Come gestire i ruoli utente e le autorizzazioni in 4Geeks Perks

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Una gestione efficace del team si basa sul garantire che le persone giuste abbiano il giusto accesso alle risorse aziendali. 4Geeks Perks offre un sistema di Gestione centralizzata che consente agli amministratori di controllare chi può visualizzare analisi, gestire budget o semplicemente utilizzare i benefit per i dipendenti.

Configurando correttamente i ruoli utente e le autorizzazioni, garantisci la sicurezza dei dati del portafoglio aziendale, consentendo al contempo ai manager di gestire i propri team in modo indipendente. Questo articolo ti guida attraverso il processo di assegnazione dei ruoli, modifica delle autorizzazioni e comprensione dei livelli di accesso all’interno della piattaforma.

Prerequisiti¶

Per gestire i ruoli utente, assicurati di soddisfare i seguenti requisiti:

Accesso amministrativo: Devi disporre di un account “Admin” attivo sulla 4Geeks Console.
Abbonamento attivo: La tua organizzazione deve disporre di un abbonamento attivo a 4Geeks Perks.
Dati dipendente: I dipendenti devono essere già invitati o importati nel sistema. (Se non hai ancora aggiunto dipendenti, fai riferimento alla nostra guida sull’onboarding).

Comprendere i ruoli utente¶

Prima di assegnare le autorizzazioni, è importante comprendere la gerarchia disponibile all’interno di 4Geeks Perks. La piattaforma supporta in genere le seguenti strutture di ruolo per facilitare la Gestione centralizzata:

Amministratore: Ha pieno accesso a tutte le funzionalità, comprese fatturazione, allocazione globale del budget, Analisi in tempo reale e configurazioni di sistema.
Manager: Può gestire team specifici, approvare richieste di vantaggi e visualizzare report pertinenti al proprio dipartimento. Non è possibile modificare le impostazioni di fatturazione globali.
Dipendente/Utente: Il ruolo standard dell’utente finale. Possono accedere al Catalogo vantaggi, visualizzare il saldo del portafoglio personale e utilizzare la loro 4Geeks Perks Card.

Istruzioni passo-passo¶

Segui questi passaggi per modificare i ruoli utente e le autorizzazioni.

Passaggio 1: Accedi alla dashboard di amministrazione¶

Accedi al tuo account su 4Geeks Console.
Seleziona il modulo Perks dal menu di navigazione principale.
Clicca sull’icona dell’ingranaggio Settings o sulla scheda Team Management situata nella barra laterale.

Passaggio 2: Individua l’utente¶

Nella visualizzazione Team Management, vedrai un elenco di tutti gli utenti attivi.
Utilizza la barra di ricerca per trovare il dipendente specifico di cui desideri modificare il ruolo.
Clicca sul nome dell’utente o sul pulsante Edit (icona a forma di matita) accanto al suo profilo.

Passaggio 3: Assegna o modifica il ruolo¶

Nel modale del profilo utente, individua il menu a discesa Role o Permissions.
Seleziona il ruolo appropriato (ad es. Manager o Administrator) in base al livello di accesso richiesto.
Suggerimento: Se stai assegnando un ruolo “Manager”, assicurati di selezionare anche il dipartimento o il gruppo specifico che sono responsabili del monitoraggio.

Passaggio 4: Salva le modifiche¶

Rivedi le modifiche per garantire l’accuratezza.
Clicca sul pulsante Save o Update User.
Il sistema aggiornerà le autorizzazioni immediatamente. L’utente potrebbe dover aggiornare il browser o effettuare nuovamente l’accesso per visualizzare le nuove opzioni amministrative.

Casi d’uso comuni¶

Scenario 1: Delega della supervisione del budget¶

Situazione: La tua azienda sta crescendo e il direttore delle risorse umane ha bisogno di aiuto per gestire i benefit di trasporto. Applicazione: Promuovi un coordinatore logistico al ruolo di “Manager” all’interno di 4Geeks Perks. Risultato: Il coordinatore logistico può ora visualizzare report sull’utilizzo di Trasporto aziendale e Parcheggio per il proprio team specifico, senza avere accesso alle informazioni di fatturazione principali dell’azienda.

Scenario 2: Onboarding di un nuovo responsabile finanziario¶

Situazione: Un nuovo responsabile finanziario si unisce e deve analizzare le tendenze di consumo per ottimizzare i costi. Applicazione: Assegni il ruolo di “Amministratore” al nuovo assunto. Risultato: Ottengono accesso immediato a Report avanzati, consentendo loro di esaminare la Ripartizione mensile dei servizi forniti e Analisi in tempo reale per prendere decisioni di budget basate sui dati.

Risoluzione dei problemi¶

Problema 1: Un utente non riesce a vedere la scheda “Settings”¶

Causa: L’utente ha probabilmente il ruolo “Dipendente”, che limita l’accesso alle configurazioni amministrative.
Soluzione: Un amministratore esistente deve accedere alla 4Geeks Console e aggiornare il ruolo dell’utente ad “Amministratore” o “Manager”.

Problema 2: Le modifiche al ruolo non si riflettono¶

Causa: La memorizzazione nella cache del browser o i timeout della sessione possono ritardare gli aggiornamenti.
Soluzione: Chiedi all’utente di disconnettersi e riconnettersi a 4Geeks Perks. Se il problema persiste, svuota la cache del browser.

Problema 3: Impossibile eliminare un amministratore¶

Causa: I protocolli di sicurezza spesso impediscono a un’organizzazione di avere zero amministratori.
Soluzione: Assicurati che ci sia almeno un altro account amministratore attivo prima di tentare di rimuovere o declassare un amministratore esistente.

Conclusione¶

La corretta gestione dei ruoli utente in 4Geeks Perks è essenziale per mantenere un programma di benefit per i dipendenti sicuro ed efficiente. Sfruttando la Gestione centralizzata, puoi delegare le responsabilità in modo efficace mantenendo protetti i dati sensibili.

Per ulteriore assistenza con le configurazioni dell’account, contatta il nostro team di Supporto o visita il 4Geeks Help Center.

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