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Come integrare 4Geeks Perks con il tuo software HR esistente

🤖 Spiega con l'intelligenza artificiale

La gestione manuale dei benefit per i dipendenti su diversi fogli di calcolo e sistemi richiede tempo ed è soggetta a errori. Integrando 4Geeks Perks con il tuo sistema informativo delle risorse umane (HRIS) o software di gestione stipendi esistente, puoi automatizzare la gestione degli utenti, garantire un’idoneità ai benefit accurata e semplificare il processo di onboarding.

Questo articolo ti guida nella connessione del tuo software HR con 4Geeks Perks, consentendo una sincronizzazione dei dati senza interruzioni e riducendo il sovraccarico amministrativo.

Prerequisiti

Prima di iniziare il processo di integrazione, assicurati di soddisfare i seguenti requisiti:

  • Piano Premium attivo: L’integrazione del sistema HR è disponibile nel piano Premium. Assicurati che il tuo account sia aggiornato.
  • Accesso Admin: Devi disporre di privilegi di amministratore sia sulla 4Geeks Console che sul tuo HRIS di destinazione (ad es. Microsoft Entra ID, Workday, BambooHR).
  • Credenziali API: Se utilizzi un’integrazione personalizzata, avrai bisogno delle tue chiavi API univoche (Test e Live) dalla sezione Settings > API Keys della console.

Metodi di integrazione

Esistono due modi principali per integrare i tuoi sistemi HR con 4Geeks Perks:

  1. SSO nativo e sincronizzazione directory: Ideale per le organizzazioni che utilizzano i principali provider di identità come Microsoft Entra ID (precedentemente Azure AD) per gestire l’accesso e l’identità dei dipendenti.
  2. Integrazione API personalizzata: Ideale per sistemi HR su misura o quando è necessaria una logica di sincronizzazione specifica e complessa utilizzando l’API personalizzata 4Geeks.

Metodo 1: Connessione tramite Microsoft Entra ID (SSO)

La connessione del tuo provider di identità è il modo più rapido per sincronizzare la tua forza lavoro.

Passaggio 1: Accedi alle impostazioni di integrazione

  1. Accedi alla 4Geeks Console.
  2. Vai al modulo Perks.
  3. Clicca su Settings nella barra laterale e seleziona Integrations.

Passaggio 2: Autorizza la connessione

  1. Individua Microsoft Entra ID (o il tuo provider specifico) nell’elenco delle integrazioni disponibili.
  2. Clicca su Connect. Verrai reindirizzato alla pagina di accesso Microsoft.
  3. Accedi con le credenziali amministratore della tua organizzazione e concedi a 4Geeks Perks l’autorizzazione a leggere i dati della directory (utenti e gruppi).

Passaggio 3: Configura le regole di sincronizzazione

Una volta connesso, configura il flusso di dati tra i sistemi: * Provisioning utenti: Abilita “Auto-Create Users” per generare automaticamente un portafoglio 4Geeks Perks per i nuovi dipendenti aggiunti al tuo sistema HR. * De-provisioning: Abilita “Auto-Archive Users” per revocare istantaneamente l’accesso ai benefit quando un dipendente lascia l’azienda, proteggendo il tuo budget.

Metodo 2: Utilizzo dell’API personalizzata

Per flussi di lavoro unici, puoi utilizzare l’API 4Geeks per gestire programmaticamente i dipendenti e i loro benefit.

Passaggio 1: Genera chiavi API

  1. Vai a 4Geeks Console > Settings > API Keys.
  2. Copia la tua Live Key (inizia con sk_live_). Attenzione: Non condividere mai questa chiave pubblicamente.

Passaggio 2: Implementa la sincronizzazione utenti

Usa il tuo team di sviluppo o 4Geeks Teams per creare un connettore che chiami l’API 4Geeks. Interagirai principalmente con gli endpoint Users per creare, aggiornare o disattivare i dipendenti in base ai trigger dal tuo software HR.

  • Endpoint: POST /v1/users/
  • Esempio di payload: 
    {
  "email": "employee@company.com",
  "first_name": "Jane",
  "last_name": "Doe",
  "role": "employee",
  "status": "active"
}

Passaggio 3: Testa l’integrazione

Usa la tua chiave di test (sk_test_) per simulare l’onboarding dei dipendenti senza influire sui dati reali. Assicurati che la creazione di un utente nella tua sandbox HR attivi correttamente la creazione di un utente nell’ambiente sandbox di 4Geeks Perks.

Casi d’uso comuni

Scenario 1: Onboarding automatizzato

Situazione: Un’azienda tecnologica in forte crescita assume 10 nuovi sviluppatori ogni mese. Creare manualmente portafogli di benefit per ciascuno è noioso. Soluzione: Integrandosi con il proprio HRIS, non appena un nuovo assunto viene contrassegnato come “Attivo” nel sistema HR, 4Geeks Perks crea automaticamente il suo profilo e gli assegna il pacchetto di benefit standard “New Hire”. Risultato: Il nuovo dipendente riceve la sua 4Geeks Perks Card digitale via email il primo giorno senza intervento manuale delle risorse umane.

Scenario 2: Offboarding istantaneo

Situazione: Un dipendente si dimette e le risorse umane dimenticano di cancellare la sua carta perks, portando a spese non autorizzate per i pasti dopo la partenza. Soluzione: Con l’integrazione abilitata, contrassegnare il dipendente come “Terminato” nel sistema HR attiva un aggiornamento immediato dello stato in 4Geeks Perks. Risultato: Il portafoglio del dipendente viene congelato istantaneamente, impedendo qualsiasi utilizzo post-impiego e risparmiando sui costi.

Risoluzione dei problemi

Problema 1: I dati dei dipendenti non si sincronizzano

  • Causa: L’intervallo di sincronizzazione potrebbe non essere immediato (alcuni sistemi si sincronizzano ogni 24 ore) o le autorizzazioni sono state revocate.
  • Soluzione: Controlla il timestamp “Last Sync” nelle impostazioni di integrazione. Spesso puoi forzare un’azione “Sync Now”. Se fallisce, verifica che l’applicazione 4Geeks disponga ancora delle autorizzazioni di “Lettura” nel tuo HRIS.

Problema 2: Errore “User already exists”

  • Causa: Hai creato manualmente un utente in 4Geeks Perks prima che l’integrazione tentasse di importarlo.
  • Soluzione: Il sistema solitamente corrisponde per indirizzo email. Assicurati che l’email nel tuo sistema HR corrisponda a quella creata manualmente. Se il problema persiste, contatta l’assistenza per unire i record.

Problema 3: I nuovi assunti non ricevono l’email della Perks Card

  • Causa: Il profilo utente è stato creato ma il trigger “Welcome Email” potrebbe essere disabilitato.
  • Soluzione: Nella 4Geeks Console, vai a Perks > Settings > Notifications e assicurati che l’email “New User Welcome” sia attiva.

Conclusione

L’integrazione di 4Geeks Perks con il tuo software HR trasforma la gestione dei benefit da un lavoro manuale in un vantaggio strategico e automatizzato. Garantendo l’accuratezza e la tempestività dei dati, migliori l’esperienza dei dipendenti salvaguardando al contempo le risorse aziendali.

Hai bisogno di aiuto con un’integrazione complessa? * Esplora: 4Geeks Documentation per i riferimenti API. * Contatta: Contatta il nostro Team di supporto per assistenza guidata all’implementazione.