Come configurare l'ufficio postale e i vantaggi di spedizione con 4Geeks Perks

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Per i team distribuiti, una logistica efficiente è importante tanto quanto la connettività digitale. Che si tratti di inviare kit di benvenuto ai nuovi assunti, restituire attrezzature durante l’offboarding o gestire corrieri giornalieri per documenti, 4Geeks Perks semplifica questi processi.

Sfruttando le capacità di Workstation delivery della piattaforma e le integrazioni con partner logistici come Seempy, gli amministratori possono offrire vantaggi di spedizione senza intoppi. È possibile automatizzare la spedizione delle attrezzature o fornire un’indennità mensile “Ufficio postale” direttamente sulle 4Geeks Perks Cards dei dipendenti, assicurando che possano coprire facilmente i costi di spedizione. Questa guida spiega come configurare questi vantaggi logistici e di spedizione.

Prerequisiti¶

Prima di configurare i vantaggi di spedizione, assicurati di soddisfare i seguenti requisiti:

Account Admin attivo: Devi disporre di accesso amministrativo alla 4Geeks Console.
4Geeks Perks abilitato: La tua organizzazione deve avere un abbonamento attivo a 4Geeks Perks.
Configurazione integrazione (Opzionale): Per i servizi di corriere automatizzati, si consiglia un’integrazione attiva con un fornitore di logistica come Seempy.
Portafogli dipendenti attivi: Assicurati che i dipendenti abbiano attivato la loro 4Geeks Perks Card (fisica o digitale) per ricevere fondi.

Istruzioni passo-passo¶

Segui questi passaggi per impostare le indennità di spedizione e gestire le richieste di corriere.

Passaggio 1: Configura il modulo Spedizione e Logistica¶

Abilita i servizi specifici richiesti per la tua forza lavoro.

Accedi alla 4Geeks Console.
Vai alla dashboard 4Geeks Perks e seleziona Services & Modules.
Individua la sezione Integrated services.
Attiva Workstation delivery su “Attivo”. Ciò abilita flussi di lavoro specifici per l’invio e il recupero di beni aziendali.
Se desideri consentire l’utilizzo generale dell’ufficio postale, assicurati che anche le categorie Office supplies o spese generali siano attive.

Passaggio 2: Crea una politica di indennità “Ufficio postale”¶

Se vuoi dare ai dipendenti un budget per le loro esigenze di spedizione (ad es. invio di contratti per posta), imposta una politica di benefit specifica.

Vai a Benefits & Wallets.
Clicca su Create New Policy e chiamala “Indennità di spedizione mensile” o simile.
Imposta la Category su Office supplies o una categoria “Logistica” personalizzata, se disponibile.
Definisci l’Amount (ad es. $ 20/mese) e la Frequency.
Assegna la politica al relativo Eligibility Group (ad es. “Personale remoto”).

Passaggio 3: Collega le integrazioni logistiche¶

Per automatizzare la generazione e il tracciamento delle etichette, collega il tuo fornitore di spedizioni.

Vai alla scheda Integrations all’interno della dashboard Perks.
Seleziona Seempy (o il tuo partner di corriere locale preferito) dall’elenco.
Segui le istruzioni per autenticare e collegare il tuo account di spedizione aziendale.
Questa connessione consente alla piattaforma di generare automaticamente etichette di spedizione quando viene approvata una richiesta di “Workstation delivery”.

Passaggio 4: Definisci le restrizioni di utilizzo¶

Assicurati che l’indennità di spedizione venga utilizzata correttamente.

Nella tua nuova politica “Indennità di spedizione”, vai alla scheda Restrictions.
Limita l’utilizzo ai codici di categoria commerciante (MCC) associati ai servizi di corriere (ad es. FedEx, UPS, DHL, uffici postali locali).
Ciò impedisce che l’indennità di spedizione venga utilizzata presso commercianti non autorizzati, garantendo la conformità del budget tramite la 4Geeks Perks Card.

Casi d’uso comuni¶

Scenario 1: Restituzione dell’attrezzatura durante l’offboarding¶

Situazione: Uno sviluppatore remoto lascia l’azienda e deve restituire il laptop e il monitor.
Applicazione: Il responsabile HR avvia una richiesta di “Recupero risorse” nel modulo Workstation delivery. Grazie all’integrazione Seempy, viene generata automaticamente un’etichetta di spedizione prepagata e inviata via email all’ex dipendente.
Risultato: Il dipendente imballa semplicemente la scatola e la consegna. L’azienda traccia il pacco in tempo reale tramite la dashboard Perks fino al suo arrivo al deposito IT.

Scenario 2: Stipendio per l’invio di documenti¶

Situazione: Il team legale lavora da casa e ha spesso bisogno di inviare contratti fisici ai clienti.
Applicazione: L’amministratore imposta uno “Stipendio corriere” di $ 50/mese per l’Ufficio Legale.
Risultato: Gli avvocati utilizzano la loro 4Geeks Perks Card presso il loro ufficio postale locale per pagare la posta certificata. Il team finanziario vede una “Ripartizione mensile” consolidata di queste spese senza elaborare singoli rimborsi spese.

Risoluzione dei problemi¶

Problema 1: L’integrazione della spedizione non genera etichette¶

Causa: Le credenziali di integrazione per Seempy o per il tuo fornitore di corriere potrebbero essere scadute o avere fondi insufficienti.
Soluzione: Controlla lo stato di Integrations nelle impostazioni. Autentica nuovamente la connessione e assicurati che il tuo account di spedizione aziendale sia in regola.

Problema 2: Carta del dipendente rifiutata all’ufficio postale¶

Causa: L’ufficio postale specifico potrebbe utilizzare un codice commerciante generico “Servizio governativo” invece di “Corriere/Spedizione”.
Soluzione: Rivedi il motivo del rifiuto della transazione nella dashboard Real-time analytics. Potrebbe essere necessario modificare le restrizioni della politica per includere MCC più ampi o inserire nella whitelist quel fornitore specifico.

Problema 3: Errori di verifica dell’indirizzo¶

Causa: L’indirizzo del profilo del dipendente è incompleto o formattato in modo errato per il fornitore di spedizioni.
Soluzione: Assicurati che tutti i dipendenti aggiornino il loro “Indirizzo di spedizione” nel loro profilo durante l’onboarding. La convalida del sistema dovrebbe segnalare formati non validi prima che venga richiesta un’etichetta.

Conclusione¶

La configurazione dell’ufficio postale e dei vantaggi di spedizione con 4Geeks Perks colma il divario fisico nel lavoro a distanza. Combinando flussi di lavoro automatizzati di Workstation delivery con indennità flessibili della Perks Card, garantisci che la logistica fisica non diventi mai un collo di bottiglia per la produttività del tuo team digitale.

Risorse aggiuntive¶

4Geeks Console - Gestisci le politiche di spedizione e le integrazioni.
4Geeks Asset - Traccia l’inventario che stai spedendo.
4Geeks Talent - Trova personale per i tuoi team logistici o amministrativi.

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