Come tracciare l'utilizzo della postazione caffè in ufficio con integrazioni IoT in 4Geeks Perks

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Gestire in modo efficiente i servizi in ufficio richiede visibilità su come vengono utilizzati. 4Geeks Perks trasforma la tua sala pausa standard in un ambiente intelligente e basato sui dati integrandosi direttamente con le postazioni caffè abilitate IoT.

Collegando le tue macchine da caffè all’ecosistema 4Geeks, puoi tracciare il consumo in tempo reale, automatizzare la pianificazione dell’inventario in base all’utilizzo effettivo e comprendere le preferenze dei dipendenti. Questa integrazione consente ai dipendenti di accedere a opzioni di caffè premium utilizzando la loro 4Geeks Perks Card o app mobile, mentre gli amministratori ottengono informazioni preziose sui modelli di consumo per ottimizzare budget e contratti con i fornitori.

Questo articolo ti guida attraverso l’impostazione e la gestione delle integrazioni delle postazioni caffè IoT per monitorare l’utilizzo in modo efficace.

Prerequisiti¶

Prima di configurare il monitoraggio della tua postazione caffè, assicurati che siano soddisfatti i seguenti requisiti:

Account Admin attivo: Devi disporre di accesso amministrativo alla 4Geeks Console.
4Geeks Perks abilitato: Il modulo 4Geeks Perks deve essere attivo sul tuo account.
Hardware compatibile IoT: La tua macchina da caffè per ufficio deve supportare la connettività IoT (ad es. modelli specifici di Britt o Nespresso Professional) ed essere collegata alla rete dell’ufficio.
Credenziali dipendente: Ai dipendenti devono essere rilasciate le loro 4Geeks Perks Card basate su RFID o avere l’app mobile configurata come Smart ID.

Istruzioni passo-passo¶

Segui questi passaggi per configurare la tua postazione caffè intelligente e iniziare a tracciare i dati di utilizzo.

Passaggio 1: Registra il dispositivo postazione caffè¶

Per iniziare il monitoraggio, la macchina fisica deve essere riconosciuta dalla piattaforma 4Geeks Perks.

Accedi alla 4Geeks Console.
Vai al modulo Perks e seleziona Integrations > IoT Devices.
Clicca su Add New Device.
Seleziona Coffee Station dall’elenco delle categorie di dispositivi.
Inserisci il numero di serie e l’indirizzo IP della macchina per stabilire la connessione.
Assegna il dispositivo a una Location specifica (ad es. “Hall principale” o “Sala pausa 3° piano”) per garantire una reportistica accurata per zona.

Una volta connesso, devi definire come appare l‘“utilizzo”. Ciò comporta la mappatura delle opzioni di erogazione della macchina alle tue metriche di reportistica interne.

Nelle impostazioni del dispositivo, clicca su Menu Configuration.
Mappa i codici di output della macchina (ad es. “Bev_01”) a nomi leggibili (ad es. “Cappuccino”, “Espresso”).
Imposta valori di consumo: Se gestisci un sistema basato su punti o un modello sovvenzionato, assegna un valore in punti o un costo a ogni bevanda.
- Suggerimento: Puoi impostare il caffè standard come “Gratuito” (0 punti) e le bevande premium come “Mocha” come “A pagamento” (ad es. 50 punti) per gestire i costi.
Clicca su Save Configuration per inviare questi aggiornamenti alla macchina.

Passaggio 3: Abilita l’autenticazione utente¶

Per tracciare chi sta usando la postazione e quanto spesso, abilita l’autenticazione tramite l’ecosistema Perks.

Vai alla scheda Security & Access nelle impostazioni del dispositivo.
Abilita RFID/NFC Authentication. Ciò consente ai dipendenti di toccare la loro 4Geeks Perks Card per sbloccare la macchina ed erogare una bevanda.
Facoltativamente, abilita Mobile Smart ID per consentire lo sblocco tramite l’app mobile.

Passaggio 4: Accedi ai rapporti di consumo¶

Una volta che il sistema è attivo, i dati inizieranno a fluire nella tua dashboard.

Vai a Perks > Reports.
Seleziona la scheda Consumption.
Qui puoi visualizzare il Monthly Breakdown, che mostra le porzioni totali erogate per macchina e per fornitore.
Usa il widget Trends per identificare gli articoli del “Menu con le migliori prestazioni”, aiutandoti a decidere quali varietà di chicchi immagazzinare di più.

Casi d’uso comuni¶

Scenario 1: Ottimizzazione dell’inventario e negoziazioni con i fornitori¶

Situazione: Il tuo responsabile dell’ufficio nota che i chicchi di caffè si esauriscono in modo non uniforme tra i piani, portando a ordini di emergenza e costi più elevati.
Applicazione: Utilizzando il monitoraggio 4Geeks Perks, generi un rapporto “Consumo per posizione”. Scopri che il team di marketing del 3° piano consuma il 40% in più di caffè espresso rispetto al 1° piano.
Risultato: Adegui il tuo ordine permanente con il fornitore per corrispondere ai modelli di consumo effettivi, riducendo gli sprechi al 1° piano e prevenendo carenze al 3°. Utilizzi anche i dati aggregati sul volume per negoziare uno sconto all’ingrosso.

Scenario 2: Gestione dei budget dipartimentali¶

Situazione: Vuoi offrire caffè gratuito ma limitare le bevande premium (come i latte aromatizzati) per garantire equità e controllo del budget.
Applicazione: Configuri l’integrazione IoT per detrarre punti dal portafoglio personale del dipendente per le bevande premium. Il caffè nero standard rimane gratuito.
Risultato: I dipendenti godono di vantaggi specifici senza che l’azienda spenda troppo. Il sistema traccia automaticamente l’utilizzo e puoi visualizzare un rapporto sul consumo “Sovvenzionato vs. Pagato dal dipendente” alla fine del mese.

Risoluzione dei problemi¶

Problema 1: La macchina non sincronizza i dati di consumo¶

Causa: Interruzioni di rete o restrizioni del firewall sul Wi-Fi dell’ufficio potrebbero bloccare la porta IoT.
Soluzione: Assicurati che la macchina da caffè sia collegata a una VLAN IoT dedicata e che le porte necessarie (elencate nel manuale hardware) siano inserite nella whitelist per il traffico in uscita verso la 4Geeks Console.

Problema 2: I badge dei dipendenti non vengono letti¶

Causa: Il lettore RFID sulla macchina potrebbe richiedere un aggiornamento del firmware o la carta non è collegata al profilo attivo dell’utente.
Soluzione: Verifica lo stato del dipendente in 4Geeks Talent. Se l’utente è attivo, prova a reimpostare il lettore di carte della macchina.

Problema 3: Discrepanza tra inventario utilizzato e tazze erogate¶

Causa: I cicli di manutenzione (pulizia/risciacquo) vengono spesso conteggiati come “erogazioni” dalle impostazioni hardware predefinite.
Soluzione: Nella Menu Configuration (Passaggio 2), assicurati che i codici “Manutenzione/Pulizia” siano contrassegnati come “Non consumabili” in modo che non distorcano i tuoi rapporti di consumo.

Conclusione¶

Integrare le tue postazioni caffè in ufficio con 4Geeks Perks trasforma un semplice servizio in una risorsa misurabile. Tracciando l’utilizzo tramite connessioni IoT, ottieni la visibilità necessaria per controllare i costi, automatizzare l’inventario e migliorare l’esperienza dei dipendenti.

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