Vai al contenuto

Come impostare i flussi di lavoro di approvazione per richieste di vantaggi di alto valore in 4Geeks Perks

🤖 Spiega con l'intelligenza artificiale

Gestire i benefit per i dipendenti in modo efficiente richiede un equilibrio tra responsabilizzare il team e mantenere il controllo del budget. 4Geeks Perks consente alle organizzazioni di offrire un portafoglio personalizzato e un sistema di carte per i benefit dei dipendenti. Tuttavia, per spese significative, come aggiornamenti premium delle postazioni di lavoro o grandi riscatti di punti, è essenziale una supervisione automatizzata.

Configurando i flussi di lavoro di approvazione, puoi garantire che le richieste di alto valore vengano esaminate dai manager o dagli amministratori appropriati prima che i fondi vengano rilasciati o gli articoli vengano spediti. Questo articolo ti guida attraverso l’impostazione di queste reti di sicurezza per mantenere la conformità finanziaria senza rallentare i tuoi sforzi di coinvolgimento dei dipendenti.

Prerequisiti

Prima di configurare i flussi di lavoro di approvazione, assicurati che siano soddisfatti i seguenti requisiti:

  • Accesso Admin: Devi disporre di autorizzazioni di Amministratore o Finance Manager sulla 4Geeks Console.
  • Abbonamento Perks attivo: La tua organizzazione deve avere un abbonamento attivo a 4Geeks Perks.
  • Gerarchia definita: La struttura del tuo team (manager e riporti diretti) deve essere configurata correttamente nella sezione di gestione utenti per indirizzare le approvazioni in modo dinamico.

Istruzioni passo-passo

Segui questi passaggi per creare un sistema di approvazione basato su regole per soglie di spesa o categorie specifiche.

Passaggio 1: Accedi alla dashboard di gestione Perks

  1. Accedi alla 4Geeks Console utilizzando le tue credenziali di amministratore.
  2. Vai al modulo Perks dal menu principale dell’applicazione.
  3. Clicca sull’icona dell’ingranaggio Settings situata nella barra laterale e seleziona Policies & Workflows.

Passaggio 2: Crea una nuova regola di approvazione

Ora definirai cosa costituisce una richiesta di “alto valore” che attiva il flusso di lavoro.

  1. Clicca sul pulsante + New Workflow.
  2. Dai un nome alla politica: Dai un nome chiaro, come “Approvazione riscatto di alto valore > $ 500”.
  3. Imposta la condizione di attivazione:
    • Per importo: Seleziona “Valore transazione” e imposta l’operatore su “Maggiore di”. Inserisci l’importo della soglia (ad es. 500 Punti o $ 500 USD).
    • Per categoria: In alternativa, puoi attivare le approvazioni per categorie specifiche, come “Workstation Delivery” o “Corporate Transportation”.

Passaggio 3: Assegna approvatori

Decidi chi deve approvare queste richieste. 4Geeks Perks consente un instradamento flessibile.

  1. Nella sezione Routing, seleziona il tipo di approvatore:
    • Line Manager: Instrada la richiesta al supervisore diretto del dipendente definito nel suo profilo.
    • Specific User: Instrada tutte le richieste a un responsabile finanziario o amministratore HR dedicato.
    • Team Lead: Instrada al leader associato al dipartimento specifico.
  2. Approvazione multilivello (Opzionale): Clicca su Add Approval Step se richiedi una seconda approvazione (ad es. prima il Line Manager, poi il Direttore Finanziario) per articoli di valore estremamente elevato.

Passaggio 4: Configura notifiche e azioni di timeout

Assicurati che le parti interessate vengano informate immediatamente per evitare colli di bottiglia.

  1. Notifiche: Abilita le notifiche via email e in-app sia per il Richiedente (per sapere che la sua richiesta è in sospeso) sia per l’Approvatore (per sapere che è richiesta un’azione).
  2. Auto-Rifiuto/Approvazione: Definisci cosa succede se una richiesta viene ignorata per un determinato periodo (ad es. 72 ore). È buona norma impostare questo su Auto-Reject per articoli di alto valore per proteggere il budget.
  3. Clicca su Publish Workflow per rendere la regola attiva immediatamente.

Casi d’uso comuni

Scenario 1: Controllo delle spese hardware

Situazione: Un dipendente richiede una nuova scrivania in piedi e una sedia ergonomica tramite il servizio “Consegna postazione di lavoro” nel catalogo 4Geeks Perks. Il costo totale è di 1.200 punti.

Applicazione: Hai impostato un flusso di lavoro che si attiva per qualsiasi richiesta “Forniture per ufficio” o “Hardware” superiore a 500 punti.

Risultato: La richiesta non viene elaborata immediatamente. Invece, lo stato “In attesa di approvazione” appare nel portafoglio del dipendente. L’Office Manager riceve un’email, esamina la disponibilità del budget e clicca su “Approva”. L’ordine viene elaborato e detratto dal saldo aziendale solo dopo questo clic.

Scenario 2: Corsi di formazione Premium

Situazione: Uno sviluppatore vuole utilizzare la propria indennità di istruzione per acquistare un costoso corso di certificazione elencato nel catalogo Premium.

Applicazione: È in vigore una politica che richiede l’approvazione per qualsiasi transazione classificata come “Formazione” che superi lo stipendio mensile standard.

Risultato: La richiesta viene inoltrata al CTO. Il CTO verifica che la certificazione sia in linea con il percorso di crescita del dipendente prima di approvare la spesa, garantendo l’allineamento strategico dei fondi 4Geeks Perks.

Risoluzione dei problemi

Problema 1: Gli approvatori non ricevono notifiche email

  • Causa: Le email potrebbero essere bloccate dai filtri antispam o l’indirizzo email dell’utente non è corretto nel sistema.
  • Soluzione: Verifica l’indirizzo email nella sezione User Management della 4Geeks Console. Consiglia agli approvatori di inserire nella whitelist il dominio no-reply@4geeks.io.

Problema 2: Il flusso di lavoro non si attiva per articoli di alto valore

  • Causa: Conflitti di priorità delle politiche. Se disponi di più flussi di lavoro, una regola “Approvazione automatica” più ampia potrebbe avere la precedenza sulla tua regola “Alto valore” specifica.
  • Soluzione: Nell’elenco Policies & Workflows, trascina il tuo flusso di lavoro “Alto valore” in cima all’elenco per assicurarti che venga valutato per primo dalla logica di sistema.

Problema 3: I manager non riescono a vedere il pulsante “Approve”

  • Causa: Autorizzazioni insufficienti. Il manager potrebbe essere elencato come utente standard anziché come amministratore o approvatore.
  • Soluzione: Vai a Roles & Permissions e assicurati che l’utente abbia il ruolo “Perks Manager” assegnato al proprio profilo.

Conclusione

L’impostazione dei flussi di lavoro di approvazione in 4Geeks Perks funge da salvaguardia fondamentale per le risorse della tua azienda. Ti consente di offrire vantaggi generosi e articoli premium, come la ricarica di auto elettriche o attrezzature per ufficio di fascia alta, senza perdere il controllo delle tue spese. Seguendo questi passaggi, crei un ambiente di benefit trasparente, conforme ed efficiente.

Per ulteriore assistenza con la configurazione di flussi di lavoro multilivello complessi, contatta il nostro team di supporto o esplora altre guide nel 4Geeks Help Center.

Risorse aggiuntive