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Tracciamento del Tempo¶

Sapere Chi Sta Lavorando, Dove e Quando.

4Geeks Payroll fornisce un tracciamento del tempo di livello enterprise che si adatta alla tua forza lavoro—sia in ufficio, remota o sul campo. Elimina i fogli presenze manuali, riduci gli errori e garantisci la conformità con il tracciamento automatizzato.

Metodi di Timbratura Entrata/Uscita¶

Timbratura Mobile Validata da GPS¶

Perfetto per team remoti e sul campo. I dipendenti timbrano l’entrata tramite l’app mobile con verifica della posizione.

Come funziona:

1. Il dipendente apre l’app mobile 4Geeks Payroll
2. Tocca “Timbra Entrata”
3. Il sistema cattura le coordinate GPS
4. Valida la posizione rispetto alle zone approvate (opzionale)
5. Registra timestamp e posizione
6. La timbratura di uscita segue lo stesso processo

Funzionalità:

• Geofencing: Definisci zone di lavoro approvate (ufficio, siti clienti, sedi di progetto)
• Cronologia Posizioni: Visualizza le posizioni di entrata/uscita su una mappa
• Modalità Offline: Timbra entrata/uscita anche senza internet—sincronizza quando la connessione viene ripristinata
• Verifica con Foto: Cattura opzionale di selfie durante la timbratura per validazione aggiuntiva

App di Ingresso (Check-In Biometrico/PIN)¶

Trasforma qualsiasi tablet all’ingresso del tuo ufficio in una stazione professionale di check-in.

Configurazione:

1. Installa l’App di Ingresso su qualsiasi tablet Android/iOS
2. Montalo all’ingresso del tuo ufficio
3. Collegalo al tuo account 4Geeks Payroll
4. Configura il metodo di check-in

Metodi di check-in:

Vantaggi:

• Esperienza professionale da “Silicon Valley” nella hall
• Elimina la timbratura tra colleghi
• Sincronizzazione istantanea con Employee Stream
• Fissato all’hardware per prevenire manomissioni

Inserimento Manuale (Con Approvazione)¶

Per situazioni in cui il tracciamento automatizzato non è fattibile.

• I dipendenti inviano le ore manualmente
• Approvazione del manager richiesta
• Audit trail completo mantenuto
• Utile per correzioni retroattive

Gestione dei Fogli Presenze¶

Generazione Automatica dei Fogli Presenze¶

Il sistema genera automaticamente i fogli presenze basati sui dati di entrata/uscita:

• Fogli Giornalieri: Visualizza le ore lavorate ogni giorno
• Fogli Settimanali: Totali settimanali aggregati
• Fogli Mensili: Riepilogo mensile completo per le buste paga

Flusso di Approvazione dei Fogli Presenze¶

1. Invio del Dipendente: I dipendenti revisionano e inviano i fogli presenze
2. Revisione del Manager: I manager ricevono notifiche per l’approvazione
3. Correzioni: I manager possono richiedere correzioni o approvare
4. Approvazione Finale: I fogli approvati vengono bloccati per l’elaborazione delle buste paga

Tracciamento degli Straordinari¶

Configura le regole degli straordinari per conformarsi alle leggi sul lavoro locali:

Approvazione degli straordinari:

• Calcolo automatico basato sulle regole configurate
• Flusso di approvazione del manager
• Integrazione con i report delle buste paga
• Conformità con le normative sul lavoro locali

Visibilità in Tempo Reale¶

Dashboard Live¶

Monitora la tua forza lavoro in tempo reale:

Report di Presenza¶

Genera report completi di presenza:

• Presenza Giornaliera: Chi ha lavorato, quando e per quanto tempo
• Report Assenze: Traccia giorni di malattia, ferie e permessi non retribuiti
• Report Ritardi: Identifica pattern di arrivi in ritardo
• Report Straordinari: Monitora ore di straordinario e costi

Avvisi e Notifiche¶

Configura avvisi automatizzati:

• Timbratura Mancata: Notifica i manager quando i dipendenti non timbrano
• Avviso Straordinari: Avvisa quando i dipendenti si avvicinano alle soglie di straordinario
• Violazione Geofence: Avvisa quando la timbratura avviene fuori dalle zone approvate
• Durata Pausa: Avvisa quando le pause superano la durata consentita

