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Come offrire l'accesso allo spazio di coworking come vantaggio per il lavoro da remoto con 4Geeks Perks

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Poiché i modelli di lavoro da remoto e ibridi diventano lo standard, i dipendenti apprezzano sempre più la possibilità di lavorare in ambienti professionali al di fuori delle proprie case. Offrire l’accesso allo spazio di coworking come vantaggio può aumentare significativamente la produttività, fornendo uno spazio di lavoro dedicato per una concentrazione profonda o la collaborazione del team. Con 4Geeks Perks, puoi gestire facilmente questo vantaggio allocando fondi specificamente per abbonamenti di coworking o pass giornalieri, offrendo al tuo team la flessibilità di scegliere dove lavorare meglio.

Questa guida descrive in dettaglio come impostare un’indennità di coworking, configurare le restrizioni di spesa e monitorare l’utilizzo per garantire che la tua strategia di lavoro da remoto sia efficace ed economica.

Prerequisiti

Per implementare un vantaggio per lo spazio di coworking, assicurati che siano presenti:

  • Accesso Admin: Devi disporre di un account amministratore sulla 4Geeks Console.
  • Modulo Perks attivo: Il modulo 4Geeks Perks deve essere abilitato per la tua organizzazione.
  • Iscrizione dipendenti: I membri del team devono avere account attivi e accesso all’app mobile o alla carta RFID 4Geeks Perks.

Istruzioni passo-passo

Segui questi passaggi per creare e gestire un’indennità per lo spazio di coworking per il tuo team.

Passaggio 1: Crea un portafoglio “Spazio di lavoro”

Crea un portafoglio dedicato per separare i fondi di coworking da altri stipendi come pasti o benessere.

  1. Accedi alla 4Geeks Console.
  2. Vai al modulo Perks e seleziona Wallet Management.
  3. Clicca su Create New Wallet.
  4. Dai un nome al portafoglio: Usa un nome chiaro come “Pass Coworking”, “Stipendio ufficio remoto” o “Indennità spazio di lavoro”.
  5. Seleziona categoria: Scegli Office Supplies & Workspace o una categoria simile. Ciò garantisce una reportistica accurata e consente di limitare la spesa ai fornitori pertinenti.

Passaggio 2: Definisci le regole di allocazione

Determina il budget e la frequenza per il vantaggio di coworking.

  1. Vai alla scheda Allocation Rules all’interno del tuo nuovo portafoglio.
  2. Imposta ricorrenza:
    • Monthly: Ideale per abbonamenti in corso (ad es. $ 300/mese per una scrivania condivisa).
    • One-Time: Utile per pass giornalieri occasionali o riunioni di team specifiche.
  3. Imposta limiti: Definisci il tetto monetario per dipendente.
  4. Politica di scadenza: Decidi se i fondi non utilizzati scadono alla fine del mese. Per gli abbonamenti di coworking, un modello “o lo usi o lo perdi” si allinea spesso ai cicli di fatturazione mensili.

Passaggio 3: Configura le restrizioni commerciali

Assicurati che i fondi vengano utilizzati esclusivamente per spazi di coworking.

  1. Vai a Merchant Restrictions.
  2. Inserisci i fornitori nella whitelist: Puoi limitare le transazioni a specifiche catene di coworking importanti (ad es. WeWork, Regus) o hub locali.
  3. Restrizioni di categoria: In alternativa, limita la spesa alle categorie commerciali “Agenti immobiliari e gestori - Affitti” o “Servizi alle imprese” per coprire una gamma più ampia di spazi indipendenti.
  4. Blocca categorie non conformi: Assicurati che categorie come “Vendita al dettaglio” o “Ristorazione” siano bloccate per questo portafoglio specifico per prevenire usi impropri.

Passaggio 4: Assegna e notifica

Distribuisci il vantaggio ai tuoi dipendenti remoti o ibridi.

  1. Vai alla scheda Employees.
  2. Filtra per Location o Department (ad es. “Personale remoto”) e assegna il portafoglio.
  3. Invia notifica: Informa i dipendenti via email o tramite l’app. Spiega che possono utilizzare la loro carta 4Geeks Perks per pagare direttamente nello spazio di coworking o collegare la carta a un’app di abbonamento per la fatturazione ricorrente.

Casi d’uso comuni

Scenario 1: La “Hot Desk” ibrida

  • Situazione: Un’azienda ha una politica “lavora da qualsiasi luogo” ma vuole supportare i dipendenti che hanno bisogno di una pausa dal loro ufficio a casa.
  • Configurazione: Un portafoglio mensile “Flex Desk” di $ 200 viene assegnato a tutti i dipendenti remoti. Il portafoglio è limitato ai fornitori di coworking riconosciuti.
  • Risultato: I dipendenti utilizzano la loro indennità per prenotare pass giornalieri presso hub locali ogni volta che hanno bisogno di un ambiente professionale, senza dover presentare note spese.

Scenario 2: Hub regionali del team

  • Situazione: Un team distribuito vuole incontrarsi una volta alla settimana in una città specifica.
  • Configurazione: Il manager assegna un portafoglio “Team Day” ai dipendenti in quella regione.
  • Risultato: Il team utilizza i fondi collettivi per affittare una sala riunioni o un ufficio privato per la giornata in uno spazio di coworking locale, favorendo la collaborazione e il legame del team.

Risoluzione dei problemi

Problema 1: Pagamento rifiutato per “Commerciante non autorizzato”

  • Causa: Gli spazi di coworking più piccoli e indipendenti potrebbero essere classificati in modo diverso dai processori di pagamento (ad es. come “Consulenza” o “Istruzione”).
  • Soluzione: Controlla i dettagli della transazione nella scheda Analytics. Inserisci manualmente nella whitelist l’ID fornitore specifico per consentire pagamenti futuri.

Problema 2: Abbonamento ricorrente non riuscito

  • Causa: Se il saldo del portafoglio è insufficiente al momento dell’addebito del rinnovo automatico, la transazione verrà rifiutata.
  • Soluzione: Consiglia ai dipendenti di allineare la data di fatturazione dell’abbonamento con la data di ricarica del portafoglio (ad es. il 1° del mese). Considera di aggiungere un piccolo margine all’allocazione se le tasse o le commissioni variano.

Conclusione

Offrire l’accesso al coworking tramite 4Geeks Perks offre al tuo team scelta e flessibilità mantenendo il budget sotto controllo. Automatizzando l’erogazione e la restrizione dei fondi, offri un vantaggio di alto valore che supporta la produttività e l’equilibrio tra lavoro e vita privata senza oneri amministrativi.

Per ulteriori approfondimenti sulla gestione dei team remoti e dei vantaggi, esplora le risorse di 4Geeks Talent o contatta l’assistenza all’indirizzo 4geeks.io/contact.