Admin Guide

Questa guida fornisce agli amministratori istruzioni complete per gestire efficacemente la piattaforma 4Geeks Perks.

Panoramica della Dashboard Amministrativa¶

La Dashboard Amministrativa è il tuo hub centrale per monitorare e gestire tutti gli aspetti del tuo programma perks.

Accedere alla Dashboard¶

Accedi alla Console 4Geeks
Naviga a Perks > Admin Dashboard

Sezioni della Dashboard¶

Carte Riepilogo¶

Nella parte superiore della dashboard, vedrai le metriche chiave: - Dipendenti Totali: Numero di dipendenti iscritti ai perks - Perks Attivi: Numero di perks attualmente abilitati - Budget Mensile: Budget totale allocato per il mese corrente - Budget Utilizzato: Percentuale e importo del budget consumato - Saldo Portafoglio: Totale punti disponibili in tutti i portafogli dei dipendenti - Riscatti Questo Mese: Numero di riscatti perks

Feed Attività Recente¶

Mostra gli ultimi riscatti perks, transazioni del portafoglio e iscrizioni dei dipendenti in tempo reale.

Azioni Rapide¶

Scorciatoie per le comuni attività amministrative: - Aggiungi dipendente - Alloca punti portafoglio - Abilita/disabilita perks - Genera report - Visualizza analisi

Gestione Utenti¶

Visualizzare i Dipendenti¶

Vai a Perks > Dipendenti
L’elenco dei dipendenti mostra:
Nome ed email
Dipartimento
Tipo di impiego
Saldo portafoglio
Perks attivi
Data dell’ultima attività
Usa i filtri per restringere l’elenco:
Dipartimento
Tipo di impiego
Stato iscrizione perks
Intervallo saldo portafoglio

Aggiungere Dipendenti¶

Singolo Dipendente: 1. Clicca Aggiungi Dipendente 2. Compila i campi obbligatori: - Nome, cognome - Indirizzo email - Dipartimento - Tipo di impiego - Data di inizio 3. Opzionalmente assegna: - Manager - Idoneità perks specifica - Punti iniziali del portafoglio 4. Clicca Salva

Importazione Bulk: 1. Clicca Importa Dipendenti 2. Scarica il modello CSV 3. Compila i dati dei dipendenti 4. Carica il file 5. Rivedi e conferma l’importazione

Vedi le istruzioni dettagliate per l’importazione in Iniziare

Modificare i Dettagli dei Dipendenti¶

Clicca sul nome di un dipendente nell’elenco
Modifica qualsiasi campo
Clicca Salva Modifiche

Disattivare i Dipendenti¶

Quando un dipendente lascia l’azienda:

Vai a Perks > Dipendenti
Seleziona il dipendente
Clicca Disattiva
Scegli cosa succede al suo portafoglio:
Perdi saldo: I punti vengono rimossi
Trasferisci al manager: I punti si spostano nel portafoglio del suo manager
Trattieni nell’account: I punti rimangono congelati per una potenziale riassunzione
Conferma la disattivazione

Note

I dipendenti disattivati perdono l’accesso alla piattaforma perks immediatamente ma la loro cronologia delle transazioni viene preservata per il reporting.

Riattivare i Dipendenti¶

Vai a Perks > Dipendenti > Inattivi
Seleziona il dipendente
Clicca Riattiva
Aggiorna le informazioni modificate
Ripristina il saldo del portafoglio se necessario

Configurazione Perks¶

Abilitare e Disabilitare Perks¶

Vai a Perks > Catalogo
Trova il perk che vuoi modificare
Attiva o disattiva l’interruttore
Clicca Salva

Configurare i Singoli Perks¶

Ogni perk ha opzioni di configurazione specifiche:

Impostazioni Generali¶

Nome perk: Nome visualizzato per i dipendenti
Descrizione: Breve spiegazione del perk
Categoria: Trasporto, Ristorante, Benessere, ecc.
Icona: Rappresentazione visiva

Regole di Idoneità¶

Tipi di dipendente: Tempo pieno, part-time, contractor
Dipartimenti: Team specifici o tutti i dipartimenti
Sedi: Perks specifici per sede
Requisiti di permanenza: Durata minima di impiego
Approvazione manager: Se è richiesta l’approvazione del manager

Impostazioni Budget¶

Tipo di sovvenzione:
Completamente coperto dall’azienda
Sovvenzione percentuale (es. 80% azienda, 20% dipendente)
Importo fisso per transazione
Limiti:
Limite giornaliero
Limite settimanale
Limite mensile
Limite annuale
Rollover: Se gli importi non utilizzati vengono riportati

