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App Mobile per Dipendenti¶

Offri al Tuo Team un’Esperienza che Ameranno Davvero.

L’app mobile 4Geeks Payroll mette la gestione della forza lavoro nelle tasche dei tuoi dipendenti. Dalla visualizzazione delle buste paga alla richiesta di ferie alla timbratura con GPS validato, tutto ciò di cui hanno bisogno è disponibile su iOS e Android.

Panoramica¶

Cos’è l’App Mobile per Dipendenti?¶

L’App Mobile per Dipendenti è un portale self-service che consente ai dipendenti di gestire i propri dati professionali da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento. Elimina la necessità per le Risorse Umane di gestire richieste di routine e offre ai dipendenti accesso istantaneo alle loro informazioni.

Vantaggi Principali:

• Self-Service: I dipendenti gestiscono le attività di routine da soli
• Accesso Istantaneo: Visualizza buste paga, richiedi ferie, timbra da qualsiasi luogo
• Carico di Lavoro HR Ridotto: Automatizza richieste e domande comuni
• Precisione Migliorata: I dipendenti inseriscono i propri dati, riducendo gli errori
• Aggiornamenti in Tempo Reale: Notifiche istantanee per approvazioni e modifiche

Piattaforme Supportate¶

L’app è disponibile su:

• iOS: iPhone e iPad (iOS 14+)
• Android: Telefoni e tablet (Android 8+)
• Browser Web: Accesso tramite qualsiasi browser moderno (Chrome, Safari, Firefox, Edge)

Per Iniziare¶

Download e Installazione¶

Per Dipendenti:

1. Utenti iOS:
2. Apri l’App Store
3. Cerca “4Geeks Payroll”

4. Tocca “Ottieni” per scaricare e installare

5. Utenti Android:

6. Apri il Google Play Store
7. Cerca “4Geeks Payroll”

8. Tocca “Installa”

9. Accesso Web:

10. Visita app.4geeks.io/payroll
11. Nessuna installazione richiesta

Primo Accesso¶

1. Apri l’app
2. Inserisci il tuo indirizzo email aziendale
3. Tocca “Invia Link di Accesso”
4. Controlla la tua email per il link di accesso sicuro
5. Tocca il link per autenticarti
6. Configura il tuo profilo e le tue preferenze

Funzionalità di Sicurezza:

• Accesso senza Password: Autenticazione sicura basata su email
• Accesso Biometrico: Usa Face ID o impronta digitale (opzionale)
• Associazione Dispositivo: L’app è associata al tuo dispositivo per maggiore sicurezza
• Logout Automatico: L’app si disconnette dopo un periodo di inattività

Dashboard¶

Schermata Principale¶

La dashboard fornisce una panoramica rapida:

Azioni Rapide¶

Le attività comuni sono a un solo tocco di distanza:

• Timbra Entrata/Uscita: Inizia o termina la tua giornata lavorativa
• Richiedi Ferie: Invia richieste di ferie o permessi
• Visualizza Buste Paga: Accedi alla cronologia delle tue buste paga
• Il Mio Profilo: Aggiorna le informazioni personali

Tracciamento del Tempo¶

Timbratura Entrata/Uscita con GPS¶

Perfetto per team remoti e sul campo.

Come Timbrare Entrata:

1. Apri l’app
2. Tocca il pulsante grande “Timbra Entrata”
3. Consenti l’accesso alla posizione (se richiesto)
4. Il sistema cattura la tua posizione GPS
5. Sei timbrato!

Come Timbrare Uscita:

1. Apri l’app
2. Tocca “Timbra Uscita”
3. Conferma la tua posizione
4. Sei timbrato!

Funzionalità:

• Verifica Posizione: Garantisce che tu sia in una sede di lavoro approvata
• Modalità Offline: Timbra entrata/uscita anche senza internet—sincronizza quando la connessione viene ripristinata
• Verifica con Foto: Cattura opzionale di selfie per validazione aggiuntiva
• Tracciamento Pause: Timbra uscita per pause e rientra al ritorno

Precisione della Posizione:

