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Come gestire pagamenti falliti e strategie di sollecito in 4Geeks Payments

🤖 Spiega con l'intelligenza artificiale

I pagamenti falliti e l’abbandono involontario possono avere un impatto significativo sulle entrate per le aziende basate su abbonamento. 4Geeks Payments offre strumenti robusti per gestire le transazioni fallite attraverso strategie di sollecito (dunning) automatizzate. Configurando programmi di riprova intelligenti e flussi di lavoro di comunicazione, le aziende possono recuperare le entrate perse senza interventi manuali.

Questo articolo ti guida attraverso l’impostazione e la gestione delle strategie per i pagamenti falliti all’interno della piattaforma per massimizzare il successo delle transazioni e la fidelizzazione dei clienti.

Prerequisiti

Prima di configurare le tue strategie di sollecito, assicurati di quanto segue:

  • Account attivo: Devi avere un account amministratore attivo su 4Geeks Console.
  • Modulo abilitato: Il modulo 4Geeks Payments deve essere attivo.
  • Gateway di pagamento: Un gateway di pagamento valido deve essere collegato e configurato.
  • Autorizzazioni utente: Hai bisogno di ruoli “Admin” o “Finance Manager” per accedere alle impostazioni di fidelizzazione.

Come configurare Dunning e Smart Retries

Segui questi passaggi per impostare la logica di recupero automatizzata per i pagamenti falliti.

Passaggio 1: Accedi alle impostazioni di fidelizzazione

  1. Accedi alla 4Geeks Console.
  2. Vai al modulo Payments tramite la dashboard principale.
  3. Clicca sull’icona a ingranaggio Settings e seleziona la scheda Retention & Dunning.

Passaggio 2: Imposta Smart Retries

Invece di riprovare immediatamente una carta fallita, è efficace distanziare i tentativi. Ciò offre ai clienti il tempo di risolvere problemi come fondi insufficienti.

  1. Nella sezione Retry Schedule, attiva Smart Retries.
  2. Suggerimento: Questa funzione utilizza una logica basata sui dati per tentare addebiti in momenti ottimali in base al codice di errore di rifiuto.
  3. In alternativa, definisci un Custom Schedule:
  4. Tentativo 1: 1 giorno dopo il fallimento.
  5. Tentativo 2: 3 giorni dopo il fallimento.
  6. Tentativo 3: 7 giorni dopo il fallimento.
  7. Clicca su Save Schedule.

Passaggio 3: Automatizza le notifiche ai clienti

La comunicazione è fondamentale durante un processo di sollecito. Utilizza email automatizzate per invitare i clienti ad aggiornare le loro informazioni di fatturazione.

  1. Vai alla sottoscheda Notifications.
  2. Abilita l’attivatore Payment Failed Email.
  3. Personalizza il modello di email. Assicurati di includere la variabile dinamica {{update_payment_method}} per fornire un link diretto al cliente.
  4. Imposta i tempi di attivazione (ad es. “Immediatamente dopo il 1° fallimento”).

Passaggio 4: Definisci le azioni finali

Determina il risultato se tutti i tentativi di riprova non hanno successo.

  1. Scorri fino a Final Action.
  2. Seleziona un’opzione dal menu a discesa:
  3. Cancel Subscription: Revoca l’accesso immediatamente.
  4. Mark as Unpaid: Mantiene l’abbonamento ma contrassegna la fattura come non pagata (comune per B2B).
  5. Clicca su Save Changes per applicare la policy.

Casi d’uso comuni

Scenario 1: Rifiuti soft (Fondi insufficienti)

  • Situazione: Il rinnovo dell’abbonamento di un cliente fallisce perché il saldo del suo conto è basso.
  • Soluzione: 4Geeks Payments pianifica automaticamente un nuovo tentativo per 3 giorni dopo.
  • Risultato: Il secondo tentativo ha successo una volta che i fondi sono disponibili, prevenendo l’interruzione del servizio e risparmiando al tuo team il follow-up manuale.

Scenario 2: Rifiuti hard (Carta scaduta)

  • Situazione: Un pagamento ricorrente fallisce a causa di una carta di credito scaduta.
  • Soluzione: Il sistema invia immediatamente una notifica “Pagamento fallito” con un link sicuro per aggiornare i dettagli della carta.
  • Risultato: Il cliente aggiorna il proprio metodo di pagamento tramite il portale. Il sistema rileva l’aggiornamento ed elabora immediatamente l’addebito in sospeso.

Risoluzione dei problemi

Problema 1: I nuovi tentativi non si attivano come previsto

  • Causa: Le impostazioni specifiche del gateway potrebbero sovrascrivere le regole della piattaforma.
  • Soluzione: Controlla la configurazione del tuo gateway in 4Geeks Payments e assicurati che “Platform Management” abbia la priorità su “Gateway Default”.

Problema 2: I clienti non ricevono email di sollecito

  • Causa: Le email potrebbero essere contrassegnate come spam o le impostazioni SMTP potrebbero essere configurate in modo errato.
  • Soluzione: Verifica i record del tuo dominio (SPF/DKIM) nelle impostazioni generali. Consiglia ai clienti di controllare le loro cartelle spam o di inserire nella whitelist il tuo indirizzo di supporto.

Problema 3: L’abbonamento rimane attivo dopo i tentativi massimi

  • Causa: L’impostazione “Final Action” potrebbe essere impostata su “Do Nothing” invece che su “Cancel Subscription”.
  • Soluzione: Rivedi il Passaggio 4 nel processo di configurazione e conferma che Cancel Subscription sia selezionato.

Conclusione

Una gestione efficace del sollecito è essenziale per entrate ricorrenti sane. Sfruttando gli strumenti automatizzati in 4Geeks Payments, puoi ridurre l’abbandono involontario e concentrarti sulla crescita della tua azienda.

Per ulteriore assistenza o configurazione avanzata, visita il 4Geeks Help Center o esplora altri prodotti come 4Geeks Payroll per la gestione finanziaria integrata.