Vai al contenuto

Come offrire posti auto aziendali con 4Geeks Perks

🤖 Spiega con l'intelligenza artificiale

Il parcheggio è uno dei vantaggi più apprezzati ma difficili da gestire in un ambiente aziendale. 4Geeks Perks semplifica tutto ciò attraverso il suo Parking module dedicato, che si integra con piattaforme come Parso per digitalizzare l’intera esperienza.

Invece di gestire pass fisici o fogli di calcolo, gli amministratori possono supervisionare l’inventario, automatizzare il controllo degli accessi e offrire opzioni di prenotazione flessibili direttamente dalla dashboard. Questo sistema sostituisce i permessi fisici con quelli digitali, garantisce la disponibilità e riduce lo stress del tragitto mattutino. Questa guida spiega come configurare e offrire posti auto aziendali ai tuoi dipendenti.

Prerequisiti

Prima di configurare i vantaggi di parcheggio, assicurati di soddisfare i seguenti requisiti:

  • Account Admin attivo: Devi disporre di accesso amministrativo alla 4Geeks Console.
  • 4Geeks Perks abilitato: La tua organizzazione deve avere un abbonamento attivo. Il Parking module è disponibile sia nei piani gratuiti che premium.
  • Integrazione Parso (Consigliata): Per l’accesso automatizzato al cancello e la disponibilità in tempo reale, è vivamente consigliata un’integrazione attiva con Parso.

Istruzioni passo-passo

Segui questi passaggi per impostare la tua politica di parcheggio aziendale e abilitare l’accesso per la tua forza lavoro.

Passaggio 1: Abilita il modulo Parking

  1. Accedi alla 4Geeks Console.
  2. Vai alla dashboard 4Geeks Perks e seleziona Services & Modules.
  3. Individua il modulo Parking e attivalo su Active.
  4. Se utilizzi Parso per il controllo degli accessi, vai alla scheda Integrations e segui le istruzioni per collegare il tuo account. Questo sincronizza il tuo inventario fisico dei parcheggi con la piattaforma digitale.

Passaggio 2: Definisci l’inventario dei parcheggi e le zone

Organizza i tuoi posti disponibili in modo che corrispondano al layout della tua struttura.

  1. Nelle impostazioni del modulo Parking, vai a Inventory Management.
  2. Crea Zones (ad es. “Seminterrato Livello 1”, “Lotto visitatori”, “Area dirigenti”).
  3. Definisci il numero di posti disponibili per zona. Se utilizzi l’integrazione Parso, questi dati potrebbero compilarsi automaticamente in base ai dati dei sensori in tempo reale.

Passaggio 3: Imposta le regole di allocazione e idoneità

Decidi come i dipendenti possono accedere a questi posti: tramite assegnazione, prenotazione o in base all’ordine di arrivo.

  1. Vai alla sezione Eligibility.
  2. Crea Access Groups (ad es. “Pendolari giornalieri”, “Personale ibrido”, “Dirigenti”).
  3. Assegna regole specifiche a ciascun gruppo:
    • Assegnazione fissa: Garantisce un posto permanente (ideale per i dirigenti).
    • Basato su prenotazione: Consente ai dipendenti di prenotare un posto in anticipo (ideale per i lavoratori ibridi).
    • Basato su richiesta: Richiede l’approvazione dell’amministratore per ogni prenotazione.

Passaggio 4: Configura i permessi digitali

Sostituisci i tag fisici con l’accesso digitale.

  1. Vai a Access Control.
  2. Abilita Digital Parking Permits. Questo genera un codice QR o un ID digitale all’interno dell’app mobile 4Geeks Perks per i dipendenti idonei.
  3. Se la tua struttura lo supporta, abilita License Plate Recognition (LPR) in modo che i cancelli si aprano automaticamente all’arrivo di un veicolo autorizzato.

Passaggio 5: Invita i dipendenti a registrare i veicoli

  1. Invia una notifica tramite la piattaforma invitando i dipendenti a configurare il proprio profilo di parcheggio.
  2. I dipendenti dovranno inserire i dettagli del veicolo (marca, modello, targa) nell’app per attivare il permesso digitale.

Casi d’uso comuni

Scenario 1: Gestione degli orari di lavoro ibridi

  • Situazione: Un’azienda con 500 dipendenti ha solo 300 posti auto, ma la maggior parte del personale lavora da casa 2 giorni a settimana.
  • Applicazione: L’amministratore imposta una politica Basata su prenotazione. I dipendenti utilizzano l’app mobile 4Geeks Perks per prenotare un posto solo per i giorni in cui prevedono di venire in ufficio.
  • Risultato: L’utilizzo è massimizzato. La funzione “Dati in tempo reale” mostra ai dipendenti esattamente quanti posti sono rimasti prima di uscire di casa, eliminando la frustrazione di guidare solo per trovare un parcheggio pieno.

Scenario 2: Parcheggio ospiti e visitatori

  • Situazione: Un responsabile vendite invita un cliente per una riunione e ha bisogno di un posto garantito.
  • Applicazione: Il manager accede al portale e utilizza la funzione Guest Parking Management per prenotare un posto specifico nella “Zona visitatori” per il veicolo del cliente.
  • Risultato: Il cliente riceve un codice di accesso digitale temporaneo via email, che gli consente di entrare nel garage senza problemi all’arrivo.

Risoluzione dei problemi

Problema 1: Il cancello non si apre per un dipendente

  • Causa: Le informazioni sulla targa del dipendente nel suo profilo potrebbero essere errate o manca la prenotazione per quel giorno specifico.
  • Soluzione: Verifica i dettagli del veicolo nella sezione User Management. Assicurati che il dipendente abbia una prenotazione confermata per la data e l’ora correnti.

Problema 2: La disponibilità in tempo reale sembra imprecisa

  • Causa: Problemi di connettività tra i sensori del cancello (IoT) e la dashboard.
  • Soluzione: Controlla lo stato di Parso Integration nella scheda impostazioni. Se la connessione è attiva ma i dati sono in ritardo, contatta il supporto 4Geeks per reimpostare l’intervallo di sincronizzazione.

Problema 3: I dipendenti non riescono a vedere il pulsante “Prenota”

  • Causa: Il dipendente non appartiene a un Eligibility Group che consente le prenotazioni o la finestra di prenotazione è chiusa.
  • Soluzione: Rivedi le regole di allocazione nel passaggio 3. Assicurati che il dipendente sia classificato correttamente (ad es. “Personale ibrido”) e che le finestre di prenotazione consentano le prenotazioni all’ora corrente.

Conclusione

Digitalizzando il parcheggio aziendale con 4Geeks Perks, trasformi un mal di testa operativo quotidiano in un’esperienza senza intoppi. Sia che tu abbia bisogno di gestire risorse scarse per una forza lavoro ibrida o fornire accesso VIP ai dirigenti, la piattaforma offre la flessibilità e le informazioni sui dati necessarie per ottimizzare l’utilizzo della tua struttura.

Risorse aggiuntive