• L’app usa GPS, Wi-Fi e dati cellulari per una posizione precisa
• La precisione è tipicamente entro 5-10 metri
• Se il GPS non è disponibile, l’app usa la posizione basata sulla rete

Visualizzazione dei Record Temporali¶

Accedi alla cronologia del tuo tracciamento del tempo:

Vista Giornaliera:

• Orari di entrata e uscita
• Totale ore lavorate
• Durata pausa
• Posizione dove hai timbrato entrata/uscita

Vista Settimanale:

• Riepilogo delle ore lavorate ogni giorno
• Totale ore settimanali
• Ore di straordinario (se applicabile)

Vista Mensile:

• Riepilogo mensile completo
• Confronto con i mesi precedenti
• Esporta in PDF per i tuoi record personali

Correzione delle Voci Temporali¶

Hai commesso un errore? Richiedi una correzione:

1. Vai su Tracciamento Tempo → I Miei Fogli Presenze
2. Seleziona il giorno con l’errore
3. Tocca “Richiedi Correzione”
4. Inserisci l’orario corretto
5. Aggiungi una nota che spiega la correzione
6. Invia per l’approvazione del manager

Gestione delle Ferie¶

Richiesta di Ferie¶

Invia richieste di ferie o permessi in pochi secondi:

1. Tocca Ferie → Nuova Richiesta
2. Seleziona il tipo di richiesta:
3. Ferie: Tempo libero retribuito
4. Malattia: Assenza medica
5. Giorno Personale: Affari personali
6. Permesso Non Retribuito: Permesso senza retribuzione
7. Altro: Tipi di permesso personalizzati
8. Scegli le date di inizio e fine
9. Aggiungi una nota (opzionale)
10. Tocca “Invia Richiesta”

Stato della Richiesta:

Saldo Ferie¶

Traccia il tuo tempo libero disponibile:

• Giorni di Ferie: Giorni di ferie retribuite rimanenti
• Giorni di Malattia: Permessi per malattia disponibili
• Giorni Personali: Giorni personali rimanenti
• Giorni Usati: Giorni già presi quest’anno
• Richieste in Attesa: Giorni in attesa di approvazione

Calcolo del Saldo:

• Accumulo basato sulla politica aziendale
• Proporzionato per dipendenti part-time
• Regole di riporto applicate automaticamente
• Aggiornamenti in tempo reale man mano che le richieste vengono approvate

Integrazione Calendario¶

Sincronizza le ferie approvate con il tuo calendario:

Calendari Supportati:

• Google Calendar
• Microsoft Outlook
• Apple Calendar (iCloud)

Come Abilitare:

1. Vai su Impostazioni → Sincronizzazione Calendario
2. Seleziona il tuo fornitore di calendario
3. Concedi il permesso di accedere al calendario
4. Scegli quali calendari sincronizzare
5. Le ferie approvate appaiono automaticamente sul tuo calendario

Buste Paga¶

Visualizzazione delle Buste Paga¶

Accedi a tutte le tue buste paga in un unico posto:

1. Tocca Buste Paga dalla dashboard
2. Visualizza l’elenco di tutte le buste paga disponibili
3. Tocca qualsiasi busta paga per vedere i dettagli

Dettagli della Busta Paga:

• Periodo di Paga: Date di inizio e fine
• Data di Pagamento: Quando verrai pagato
• Lordi: Guadagni totali prima delle deduzioni
• Deduzioni: Tasse, previdenza sociale, benefit
• Netto: Importo da portare a casa
• Anno Corrente: Totali cumulativi per l’anno

Download delle Buste Paga¶

Salva le buste paga per i tuoi archivi:

1. Apri la busta paga
2. Tocca l’icona di download
3. Scegli il formato:
4. PDF: Formato standard per stampa e condivisione
5. Immagine: Formato di visualizzazione rapida
6. Salva sul tuo dispositivo o cloud storage

Notifiche Buste Paga¶

Ricevi notifiche quando nuove buste paga sono disponibili:

• Notifica Push: Avviso istantaneo sul tuo dispositivo
• Notifica Email: Email con link alla busta paga
• Notifica In-App: Badge sull’icona Buste Paga

Impostazioni Notifiche:

1. Vai su Impostazioni → Notifiche
2. Abilita “Nuova Busta Paga Disponibile”
3. Scegli il metodo di notifica (push, email o entrambi)

Gestione del Profilo¶

Informazioni Personali¶

Visualizza e aggiorna i tuoi dettagli personali:

Campi Modificabili:

• Numero di telefono
• Email personale
• Contatto di emergenza
• Indirizzo
• Conto bancario (per accredito diretto)

Campi in Sola Lettura:

• ID Dipendente
• Data di assunzione
• Dipartimento
• Posizione
• Manager

Upload di Documenti¶

Carica i documenti richiesti:

1. Vai su Profilo → Documenti
2. Tocca “Carica Documento”
3. Seleziona il tipo di documento:
4. Carta d’Identità/Passaporto
5. Moduli fiscali
6. Dati bancari
7. Certificazioni
8. Altro
9. Scatta una foto o seleziona dalla galleria
10. Revisiona e invia

Stato del Documento:

Preferenze¶

Personalizza la tua esperienza con l’app:

Lingua:

• Scegli la tua lingua preferita
• Interfaccia dell’app e notifiche nella tua lingua

Notifiche:

• Abilita/disabilita notifiche push
• Imposta orari silenziosi (nessuna notifica durante le ore non lavorative)
• Scegli quali eventi attivano le notifiche

Sicurezza:

• Abilita accesso biometrico (Face ID/impronta digitale)
• Imposta timeout di logout automatico
• Visualizza la cronologia degli accessi

Funzionalità Manager¶

Per Dipendenti con Collaboratori Diretti¶

Se gestisci un team, l’app fornisce strumenti per manager:

Panoramica del Team:

• Chi sta lavorando oggi
• Chi è in ferie
• Richieste di approvazione in attesa
• Riepilogo presenze del team

Approvazioni:

• Approva o rifiuta richieste di ferie
• Revisiona correzioni dei fogli presenze
• Approva richieste di straordinario
• Aggiungi commenti alle decisioni

Calendario del Team:

• Visualizza la disponibilità del team
• Vedi chi è in ferie
• Pianifica la copertura per le assenze

Flusso di Approvazione¶

Approvare le Ferie:

1. Ricevi notifica di nuova richiesta
2. Tocca la notifica o vai su Approvazioni
3. Revisiona i dettagli della richiesta:
4. Nome del dipendente
5. Date richieste
6. Tipo di permesso
7. Impatto sulla copertura del team
8. Tocca “Approva” o “Rifiuta”
9. Aggiungi un commento (opzionale)
10. Il dipendente riceve notifica istantanea

Revisionare i Fogli Presenze:

1. Vai su Approvazioni → Fogli Presenze
2. Visualizza i fogli presenze in attesa
3. Controlla ore lavorate, straordinari, correzioni
4. Approva o richiedi modifiche
5. I fogli presenze approvati fluiscono alle buste paga

Funzionalità Offline¶

Cosa Funziona Offline¶

L’app funziona anche senza connessione internet:

• Timbra Entrata/Uscita: I timestamp vengono archiviati localmente e sincronizzati quando online
• Visualizza Buste Paga in Cache: Le buste paga visualizzate in precedenza sono disponibili
• Bozze Richieste: Crea richieste di ferie e invia quando online
• Aggiornamenti Profilo: Aggiorna le informazioni personali e sincronizza quando connesso

Sincronizzazione dei Dati¶

Quando la connessione internet viene ripristinata:

• Le timbrature offline vengono sincronizzate automaticamente
• Le bozze di richieste possono essere inviate
• Gli aggiornamenti del profilo vengono salvati
• Le nuove buste paga vengono scaricate

Stato della Sincronizzazione:

• Controlla l’icona di sincronizzazione nella barra superiore
• Segno di spunta verde = aggiornato
• Icona che gira = sincronizzazione in corso
• Punto esclamativo rosso = sincronizzazione fallita (controlla la connessione)

Sicurezza e Privacy¶

Protezione dei Dati¶

I tuoi dati sono protetti con sicurezza di livello enterprise:

• Crittografia: Tutti i dati crittografati in transito e a riposo
• Archiviazione Sicura: Dati sensibili archiviati in enclave sicuro sul dispositivo
• Logout Automatico: L’app si disconnette dopo inattività
• Cancellazione Remota: L’IT può cancellare remotamente i dati dell’app se il dispositivo viene perso

Controlli sulla Privacy¶

Tu controlli i tuoi dati:

• Accesso alla Posizione: Usato solo durante la timbratura entrata/uscita
• Accesso alla Fotocamera: Solo per upload di documenti e verifica con foto
• Accesso ai Contatti: Non richiesto
• Esportazione Dati: Richiedi l’esportazione dei tuoi dati personali

Conformità¶

L’app è conforme a:

• GDPR: Regolamento europeo sulla protezione dei dati
• CCPA: California Consumer Privacy Act
• Leggi sulla Privacy Locali: Conforme alle normative sulla privacy in oltre 50 paesi

Risoluzione Problemi¶

L’App Non Si Apre¶

1. Forza la chiusura dell’app e riaprila
2. Controlla gli aggiornamenti dell’app su App Store/Play Store
3. Riavvia il tuo dispositivo
4. Disinstalla e reinstalla l’app

Non Riesci a Timbrare Entrata¶

1. Controlla che i servizi GPS/posizione siano abilitati
2. Verifica di avere connessione internet (o modalità offline disponibile)
3. Assicurati di essere in una sede di lavoro approvata (se il geofencing è abilitato)
4. Contatta il tuo manager se il problema persiste

Busta Paga Non Visibile¶

1. Controlla se la busta paga è stata caricata dalle Risorse Umane
2. Trascina verso il basso per aggiornare l’elenco delle buste paga
3. Controlla la tua connessione internet
4. Contatta le Risorse Umane se la busta paga manca

Notifiche Non Funzionano¶

1. Controlla i permessi di notifica nelle impostazioni del dispositivo
2. Verifica che le notifiche siano abilitate nelle impostazioni dell’app
3. Controlla se la modalità “Non Disturbare” è attiva
4. Riavvia l’app

Accesso Biometrico Non Funziona¶

1. Assicurati che l’autenticazione biometrica sia abilitata nelle impostazioni del dispositivo
2. Riabilita l’accesso biometrico nelle impostazioni dell’app
3. Usa l’accesso email come alternativa
4. Contatta il supporto se il problema persiste

Best Practice¶

Per Dipendenti¶

• Timbra Entrata/Uscita Costantemente: Rendilo un’abitudine quotidiana
• Controlla la Posizione: Assicurati che il GPS sia preciso prima di timbrare
• Invia Richieste in Anticipo: Richiedi ferie con anticipo
• Revisiona le Buste Paga: Controlla le buste paga quando arrivano
• Mantieni il Profilo Aggiornato: Aggiorna le informazioni personali quando cambiano
• Abilita le Notifiche: Rimani informato su approvazioni e buste paga

Per Manager¶

• Revisiona le Richieste Prontamente: Approva o rifiuta le richieste di ferie rapidamente
• Controlla il Calendario del Team: Pianifica la copertura prima di approvare le ferie
• Monitora le Presenze: Usa la dashboard del team per tracciare le presenze
• Comunica Chiaramente: Aggiungi commenti quando rifiuti le richieste
• Dai l’Esempio: Usa l’app costantemente anche tu

Supporto e Assistenza¶

Ottenere Assistenza¶

Se hai bisogno di aiuto:

• Aiuto In-App: Tocca Impostazioni → Aiuto e Supporto
• FAQ: Sfoglia le domande frequenti nell’app
• Contatta HR: Invia un messaggio al tuo team HR direttamente dall’app
• Supporto Email: support@4geeks.io

Fornire Feedback¶

Aiutaci a migliorare l’app:

• Valuta l’App: Lascia una recensione su App Store/Play Store
• Invia Feedback: Usa il modulo di feedback in-app
• Segnala Bug: Segnala problemi tramite il menu aiuto
• Richieste di Funzionalità: Suggerisci nuove funzionalità per le versioni future

Prossimi Passi¶

• Scopri il Tracciamento del Tempo
• Esplora la Conformità Locale
• Revisiona il Flusso Dipendenti

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