Getting Started Guide

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Questa guida ti accompagnerà nel processo di configurazione completo di 4Geeks Perks, dalla configurazione iniziale dell’account al lancio del tuo programma di benefici per i dipendenti.

Prerequisiti¶

Prima di iniziare, assicurati di avere:

• Un account 4Geeks attivo con privilegi di amministratore
• Accesso alla Console 4Geeks su console.4geeks.io
• La lista dei dipendenti della tua azienda (consigliato formato CSV o Excel)
• Decisione su quali perks offrire (vedi Servizi Principali)
• Allocazione del budget per perks e punti del portafoglio

Passo 1: Configurare il Profilo Aziendale¶

1. Accedi alla Console 4Geeks
2. Naviga a Perks > Impostazioni > Profilo Aziendale
3. Compila le informazioni della tua azienda:
4. Nome dell’azienda e logo
5. Settore e dimensione dell’azienda
6. Sede/i principale/i
7. Preferenze di fuso orario e valuta
8. Clicca Salva

Passo 2: Selezionare il Piano¶

Scegli il piano che meglio si adatta alle esigenze della tua organizzazione:

• Piano Standard: Accesso al catalogo perks standard e tracciamento utilizzo base
• Piano Premium: Perks avanzati, integrazioni IoT, analisi in tempo reale e branding personalizzato

Per selezionare o aggiornare il tuo piano:

1. Vai a Perks > Impostazioni > Abbonamento
2. Rivedi i piani e le funzionalità disponibili
3. Clicca Seleziona Piano o Aggiorna
4. Completa il processo di pagamento se applicabile

Passo 3: Configurare il Catalogo Perks¶

Personalizza quali perks sono disponibili per i tuoi dipendenti:

1. Naviga a Perks > Catalogo
2. Vedrai tutti i perks disponibili organizzati per categoria:
3. Trasporto
4. Ristorante
5. Postazione di Lavoro
6. Parcheggio
7. Benessere e Fitness
8. Intrattenimento e Ricreazione
9. Stazione Caffè
10. Ufficio Postale
11. Distributrici Automatiche (Solo Premium)

12. Mercato Self-Service (Solo Premium)

13. Attiva o disattiva i perks in base alla politica aziendale

14. Per ogni perk abilitato, clicca Configura per impostare:
15. Regole di idoneità (quali dipendenti possono accedere)
16. Limiti di budget (giornalieri, settimanali o mensili)
17. Livelli di sovvenzione (completamente coperto, parzialmente sovvenzionato, o a carico del dipendente)
18. Restrizioni geografiche (se applicabile)

Passo 4: Importare i Dipendenti¶

Aggiungi i tuoi dipendenti alla piattaforma 4Geeks Perks:

Opzione A: Importazione CSV (Consigliata per 10+ dipendenti)¶

1. Vai a Perks > Dipendenti > Importa
2. Scarica il modello CSV
3. Compila le informazioni dei dipendenti:
4. Nome e cognome
5. Indirizzo email (deve essere univoco)
6. Dipartimento o team
7. Tipo di impiego (tempo pieno, part-time, contractor)
8. Data di inizio
9. Manager (opzionale)
10. Carica il file CSV compilato
11. Rivedi l’anteprima dell’importazione e conferma

Opzione B: Aggiunta Manuale (Per piccoli team)¶

1. Vai a Perks > Dipendenti > Aggiungi Dipendente
2. Compila i dettagli del dipendente
3. Clicca Salva
4. Ripeti per ogni dipendente

Opzione C: Integrazione Sistema HR (Premium)¶

Se hai un piano Premium, puoi sincronizzare direttamente con il tuo sistema HR:

1. Vai a Perks > Impostazioni > Integrazioni
2. Seleziona il tuo provider HR (es. BambooHR, Workday, Gusto)
3. Segui i passaggi di autenticazione
4. Configura la frequenza di sincronizzazione (giornaliera, settimanale, o in tempo reale)
5. Mappa i campi dei dipendenti tra i sistemi
6. Abilita la sincronizzazione automatica

Passo 5: Configurare il Portafoglio Perks¶

Il Portafoglio Perks è un sistema digitale basato su punti per il riscatto dei perks:

1. Naviga a Perks > Portafoglio > Impostazioni
2. Imposta il valore del punto (es. 1 punto = $0,10 o $1,00)
3. Configura le regole di allocazione:
4. Allocazioni ricorrenti: Imposta crediti punti mensili o settimanali
5. Allocazioni una tantum: Crediti manuali per bonus o ricompense
6. Criteri di idoneità: Definisci chi riceve i punti
7. Allocazioni basate su eventi: Punti per traguardi o obiettivi raggiunti
8. Imposta la politica di rollover (i punti non utilizzati scadono o vengono riportati?)
9. Clicca Salva

Scopri di più sul Portafoglio Perks

Passo 6: Impostare le Carte RFID¶

Le carte RFID abilitano il riscatto perks senza contatto:

Ordinare le Carte¶

1. Vai a Perks > Carte RFID > Ordina
2. Seleziona la quantità necessaria
3. Scegli il design della carta (standard o personalizzata per i piani Premium)
4. Conferma l’indirizzo di spedizione
5. Completa l’ordine

Distribuire e Attivare le Carte¶

1. Quando le carte arrivano, vai a Perks > Carte RFID > Gestisci
2. Assegna ogni carta a un dipendente:
3. Scansiona il numero RFID della carta o inseriscilo manualmente
4. Seleziona il dipendente dal menu a tendina
5. Clicca Assegna
6. Notifica ai dipendenti di attivare le loro carte:
7. I dipendenti accedono al portale 4Geeks Perks o all’app mobile
8. Navigano a La Mia Carta > Attiva
9. Seguono le indicazioni di attivazione

Passo 7: Abilitare i Primi Perks¶

Ora è il momento di attivare specifici perks per i tuoi dipendenti:

Esempio: Configurare i Perks di Trasporto¶

1. Vai a Perks > Catalogo > Trasporto > Configura
2. Abilita il perk di trasporto
3. Imposta l’idoneità (es. tutti i dipendenti a tempo pieno)
4. Definisci il livello di sovvenzione (es. 80% coperto dall’azienda)
5. Imposta il limite mensile (es. $100 per dipendente)
6. Scegli le opzioni supportate:
7. Abbonamenti al trasporto pubblico
8. Rimborsi per ride-sharing
9. Accesso alla navetta aziendale
10. Clicca Salva e Abilita

Esempio: Configurare i Perks del Ristorante¶

1. Vai a Perks > Catalogo > Ristorante > Configura
2. Abilita il perk del ristorante
3. Scegli i tipi di perk:
4. Buoni pasto
5. Mensa sovvenzionata
6. Programma food truck
7. Imposta l’indennità giornaliera o mensile
8. Definisci i fornitori o le sedi idonee
9. Clicca Salva e Abilita

Vedi le guide dettagliate per ogni servizio

Passo 8: Testare il Sistema¶

Prima di lanciare a tutti i dipendenti, esegui un test:

1. Seleziona 2-3 dipendenti di test (o usa il tuo account)
2. Fai loro accedere al portale 4Geeks Perks
3. Testa quanto segue:
4. Navigare tra i perks disponibili
5. Visualizzare il saldo del portafoglio
6. Riscattare un perks (usa una transazione di test)
7. Scansione della carta RFID (se applicabile)
8. Come amministratore, verifica che:
9. La transazione appaia nella dashboard
10. Il saldo del portafoglio sia aggiornato correttamente
11. I report mostrino i dati di test

Passo 9: Comunicare ai Dipendenti¶

Un’adozione riuscita dipende da una comunicazione chiara:

Preparare i Materiali di Lancio¶

1. Modello di email di benvenuto:
2. Introduzione a 4Geeks Perks
3. Link per iscriversi e attivare l’account
4. Panoramica dei perks disponibili
5. Istruzioni per l’attivazione della carta RFID

6. Informazioni di contatto per il supporto

7. Guida rapida (PDF o pagina intranet):

8. Come accedere
9. Come navigare i perks
10. Come riscattare i perks
11. Come controllare il saldo del portafoglio

12. Link alle FAQ

13. Briefing per i manager:

14. Forma i manager su come rispondere alle domande dei dipendenti
15. Fornisci loro l’accesso alla dashboard amministrativa (se appropriato)
16. Condividi le funzionalità di reporting

Comunicazione di Lancio¶

1. Invia l’email di benvenuto 1 settimana prima del lancio
2. Organizza una demo live o un webinar (opzionale ma consigliato)
3. Rendi disponibili i perks nella data di lancio
4. Invia un’email di follow-up 1 settimana dopo il lancio con suggerimenti e promemoria

Passo 10: Monitorare e Ottimizzare¶

Dopo il lancio, usa la dashboard delle analisi per ottimizzare il tuo programma perks:

1. Vai a Perks > Analisi > Dashboard
2. Monitora le metriche chiave:
3. Tasso di adozione (percentuale di dipendenti che utilizzano i perks)
4. Perks più popolari
5. Utilizzo del portafoglio
6. Tasso di consumo del budget
7. Rivedi i report settimanalmente per il primo mese
8. Aggiusta l’offerta di perks in base al feedback dei dati di utilizzo dei dipendenti
9. Considera sondaggi per raccogliere dati sulla soddisfazione dei dipendenti

Scopri di più sul Reporting e Analisi

Prossimi Passi¶

• Configura funzionalità amministrative avanzate
• Configura le integrazioni IoT per distributrici automatiche e stazioni caffè
• Esplora reporting e analisi dettagliati
• Sfoglia le FAQ complete

Hai Bisogno di Aiuto?¶

• Documentazione: Sfoglia le nostre guide di 4Geeks Perks
• Discord: Partecipa alle discussioni su Discord
• Supporto: Contatta il team di supporto di 4Geeks Perks tramite la Console o email support@4geeks.io

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