Configurazione¶

Impostazione Orari di Lavoro¶

1. Vai su Impostazioni → Tracciamento Tempo → Orari di Lavoro
2. Definisci gli orari di lavoro standard:
3. Orario Fisso: Stessi orari ogni giorno (es. 9:00 - 17:00)
4. Orario Flessibile: Ore centrali con inizio/fine flessibile
5. Lavoro a Turni: Turni multipli con orari diversi
6. Configura le politiche delle pause:
7. Pause Retribuite: Pause brevi incluse nel tempo di lavoro
8. Pause Non Retribuite: Pause pranzo dedotte dal tempo di lavoro
9. Durata Pausa: Durate minime e massime delle pause

Gestione dei Fusi Orari¶

Per team globali che coprono più fusi orari:

• Fuso Orario del Dipendente: Ogni dipendente ha il proprio fuso orario
• Fuso Orario dei Report: Consolida i report in un singolo fuso orario
• Conversione Automatica: Il sistema gestisce le conversioni di fuso orario
• Ora Legale: Regolazione automatica per i cambi di ora legale

Impostazioni di Approvazione¶

Configura i flussi di lavoro di approvazione:

1. Approvazione Fogli Presenze: Definisci chi approva i fogli presenze (manager diretto, capo dipartimento)
2. Approvazione Straordinari: Richiedi approvazione prima o dopo aver lavorato gli straordinari
3. Approvazione Correzioni: Definisci chi può approvare le correzioni dei fogli presenze
4. Regole di Escalation: Auto-escalation se le approvazioni sono in ritardo

Integrazione con Buste Paga¶

Report di Intelligence HR¶

Alla fine di ogni ciclo di pagamento, i dati di tracciamento del tempo alimentano i Report di Intelligence HR:

• Totale Ore Lavorate: Ore regolari e straordinari
• Deduzioni Pause: Tempo di pausa non retribuito dedotto automaticamente
• Maggiorazioni Straordinari: Calcolate in base alle regole configurate
• Tracciamento Assenze: Permessi retribuiti e non retribuiti registrati

Formati di Esportazione¶

Esporta i dati di tracciamento del tempo per il tuo fornitore locale di buste paga:

• CSV: Formato foglio di calcolo per elaborazione personalizzata
• PDF: Report formattati per documentazione
• Integrazione API: Integrazione diretta con sistemi di buste paga

Best Practice¶

Per Amministratori¶

• Stabilisci Politiche Chiare: Documenta le aspettative di tracciamento del tempo e condividile con i dipendenti
• Configura Geofence: Definisci le sedi di lavoro approvate per la validazione GPS
• Revisiona i Report Settimanalmente: Identifica i problemi in anticipo prima dell’elaborazione delle buste paga
• Automatizza i Promemoria: Imposta promemoria automatizzati per le timbrature mancate
• Forma i Dipendenti: Assicurati che tutti capiscano come usare il sistema

Per Dipendenti¶

• Timbra Entrata/Uscita Costantemente: Rendilo un’abitudine quotidiana
• Controlla la Posizione: Assicurati che il GPS sia abilitato e preciso prima di timbrare
• Invia i Fogli Presenze in Tempo: Revisiona e invia i fogli presenze prima delle scadenze
• Segnala i Problemi Immediatamente: Notifica i manager di qualsiasi problema di entrata/uscita

Risoluzione Problemi¶

Il Dipendente Non Riesce a Timbrare¶

1. Controlla che il GPS sia abilitato sul dispositivo
2. Verifica la connessione internet (o modalità offline disponibile)
3. Assicurati che il dipendente sia all’interno del geofence (se configurato)
4. Verifica che l’account del dipendente sia attivo

Ore Errate sul Foglio Presenze¶

1. Revisiona i timestamp di entrata/uscita
2. Controlla le uscite mancate
3. Verifica che le deduzioni delle pause siano corrette
4. Invia richiesta di correzione se necessario

App di Ingresso Non Funziona¶

1. Verifica che il tablet sia connesso a internet
2. Controlla che l’app sia collegata all’account 4Geeks corretto
3. Riavvia l’App di Ingresso
4. Contatta il supporto se il problema persiste

Prossimi Passi¶

• Configura l’App Mobile per Dipendenti
• Scopri la Conformità Locale
• Esplora il Flusso Dipendenti

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