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Come esportare i report mensili sulle spese per la contabilità

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Una rendicontazione finanziaria accurata è fondamentale per mantenere un’attività sana, garantire la conformità fiscale e semplificare i processi di chiusura di fine mese. La 4Geeks Console consente agli amministratori di generare ed esportare facilmente report completi sulle spese attraverso i moduli attivi, come 4Geeks Payroll e 4Geeks Payments.

Questa guida fornisce istruzioni dettagliate su come filtrare, generare ed esportare i dati mensili sulle spese da condividere con il team contabile o importare nel software finanziario esterno.

Prerequisiti

Prima di tentare di esportare i report, assicurati di soddisfare i seguenti requisiti:

  • Account attivo: Devi avere un account amministratore attivo sulla 4Geeks Console.
  • Autorizzazioni: Hai bisogno di diritti di accesso “Admin” o “Manager finanziario” per visualizzare dati finanziari sensibili.
  • Moduli attivi: Devi avere dati attivi in 4Geeks Payroll o 4Geeks Payments per il periodo di rendicontazione che desideri interrogare.

Istruzioni passo-passo

Segui questi passaggi per generare e scaricare i tuoi report mensili sulle spese.

Passaggio 1: Passare al modulo Report

  1. Accedi alla tua 4Geeks Console.
  2. Nella barra laterale della dashboard principale, clicca su Reports & Analytics.
  3. Seleziona Financial Reports dal menu a discesa.

Passaggio 2: Seleziona tipo di report

A seconda delle tue esigenze, potresti voler esportare i costi del personale, le commissioni di transazione o le spese operative generali.

  1. Individua il selettore Report Type.
  2. Scegli la categoria specifica di cui hai bisogno. Le opzioni comuni includono:
    • Payroll Summary: Per spese dettagliate relative a 4Geeks Payroll, inclusi stipendi, tasse e vantaggi.
    • Transaction Fees: Per i costi associati all’elaborazione dei pagamenti tramite 4Geeks Payments.
    • Perks Consumption: Per le spese relative ai vantaggi per i dipendenti gestiti tramite 4Geeks Perks.

Passaggio 3: Configura intervallo di date e filtri

Per creare un report mensile, è necessario definire l’intervallo di tempo specifico.

  1. Clicca sul selettore Date Range.
  2. Seleziona Last Month per una selezione automatizzata con un clic o scegli Custom Range per definire date di inizio e fine specifiche (ad es. 1 dicembre 2025 al 31 dicembre 2025).
  3. (Opzionale) Applica filtri aggiuntivi, come Department, Location o Cost Center, per perfezionare i dati per specifici codici contabili.

Passaggio 4: Genera ed esporta

Una volta impostati i parametri, puoi visualizzare in anteprima e scaricare il file.

  1. Clicca sul pulsante Generate Report per visualizzare un’anteprima dei dati sullo schermo.
  2. Rivedi il riepilogo per assicurarti che i totali corrispondano alle tue aspettative.
  3. Clicca sul pulsante Export nell’angolo in alto a destra.
  4. Seleziona il formato preferito:
    • CSV (.csv): Ideale per l’importazione in software di contabilità come QuickBooks o Xero.
    • Excel (.xlsx): Ideale per la manipolazione manuale e tabelle pivot.
    • PDF (.pdf): Ideale per condividere documenti finalizzati e di sola lettura con le parti interessate.

Casi d’uso comuni

Scenario 1: Riconciliazione delle buste paga mensili

  • Situazione: Il tuo team contabile deve registrare le voci di giornale per gli stipendi del mese scorso, comprese voci distinte per tasse e detrazioni 4Geeks Perks.
  • Applicazione: Esporti il Payroll Summary da 4Geeks Payroll come file CSV.
  • Risultato: Il file CSV consente al contabile di mappare le colonne direttamente nella contabilità generale, riducendo gli errori di immissione manuale dei dati e accelerando il processo di riconciliazione.

Scenario 2: Audit dei costi del progetto

  • Situazione: Stai utilizzando 4Geeks Teams per un progetto cliente specifico e devi segnalare le spese associate per quel centro di costo.
  • Applicazione: Nel filtro di reporting, selezioni il tag “Progetto” o “Dipartimento” specifico associato a quel cliente ed esporti i dati per il trimestre.
  • Risultato: Ricevi un report granulare che descrive in dettaglio solo i costi di manodopera e operativi pertinenti, garantendo una fatturazione accurata al cliente.

Risoluzione dei problemi

Problema 1: Il file esportato è vuoto

  • Causa: Potrebbero non esserci transazioni registrate per l’intervallo di date o i filtri selezionati.
  • Soluzione: Controlla due volte il Date Range per assicurarti che copra il periodo corretto. Cancella eventuali filtri specifici (come Dipartimento o Posizione) per vedere se i dati appaiono a livello globale.

Problema 2: Errore “Accesso negato”

  • Causa: Il tuo profilo utente non dispone delle autorizzazioni necessarie per visualizzare i dati finanziari.
  • Soluzione: Contatta l’amministratore della tua organizzazione per richiedere l’accesso come “Manager finanziario” all’interno della 4Geeks Console.

Problema 3: Problemi di formattazione dei dati in Excel

  • Causa: A volte i file CSV si aprono con una formattazione errata a seconda delle impostazioni locali della tua regione (ad es. formati di data o separatori di valuta).
  • Soluzione: Utilizza la funzione Testo in colonne in Excel per analizzare correttamente i dati o prova ad esportare direttamente come file .xlsx se l’opzione è disponibile, in quanto ciò preserva la formattazione.

Conclusione

L’esportazione di report mensili sulle spese è un processo semplice progettato per mantenere le tue operazioni finanziarie senza intoppi. Estraendo regolarmente dati da 4Geeks Payroll e 4Geeks Payments, garantisci trasparenza e conformità in tutta la tua organizzazione.

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