Impostazioni Riscatto¶

Metodo di riscatto:
Carta RFID
App mobile
Portale web
Codice voucher
Restrizioni fornitore: Sedi o partner approvati
Restrizioni temporali: Orari o giorni disponibili

Impostare i Flussi di Lavoro di Approvazione Perks¶

Per i perks che richiedono l’approvazione del manager:

Vai a Perks > Catalogo > [Nome Perk] > Impostazioni Approvazione
Abilita Richiedi approvazione
Scegli il livello di approvazione:
Manager diretto: Il manager assegnato al dipendente
Responsabile dipartimento: Il capo del dipartimento del dipendente
Amministrativo HR: L’amministrativo HR designato
Approvatore personalizzato: Una persona specifica
Imposta il timeout di approvazione (auto-approva dopo X giorni)
Configura le preferenze di notifica

Gestire i Fornitori Perks¶

Per i perks che coinvolgono fornitori esterni:

Vai a Perks > Fornitori
Clicca Aggiungi Fornitore
Compila i dettagli del fornitore:
Nome dell’azienda
Informazioni di contatto
Categoria di servizio
Condizioni di pagamento
Metodo di integrazione (API, manuale, POS)
Carica l’accordo con il fornitore (opzionale)
Clicca Salva

Gestione del Portafoglio¶

Visualizzare la Panoramica del Portafoglio¶

Vai a Perks > Portafoglio > Panoramica
Visualizza:
Totale punti allocati
Totale punti riscattati
Totale punti rimanenti
Saldo medio per dipendente
Utenti principali per riscatti

Allocare i Punti¶

Allocazione Una Tantum: 1. Vai a Perks > Portafoglio > Alloca Punti 2. Scegli il metodo di allocazione: - Dipendente individuale: Seleziona un dipendente specifico - Dipartimento: Tutti i dipendenti di un dipartimento - Tutti i dipendenti: Allocazione aziendale 3. Inserisci l’importo in punti 4. Aggiungi una nota (es. “Bonus prestazione Q4”) 5. Clicca Alloca

Allocazione Ricorrente: 1. Vai a Perks > Portafoglio > Allocazioni Ricorrenti 2. Clicca Crea Programma 3. Configura: - Frequenza (settimanale, mensile, trimestrale) - Importo per ciclo - Dipendenti idonei - Data di inizio - Data di fine (opzionale) 4. Clicca Salva Programma

Modificare i Valori dei Punti¶

Vai a Perks > Portafoglio > Impostazioni
Modifica il rapporto punti-valuta
Clicca Salva

Warning

La modifica del valore dei punti influisce su tutti i saldi esistenti. Pianifica con attenzione e comunica le modifiche ai dipendenti in anticipo.

Gestire Carte Perdute o Rubate¶

Vai a Perks > Carte RFID > Gestisci
Cerca il dipendente
Clicca Disattiva Carta
Il saldo del portafoglio viene preservato
Ordina una carta sostitutiva
Assegna la nuova carta al dipendente
Il saldo si trasferisce automaticamente

Gestione del Budget¶

Impostare i Budget¶

Vai a Perks > Budget > Impostazioni
Configura:
Budget mensile: Importo totale per tutti i perks
Budget per perk: Limiti individuali per ogni categoria di perk
Budget per dipendente: Massimo per dipendente
Politica di rollover: Se il budget non utilizzato viene riportato
Clicca Salva

Monitorare l’Utilizzo del Budget¶

Vai a Perks > Budget > Dashboard
Visualizza:
Consumo del budget per perk
Consumo del budget per dipartimento
Spesa prevista a fine mese
Avvisi per limiti in avvicinamento

Impostare gli Avvisi sul Budget¶

Vai a Perks > Budget > Avvisi
Crea regole di avviso:
Soglia: Avviso al 75%, 90%, 100% del budget
Destinatari: Chi riceve le notifiche
Frequenza: Una tantum o ricorrente
Clicca Salva

Reporting¶

Report Standard¶

Accedi ai report predefiniti in Perks > Report:

Report Utilizzo: Frequenza e tendenze dei riscatti perks
Report Budget: Analisi della spesa per categoria e dipartimento
Coinvolgimento Dipendenti: Tassi di adozione e metriche di partecipazione
Report Portafoglio: Riepilogo allocazione e riscatto punti
Report Fornitori: Prestazioni e utilizzo dei fornitori
Report ROI: Calcoli del ritorno sull’investimento

Generare Report Personalizzati¶

Vai a Perks > Report > Personalizzati
Seleziona il tipo di report
Scegli l’intervallo di date
Applica i filtri:
Dipartimento
Tipo di perk
Gruppo dipendenti
Sede
Seleziona il formato di output:
PDF
CSV
Excel
Clicca Genera

Programmare i Report¶

Vai a Perks > Report > Programmati
Clicca Crea Programma
Configura:
Tipo di report
Frequenza (giornaliera, settimanale, mensile)
Destinatari (indirizzi email)
Formato
Clicca Salva

Impostazioni di Sistema¶

Profilo Aziendale¶

Vai a Perks > Impostazioni > Profilo Aziendale
Aggiorna:
Nome dell’azienda
Logo
Informazioni di contatto
Indirizzo
Fuso orario
Valuta
Clicca Salva

Notifiche¶

Configura le notifiche email e in-app:

Vai a Perks > Impostazioni > Notifiche
Imposta le preferenze per:
Conferme iscrizione dipendenti
Notifiche allocazione portafoglio
Conferme riscatto
Avvisi budget
Richieste di approvazione
Avvisi di saldo basso
Scegli il metodo di consegna (email, in-app, o entrambi)
Clicca Salva

Branding (Solo Premium)¶

Personalizza la piattaforma per i dipendenti:

Vai a Perks > Impostazioni > Branding
Configura:
Schema colore principale
Logo personalizzato
Messaggio di benvenuto
Dominio personalizzato (opzionale)
Modelli email
Anteprima delle modifiche
Clicca Salva

Integrazioni¶

Connetti con sistemi esterni:

Vai a Perks > Impostazioni > Integrazioni
Integrazioni disponibili:
Sistemi HR: BambooHR, Workday, Gusto, ecc.
Gateway di Pagamento: PayPal, ecc.
Dispositivi IoT: Distributrici automatiche, stazioni caffè, sistemi di parcheggio
Strumenti di Comunicazione: Slack, Microsoft Teams
Segui le istruzioni di configurazione per ogni integrazione

Scopri di più sulle integrazioni IoT

Controllo Accesso Basato sui Ruoli¶

Ruoli Amministrativi¶

Super Admin: Accesso completo a tutte le funzionalità
Amministrativo HR: Gestione dipendenti, configurazione perks, reporting
Amministrativo Finanziario: Gestione budget, allocazione portafoglio, report finanziari
Amministrativo Strutture: Dispositivi IoT, gestione fornitori, perks strutturali
Manager: Approva richieste perks per il loro team, visualizza report del team

Gestire l’Accesso Amministrativo¶

Vai a Perks > Impostazioni > Utenti Amministrativi
Clicca Aggiungi Amministrativo
Seleziona l’utente (deve essere un dipendente esistente)
Assegna il ruolo
Imposta permessi personalizzati (opzionale)
Clicca Salva

Permessi Personalizzati¶

Per un controllo granulare:

Vai a Perks > Impostazioni > Set di Permessi
Clicca Crea Set di Permessi
Dai un nome al set (es. “Visualizzatore Budget”)
Attiva/disattiva i permessi individuali:
Visualizza dipendenti
Modifica dipendenti
Visualizza perks
Configura perks
Visualizza budget
Gestisci budget
Visualizza report
Genera report
Gestisci portafoglio
Gestisci fornitori
Clicca Salva
Assegna agli utenti amministrativi

Risoluzione dei Problemi¶

Problemi Comuni¶

Il dipendente non riesce ad accedere: - Verifica che l’indirizzo email sia corretto - Controlla se il dipendente è attivo - Reinviare l’email di invito

La carta RFID non funziona: - Conferma che la carta sia attivata - Controlla l’assegnazione della carta nel sistema - Verifica che il lettore RFID funzioni - Prova con un’altra carta

Il saldo del portafoglio non si aggiorna: - Controlla se ci sono transazioni in sospeso - Verifica che il riscatto sia stato approvato - Rivedi la cronologia delle transazioni per errori

Il perk non appare per il dipendente: - Controlla le regole di idoneità - Verifica che il dipendente soddisfi i requisiti - Conferma che il perks sia abilitato - Rivedi le restrizioni di dipartimento/sede

Ottenere Supporto¶

Aiuto in Console: Clicca l’icona ? in basso a destra
Documentazione: Sfoglia le guide di 4Geeks Perks
Supporto Email: support@4geeks.io
Discord: Discord

Prossimi Passi¶

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