Spese di viaggio e viáticos¶
Le spese di viaggio (viáticos / diarie) sono rimborsi per pasti, trasporti e alloggio. Compaiono sulla busta paga ma sono pagate separatamente dalla retribuzione lorda e netta.
Ci sono due modi per registrarle:
- Inserimenti manuali sul profilo di un dipendente.
- Caricamento in blocco nella scheda Viáticos.
Configurare i prezzi unitari¶
Vai su Impostazioni → Payroll → Generale → Prezzi unitari delle spese di viaggio:
- Imposta la valuta per le diarie.
- Imposta un prezzo unitario per ogni categoria: trasporti, pasti, alloggio.
- Contrassegna le categorie come Obbligatorie — le categorie obbligatorie sono precompilate nell’anteprima payroll in base ai giorni lavorati.
Inserimento manuale¶
- Apri un dipendente → scheda Spese di viaggio.
- Clicca per aggiungere una spesa e compila:
| Campo | Note |
|---|---|
| Categoria | Cibo/Pasti, Trasporti, Alloggio |
| Importo | Maggiore di 0 |
| Data spesa | Obbligatoria |
| Data di fine | Opzionale; deve essere ≥ alla data della spesa |
| Trattamento fiscale | Rimborso non imponibile (predefinito) o Indennità imponibile |
| Stato | Approvata o Elaborata |
| Descrizione | Opzionale |
Caricamento in blocco (Viáticos)¶
Vai su Payroll → Viáticos.
- Scarica il modello. Contiene i dipendenti attivi con colonne per identificatore, nome e una colonna per categoria (pasti, trasporti, alloggio).
- Scegli il periodo di paga. I caricamenti non possono sovrapporsi a un batch esistente; un periodo identico esistente può essere sostituito; un batch già elaborato è bloccato.
- Carica il CSV (max 5 MB) e revisiona l’anteprima. Mostra le quantità di ogni riga, il subtotale e eventuali errori (dipendente non trovato, duplicato, quantità non valida, tariffa mancante, valuta non corrispondente).
- Salva il batch.
Gli importi sono calcolati lato server come quantity × unit price; vengono sempre usati i prezzi unitari delle impostazioni. Ogni riga è archiviata come spesa di viaggio approvata e non imponibile per il periodo.
Cronologia dei caricamenti¶
La tabella della cronologia elenca ogni batch (periodo, file, dipendenti, totale, caricato il). Una volta che una spesa di un batch è stata inclusa in un’elaborazione payroll, il batch è bloccato e non può essere sostituito o eliminato.
Report sui pagamenti delle spese di viaggio¶
Vai su Payroll → Spese di viaggio per il report aggregato dei pagamenti:
- KPI: Totale pagabile (per valuta), Dipendenti con spese, Spese totali.
- Filtri: intervallo di date e dipendente, con intervalli rapidi (Questo mese, Mese scorso, Quest’anno).
- Una tabella degli importi pagabili per dipendente e esportazioni Excel / PDF / CSV.
Come compaiono i viáticos nel payroll¶
Durante un’elaborazione, le spese di viaggio approvate e non ancora elaborate che si sovrappongono al periodo vengono associate alla busta paga del dipendente. Quando l’elaborazione viene finalizzata, sono contrassegnate come Elaborate, così non vengono riutilizzate. Sono mostrate sulla busta paga ma non modificano il lordo o il netto.
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