Vai al contenuto

Come assegnare limiti di budget alle categorie di vantaggi in 4Geeks Perks

🤖 Spiega con l'intelligenza artificiale

I benefit per i dipendenti sono un potente strumento di fidelizzazione, ma senza adeguati controlli finanziari, i costi possono aumentare rapidamente. 4Geeks Perks consente alle organizzazioni di gestire e fornire benefit personalizzati ai dipendenti attraverso una piattaforma intelligente e configurabile.

Una caratteristica fondamentale della piattaforma è la capacità di assegnare limiti di budget specifici a distinte categorie di vantaggi, come benessere, trasporto o forniture per ufficio. Ciò garantisce che, mentre i dipendenti godono della flessibilità di un portafoglio personale basato su punti, la tua organizzazione mantenga una rigorosa aderenza alle previsioni finanziarie e alle politiche di conformità.

Questo articolo guida gli amministratori attraverso il processo di definizione e assegnazione dei massimali di budget a specifiche categorie di vantaggi all’interno della 4Geeks Console.

Prerequisiti

Per configurare i limiti di budget, assicurati di soddisfare i seguenti criteri:

  • Accesso amministrativo: Devi aver effettuato l’accesso come Amministratore o Finance Manager sulla 4Geeks Console.
  • Abbonamento Perks attivo: La tua organizzazione deve disporre di un abbonamento attivo a 4Geeks Perks (Standard o Premium).
  • Categorie definite: Assicurati che il tuo Catalogo Perks sia attivo e che le categorie (ad es. Benessere, Trasporto) siano abilitate.

Istruzioni passo-passo

Segui questi passaggi per stabilire controlli di spesa per categorie specifiche.

Passaggio 1: Accedi alla dashboard Perks

  1. Accedi al tuo account amministratore su 4Geeks Console.
  2. Dal menu di navigazione principale, seleziona il modulo Perks.
  3. Clicca sulla scheda Wallet & Budget nella barra laterale delle impostazioni. Questa sezione controlla la logica dietro il “portafoglio basato su punti” assegnato ai dipendenti.

Passaggio 2: Seleziona una categoria

  1. Vai alla sezione Spending Rules o Categories.
  2. Vedrai un elenco di categorie disponibili supportate dalla piattaforma, come:
  3. Wellness and Fitness
  4. Corporate Transportation
  5. Office Supplies
  6. Coffee Station / Vending
  7. Clicca su Edit accanto alla categoria specifica che desideri limitare (ad es. “Wellness and Fitness”).

Passaggio 3: Definisci il limite di budget

  1. Individua il campo Budget Cap.
  2. Inserisci il valore monetario massimo o l’equivalente in punti consentito per questa categoria.
  3. Seleziona la frequenza: Scegli con quale frequenza questo limite viene ripristinato.
    • Mensile: Ideale per abbonamenti ricorrenti (ad es. abbonamenti in palestra).
    • Trimestrale: Utile per acquisti più grandi e non frequenti.
    • Una tantum: Ideale per stipendi di onboarding come la consegna della postazione di lavoro.
  4. Imposta tipo di politica:
    • Limite rigido: La transazione viene rifiutata se supera il budget.
    • Limite flessibile: La transazione viene approvata, ma un avviso viene inviato all’amministratore per la revisione.

Passaggio 4: Applica ai gruppi di dipendenti (Opzionale)

Puoi applicare questi limiti a livello globale o a segmenti specifici.

  1. In Target Audience, lascia come “All Employees” per applicare il limite a tutta l’azienda.
  2. Per indirizzare ruoli specifici, seleziona Filter by Team (ad es. “Sales Team” o “Engineering”).
  3. Clicca su Save Changes per attivare immediatamente il limite. Le regole si aggiorneranno istantaneamente sulle 4Geeks Perks Cards dei dipendenti.

Casi d’uso comuni

Scenario 1: Incoraggiare stili di vita sani con controlli

Obiettivo: Vuoi sostenere la salute dei dipendenti ma prevenire spese eccessive in trattamenti spa di lusso. Configurazione: - Categoria: Wellness and Fitness. - Limite: $ 100 USD / Mese. - Risultato: I dipendenti possono utilizzare la loro carta 4Geeks Perks per abbonamenti in palestra o lezioni di yoga. Se tentano di spendere $ 150 in una spa di lusso, la transazione viene rifiutata (Limite rigido) o segnalata (Limite flessibile), garantendo che il budget benessere rimanga sostenibile.

Scenario 2: Gestione degli stipendi per il lavoro a distanza

Obiettivo: Garantire che i nuovi assunti possano allestire il proprio ufficio a casa senza esaurire il budget in elettronica non essenziale. Configurazione: - Categoria: Office Supplies / Workstation Delivery. - Limite: $ 500 USD (Una tantum). - Destinatari: Gruppo “New Hires”. - Risultato: I nuovi dipendenti ricevono un budget dedicato per monitor o sedie tramite l’integrazione 4Geeks Asset o l’acquisto diretto, prevenendo l’aumento del budget.

Risoluzione dei problemi

Problema 1: Carta dipendente rifiutata nonostante il saldo totale disponibile

  • Causa: Il dipendente potrebbe avere fondi totali sufficienti nel portafoglio, ma ha raggiunto il massimale specifico della categoria che hai appena configurato.
  • Soluzione: Controlla le “Spending Rules” per quella categoria. Se il limite deve essere più alto, regola il massimale nella dashboard.

Problema 2: Le modifiche al limite di budget non si riflettono immediatamente

  • Causa: Potrebbe esserci un leggero ritardo nella sincronizzazione con le carte Perks RFID fisiche.
  • Soluzione: Attendi 5-10 minuti affinché l’aggiornamento si propaghi. Se il problema persiste, contatta 4Geeks Support.

Problema 3: Impossibile selezionare un team specifico per i limiti

  • Causa: I gruppi di dipendenti potrebbero non essere definiti nella directory HR principale.
  • Soluzione: Assicurati che i dati dei dipendenti siano sincronizzati correttamente, potenzialmente tramite l’integrazione 4Geeks Talent, che gestisce i profili dei lavoratori.

Conclusione

L’assegnazione di limiti di budget a specifiche categorie di vantaggi consente di bilanciare la libertà dei dipendenti con la responsabilità fiscale. Utilizzando le funzionalità di gestione centralizzata di 4Geeks Perks, puoi automatizzare l’applicazione delle politiche, ridurre il sovraccarico amministrativo e garantire che il tuo programma di benefit cresca in modo sostenibile.

Per ulteriore assistenza con integrazioni o configurazioni avanzate, contatta il nostro team di supporto.

Risorse correlate: