di iniziare¶
- Un account 4Geeks con accesso al modulo Payroll.
- Il ruolo di amministratore sul tuo workspace (gli ospiti hanno accesso in sola lettura — vedi Impostazioni).
- Un metodo di pagamento registrato (richiesto prima di poter aggiungere dipendenti).
- La tua lista di dipendenti e/o collaboratori.
Numero minimo di lavoratori
I piani Payroll richiedono un minimo di 30 lavoratori. Vedi piani e prezzi.
1. Aggiungi un metodo di pagamento¶
- Apri Payroll → Dipendenti.
- Se non è impostato alcun metodo di pagamento, appare un banner ambra Metodo di Pagamento Richiesto.
- Clicca su Vai alle Impostazioni di Fatturazione (oppure vai su Impostazioni → Fatturazione e Pagamenti).
- Aggiungi una carta e salvala.
Una volta che esiste un metodo di pagamento, i pulsanti Aggiungi Dipendente e Importa CSV diventano attivi.
2. Configura la tua azienda¶
Vai su Impostazioni e completa:
- Profilo Aziendale / Azienda — ragione sociale, ID fiscale, indirizzo, dettagli di contatto e fuso orario. Il fuso orario è importante: presenze, fogli presenze e straordinari sono calcolati nel fuso orario dell’organizzazione.
- Branding — carica il logo aziendale (PNG/JPG/WebP/SVG, max 2 MB). Il logo è usato nei PDF della retribuzione, nelle buste paga e nei documenti generati.
- Preferenze — lingua dell’interfaccia (inglese, spagnolo, portoghese).
3. Rivedi le impostazioni Payroll¶
Vai su Impostazioni → Payroll → Generale e imposta i tuoi valori predefiniti:
| Impostazione | Cosa controlla |
|---|---|
| Avviso scadenza contratto (giorni) | Quanti giorni prima della data di fine contratto avvisarti |
| Periodo di tolleranza straordinari (minuti) | Minuti dopo la fine del turno programmato prima che inizi a maturare lo straordinario (0–60) |
| Approvazione automatica ore ordinarie | Quando è attiva, le ore ordinarie sono approvate automaticamente e solo gli straordinari richiedono revisione |
| Prezzi unitari spese di viaggio | Prezzo unitario per categoria (trasporti, pasti, alloggio) e la sua valuta, più un flag Obbligatorio che precompila le quantità |
4. Crea le stazioni¶
Le stazioni sono le sedi di lavoro usate per raggruppare presenze, fogli presenze e retribuzione.
- Vai su Payroll → Stazioni.
- Clicca su Aggiungi Stazione, dalle un nome descrittivo (ad esempio
building-outdoor-1) e scegli un colore. - Ripeti per ogni sede.
5. Crea i turni di lavoro (opzionale ma consigliato)¶
I turni definiscono orari, pause, giorni di riposo e categorie di turno. Guidano la suddivisione automatica tra ore ordinarie e straordinarie.
- Vai su Operazioni → Turni di Lavoro → Turni.
- Clicca su Nuovo turno e configura nome, tipo (fisso/rotante), orari, durata della pausa, categoria e giorni di riposo.
- In Conformità, clicca su Carica Tutti i Preset dei Paesi per inizializzare le regole lavorative per i tuoi paesi.
- In Assegnazioni, assegna i dipendenti ai turni.
6. Configura fisco e conformità¶
- Vai su Impostazioni → Payroll → Fisco e Conformità.
- Clicca su Configura Conformità Paese e scegli ogni paese in cui hai lavoratori. I paesi con preset caricano automaticamente le trattenute dei dipendenti e i contributi del datore di lavoro e importano le festività dell’anno corrente.
- Rivedi le regole generate, o aggiungi regole fiscali manuali per i paesi senza preset.
7. Aggiungi le tue persone¶
Puoi aggiungere dipendenti uno per uno o importarli in blocco.
- Vai su Payroll → Dipendenti.
- Clicca su Aggiungi Dipendente e compila il modulo, oppure clicca su Importa CSV per caricare un file.
- Ogni nuovo dipendente riceve automaticamente un invito con magic-link all’app dipendente.
Collaboratori
Non esiste un modulo separato per i collaboratori. Un collaboratore è un record dipendente con Tipo di Contratto = Collaboratore; passa attraverso gli stessi fogli presenze, retribuzione e buste paga.
8. Carica le foto FaceID (opzionale)¶
Se usi il chiosco FaceID, ogni dipendente necessita di almeno 3 foto utilizzabili per essere registrato.
- Apri un dipendente e vai alla scheda Foto.
- Carica foto frontali (PNG/JPEG/WebP, max 5 MB ciascuna, fino a 10).
- Impostane una come Primaria; l’app mostra un badge Pronto per FaceID quando la registrazione è possibile.
9. Raccogli tempo e presenze¶
Le presenze possono arrivare dal chiosco FaceID, dall’app dipendente (GPS), o da inserimento manuale/massivo. I fogli presenze mensili sono generati automaticamente dalle presenze.
- I dipendenti timbrano entrata e uscita, oppure aggiungi tu le registrazioni.
- Vai su Payroll → Fogli Presenze per rivedere e approvare.
- Rivedi gli straordinari rilevati in Payroll → Straordinari.
Tracciamento del tempo · Straordinari
10. Esegui la tua prima retribuzione¶
- Vai su Payroll → Elaborazioni e clicca su Esegui Payroll.
- Scegli il periodo di pagamento (e opzionalmente una stazione).
- Rivedi l’anteprima calcolata, regola ore o importi se necessario.
- Clicca su Salva Bozza per continuare a lavorare, o Finalizza ed Esegui per generare le buste paga.
- Trova le buste paga generate in Payroll → Buste Paga.
Elaborazioni della retribuzione · Buste paga
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