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Come importare in blocco i dati dei dipendenti in 4Geeks Perks

🤖 Spiega con l'intelligenza artificiale

Gestire in modo efficiente i benefit per i dipendenti inizia con l’avere i dati del tuo team organizzati e accessibili. 4Geeks Perks semplifica questo processo consentendo di importare in blocco le informazioni sui dipendenti. Invece di inserire manualmente i dati per ogni individuo, puoi caricare un singolo file per popolare il tuo sistema istantaneamente, garantendo che il tuo team abbia accesso immediato ai propri benefit e smart card ID.

Questo articolo ti guida attraverso il processo di preparazione dei tuoi dati e la loro corretta importazione nella piattaforma.

Prerequisiti

Prima di iniziare il processo di importazione, assicurati di avere quanto segue:

  • Accesso Admin: Devi disporre di un account amministratore attivo sulla 4Geeks Console con le autorizzazioni per gestire il modulo Perks.
  • Dati dipendente: Un foglio di calcolo (CSV o Excel) contenente i dettagli dei tuoi dipendenti. I campi essenziali includono in genere Nome, Cognome, Indirizzo email e ID dipendente.
  • Abbonamento Perks attivo: Assicurati che la tua organizzazione disponga di un abbonamento attivo a 4Geeks Perks.

Istruzioni passo-passo

Segui questi passaggi per importare in blocco i dati dei tuoi dipendenti in 4Geeks Perks.

Passaggio 1: Accedi alla dashboard Perks

  1. Accedi alla 4Geeks Console utilizzando le tue credenziali di amministratore.
  2. Dalla dashboard principale, individua e clicca sul modulo Perks.
  3. Vai alla scheda Employees o Team all’interno dell’interfaccia Perks.

Passaggio 2: Scarica il modello di importazione

Per garantire un’importazione corretta, i tuoi dati devono corrispondere al formato richiesto dal sistema.

  1. Clicca sul pulsante Add Employees, che si trova di solito nell’angolo in alto a destra.
  2. Seleziona Bulk Import dal menu a discesa.
  3. Nella finestra di importazione, clicca su Download Template. Questo ti fornirà un file CSV preformattato con le intestazioni corrette (ad es. first_name, last_name, email, employee_id, department).

Passaggio 3: Prepara i tuoi dati

  1. Apri il file modello scaricato.
  2. Popola le righe con i dati dei tuoi dipendenti.
    • Suggerimento: Assicurati che gli indirizzi email siano univoci per ogni utente.
    • Suggerimento: Se stai utilizzando la 4Geeks Perks Card (RFID), potresti vedere una colonna per card_id. Se non hai ancora assegnato carte fisiche, puoi lasciarlo vuoto o compilarlo in seguito.
  3. Salva il file in formato CSV.

Passaggio 4: Carica e mappa i dati

  1. Torna alla finestra Bulk Import nella 4Geeks Console.
  2. Clicca su Upload File e seleziona il tuo file CSV preparato.
  3. Il sistema visualizzerà una schermata di mappatura. Verifica che le colonne nel tuo file corrispondano ai campi in 4Geeks Perks (ad es. la tua colonna “Email” mappa al campo “Indirizzo email” del sistema).
  4. Se tutto sembra corretto, clicca su Confirm Mapping.

Passaggio 5: Finalizza l’importazione

  1. Rivedi la schermata di riepilogo, che mostrerà il numero di record da importare.
  2. Clicca su Import Now.
  3. Il sistema elaborerà il file. Riceverai un messaggio di conferma una volta completata l’importazione. I tuoi dipendenti appariranno ora nella dashboard Perks e, se configurato, riceveranno email di benvenuto per attivare i loro account.

Casi d’uso comuni

Onboarding di un nuovo dipartimento

Scenario: La tua azienda ha appena acquisito una piccola impresa e deve inserire immediatamente 50 nuovi dipendenti nel programma di benefit. Applicazione: Invece di digitare manualmente 50 profili, esporti i loro dati dal tuo sistema HR nel modello 4Geeks. Risultato: In pochi minuti, tutti i 50 dipendenti sono attivi su 4Geeks Perks, pronti ad accedere ai loro portafogli digitali e benefit senza ritardi amministrativi.

Aggiornamento delle allocazioni dei dipendenti

Scenario: All’inizio di un nuovo anno fiscale, devi aggiornare le allocazioni di punti per 200 dipendenti in base ai loro nuovi livelli di anzianità. Applicazione: Esegui un aggiornamento di importazione in blocco (spesso supportato selezionando una casella “Aggiorna record esistenti”) utilizzando gli ID dipendente come identificatore univoco. Risultato: I saldi vengono adeguati istantaneamente su tutta la linea, garantendo una distribuzione accurata dei benefit per il nuovo anno.

Risoluzione dei problemi

Problema 1: Errore “Formato file non valido”

  • Causa: Il file caricato non è un CSV o la codifica non è corretta.
  • Soluzione: Assicurati di salvare il foglio di calcolo specificamente come “CSV (delimitato da virgole)”. Evita di utilizzare caratteri speciali nel nome del file.

Problema 2: Indirizzi email duplicati

  • Causa: Il file di importazione contiene un indirizzo email che esiste già nel sistema.
  • Soluzione: Controlla il tuo file per duplicati. Se il dipendente esiste già, decidi se stai cercando di aggiornare il suo record (se supportato) o se si tratta di un errore. Rimuovi la riga duplicata e riprova.

Problema 3: Errori di mappatura dei dati

  • Causa: Il sistema non riesce a far corrispondere una colonna del tuo file a un campo nel database.
  • Soluzione: Durante il passaggio 4, assicurati di selezionare manualmente il campo di destinazione corretto per ciascuna colonna nel tuo CSV. Se una colonna non è necessaria (ad es. note interne), di solito puoi scegliere di “Ignorare” o “Saltare” quella colonna.

Conclusione

L’importazione in blocco è una funzionalità potente che consente di risparmiare tempo e ridurre gli errori durante la gestione di grandi team. Seguendo questi passaggi, puoi garantire un’esperienza di onboarding fluida per la tua forza lavoro, garantendo loro un rapido accesso ai benefit benessere, ristorazione e trasporto gestiti tramite 4Geeks Perks.

Per ulteriore assistenza, visita il Help Center o esplora le integrazioni con 4Geeks Talent per automatizzare la sincronizzazione dei dati tra le tue piattaforme di assunzione e benefit.