Come impostare un programma di sussidi pasto con 4Geeks Perks

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I programmi per i pasti dei dipendenti sono un modo comprovato per aumentare il morale, migliorare la produttività e promuovere una cultura aziendale positiva. Con 4Geeks Perks, l’impostazione di un programma di sussidi pasto flessibile e automatizzato è semplice. La piattaforma ti consente di allocare fondi ai portafogli dei dipendenti, che possono utilizzare presso ristoranti verificati, mense o distributori automatici utilizzando la loro 4Geeks Perks Card o app mobile.

Questa guida fornisce una procedura dettagliata sulla configurazione di un programma di sussidi pasto, sulla gestione delle allocazioni di budget e sul monitoraggio dell’utilizzo tramite analisi in tempo reale.

Prerequisiti¶

Prima di lanciare il tuo programma di sussidi pasto, assicurati che siano soddisfatti i seguenti requisiti:

Account attivo: Devi disporre di un account amministratore sulla 4Geeks Console.
Attivazione prodotto: Il modulo 4Geeks Perks deve essere abilitato per la tua organizzazione.
Iscrizione dipendenti: I dipendenti devono essere inseriti nel sistema e aver ricevuto una 4Geeks Perks Card o aver installato l’app mobile.
Autorizzazioni: Sono necessarie le autorizzazioni “HR Manager” o “Benefits Administrator” per configurare i portafogli e le regole di spesa.

Istruzioni passo-passo¶

Segui questi passaggi per creare e lanciare il tuo programma di sussidi pasto.

Passaggio 1: Crea un portafoglio pasti dedicato¶

Il primo passo consiste nello stabilire un “portafoglio” o una categoria di fondi specifica all’interno del sistema dedicata esclusivamente alle spese per cibo e bevande.

Accedi alla 4Geeks Console.
Vai al modulo Perks.
Seleziona Wallet Management dal menu laterale.
Clicca su Create New Wallet.
Assegna un nome al portafoglio (ad es. “Sussidio pranzo giornaliero” o “Indennità pasto”).
Imposta la Category su “Food & Beverage” o “Dining”. Ciò garantisce che i fondi siano limitati ai commercianti pertinenti.

Passaggio 2: Definisci regole e limiti di sussidio¶

Successivamente, definirai quanti soldi ricevono i dipendenti e quando.

All’interno del portafoglio appena creato, vai a Allocation Rules.
Imposta la Recurrence:
- Daily: Ideale per gli stipendi giornalieri per il pranzo (ad es. $ 15/giorno). Nota: puoi impostare la scadenza dei fondi non utilizzati alla fine della giornata o il riporto.
- Monthly: Meglio per budget per i pasti flessibili (ad es. $ 300/mese).
Definisci l’Amount per dipendente. Puoi creare diversi livelli (ad es. Senior Staff vs. Stagisti) se necessario.
Restrizioni di utilizzo: In “Merchant Restrictions”, verifica che la categoria consenta transazioni solo presso ristoranti, mense, distributori automatici o app di consegna (come quelle integrate con 4Geeks Perks).

Passaggio 3: Configura i servizi integrati (Opzionale)¶

Se il tuo ufficio dispone di servizi in loco, collegali al programma per un’esperienza senza intoppi.

Vai a Integrations o On-site Services.
Distribuzione automatica e caffè: Se disponi di distributori automatici compatibili con 4Geeks o stazioni di caffè premium, abilitali qui. Ciò consente ai dipendenti di toccare il badge o scansionare un codice QR per pagare utilizzando il sussidio pasto.
Catering aziendale: Se utilizzi trasporti aziendali o partner di catering specifici, assicurati che siano inseriti nella whitelist per il portafoglio pasti.

Passaggio 4: Iscrivi i dipendenti e lancia¶

Una volta costruita la struttura, devi assegnarla alla tua forza lavoro.

Vai alla scheda Employees all’interno del modulo Perks.
Seleziona i dipendenti che desideri iscrivere. Puoi filtrare per dipartimento (ad es. “Team vendite”, “Personale della sede centrale”).
Clicca su Assign Wallet e seleziona il tuo portafoglio “Indennità pasto”.
Notifica ai dipendenti: Utilizza la funzione “Invia notifica” per inviare un’email ai dipendenti in merito al loro nuovo vantaggio. L’email includerà istruzioni su come controllare il saldo tramite l’app 4Geeks Perks o Smart ID.

Casi d’uso comuni¶

Scenario 1: Il pranzo giornaliero “O lo usi o lo perdi”¶

Situazione: Un’azienda vuole incoraggiare i dipendenti a fare una pausa pranzo adeguata ma non vuole che i fondi inutilizzati si accumulino in una grande passività di pagamento.
Configurazione: Il responsabile HR imposta un portafoglio “Pranzo giornaliero” con un limite giornaliero di $ 20. L’impostazione “Expiration” è impostata su “End of Day”.
Risultato: I dipendenti acquistano il pranzo utilizzando la loro 4Geeks Perks Card. Se un dipendente è fuori ufficio o porta il pranzo, i $ 20 si azzerano il giorno successivo, mantenendo i costi prevedibili per l’azienda.

Scenario 2: Flessibilità del lavoro ibrido¶

Situazione: Un team distribuito lavora da casa 3 giorni a settimana e in ufficio 2 giorni.
Configurazione: Viene assegnato uno “Stipendio per i pasti” mensile di $ 200. Il portafoglio funziona nei ristoranti locali vicino all’ufficio e nelle principali app di consegna (come Uber Eats o DoorDash).
Risultato: I dipendenti possono ordinare la consegna quando lavorano da casa o uscire con i colleghi quando sono in ufficio, massimizzando il valore percepito del vantaggio indipendentemente dalla loro posizione.

Risoluzione dei problemi¶

Problema 1: Transazione rifiutata in un ristorante¶

Causa: Il commerciante potrebbe essere classificato in modo errato dalla rete di pagamento (ad es. come “Bar” invece di “Ristorante”) o il portafoglio non ha fondi sufficienti.
Soluzione: Controlla il motivo specifico dell’errore della transazione nella scheda Analytics. Se il problema è la categoria del commerciante, puoi inserire manualmente nella whitelist quell’ID fornitore specifico nelle impostazioni del portafoglio.

Problema 2: I fondi non si aggiornano¶

Causa: Le impostazioni di “Recurrence” potrebbero essere configurate in modo errato (ad es. impostate su “Una tantum” invece di “Mensile”).
Soluzione: Rivedi le Allocation Rules nel passaggio 2. Assicurati che l’interruttore “Recurring” sia attivo e che sia selezionato il fuso orario corretto per il trigger di ripristino.

Problema 3: Il dipendente non riesce a vedere il saldo¶

Causa: Il dipendente potrebbe non aver attivato il proprio account o non aver installato l’ultima versione dell’app.
Soluzione: Indirizza il dipendente ad accedere alla 4Geeks Console o ad aggiornare la propria applicazione mobile. Verifica che il loro stato sia “Attivo” nella scheda Dipendenti.

Conclusione¶

L’impostazione di un programma di sussidi pasto con 4Geeks Perks trasforma una semplice transazione finanziaria in uno strumento di coinvolgimento quotidiano. Automatizzando la distribuzione dei fondi e sfruttando restrizioni intelligenti, garantisci la conformità offrendo ai dipendenti la flessibilità che desiderano.

Pronto ad espandere ulteriormente i vantaggi per i tuoi dipendenti? Esplora altre funzionalità come programmi benessere e sussidi per il trasporto nel 4Geeks Help Center.

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