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Configurazione delle notifiche per l'utilizzo dei benefit e i saldi bassi in 4Geeks Perks

🤖 Spiega con l'intelligenza artificiale

Una gestione efficace dei benefit richiede informazioni tempestive. 4Geeks Perks offre robuste impostazioni di notifica che consentono sia agli amministratori che ai dipendenti di rimanere informati sui saldi del portafoglio e sulle tendenze di utilizzo. Configurando questi avvisi, ti assicuri che i dipendenti non debbano mai affrontare imbarazzanti rifiuti della carta a causa di fondi insufficienti e che gli amministratori mantengano una visibilità in tempo reale sull’utilizzo dei benefit.

Questo articolo ti guida attraverso l’impostazione di notifiche automatizzate per saldi bassi e traguardi di utilizzo elevato, garantendo un’esperienza fluida con la 4Geeks Perks Card e Wallet.

Prerequisiti

Prima di configurare le regole di notifica, assicurati di soddisfare i seguenti requisiti:

  • Account Admin attivo: Devi disporre di accesso amministrativo alla 4Geeks Console.
  • Modulo Perks abilitato: Il modulo 4Geeks Perks deve essere attivo sul tuo account.
  • Portafogli attivi: I dipendenti devono disporre di portafogli attivi assegnati.
  • Informazioni di contatto: Assicurati che i profili dei dipendenti includano indirizzi email validi e, per le notifiche SMS/Push, numeri di cellulare collegati all’app mobile.

Come configurare le regole di notifica

Le notifiche possono essere configurate a livello globale per l’organizzazione o personalizzate per singoli tipi di portafoglio.

Passaggio 1: Accedi alle impostazioni Perks

  1. Accedi alla 4Geeks Console utilizzando le tue credenziali di amministratore.
  2. Seleziona Perks dal menu di navigazione principale.
  3. Clicca sull’icona dell’ingranaggio Settings situata nell’angolo in alto a destra della dashboard.
  4. Seleziona la scheda Notifications & Alerts.

Passaggio 2: Imposta avvisi di saldo basso (Rivolto ai dipendenti)

Gli avvisi di saldo basso sono fondamentali per l’esperienza dei dipendenti, garantendo che ricarichino o richiedano fondi prima che una transazione venga rifiutata.

  1. Individua la sezione Wallet Balance Alerts.
  2. Attiva l’interruttore su Enable Low Balance Notifications.
  3. Definisci soglia: Imposta l’importo o la percentuale specifica che attiva l’avviso (ad es. “Notifica quando il saldo scende sotto $ 15,00” o “Notifica al 10% della capacità rimanente”).
  4. Seleziona canali: Scegli come il dipendente riceve questo messaggio:
    • Email: Invia un avviso standard alla loro email di lavoro registrata.
    • Mobile Push: Invia una notifica al dispositivo mobile del dipendente (richiede l’app 4Geeks Perks).
    • SMS: Invia un messaggio di testo (potrebbero essere applicate tariffe dell’operatore).
  5. Clicca su Save Rule.

Passaggio 3: Configura avvisi di velocità di utilizzo (Rivolto agli amministratori)

Gli avvisi di utilizzo aiutano gli amministratori a tracciare anomalie di spesa o alti tassi di coinvolgimento in specifiche categorie di benefit (ad es. cibo, benessere, trasporto).

  1. Scorri fino alla sezione Usage & Velocity.
  2. Clicca su Add New Rule.
  3. Seleziona ambito: Scegli se si applica all’intera organizzazione, a un dipartimento specifico o a una specifica categoria di benefit (ad es. “Abbonamento in palestra” o “Indennità pranzo”).
  4. Imposta condizione: Definisci l’evento scatenante.
    • Esempio: “Avvisa l’amministratore quando viene consumato >80% del budget mensile assegnato.”
    • Esempio: “Avvisa l’amministratore se le transazioni giornaliere superano $ 500 per un singolo utente.”
  5. Assegna destinatario: Seleziona l’amministratore o il responsabile finanziario che dovrebbe ricevere questi avvisi.
  6. Clicca su Create Alert.

Passaggio 4: Personalizza i modelli di notifica (Opzionale)

Per mantenere una voce aziendale coerente, puoi personalizzare i messaggi inviati ai dipendenti.

  1. Vai alla sottoscheda Templates all’interno di Notifiche.
  2. Seleziona Low Balance Alert.
  3. Modifica l’oggetto e il testo del corpo. Puoi utilizzare variabili dinamiche come {{current_balance}}, {{employee_name}} e {{wallet_link}} per indirizzarli immediatamente alla loro dashboard.
  4. Clicca su Save Template.

Casi d’uso comuni

Scenario 1: Prevenzione dei rifiuti all’ora di pranzo

  • Situazione: Un dipendente utilizza quotidianamente la sua 4Geeks Perks Card presso la mensa aziendale. Non è consapevole che la sua indennità mensile per il pranzo è quasi esaurita.
  • Configurazione: Imposti un Low Balance Alert da attivare quando il portafoglio scende sotto $ 10,00.
  • Risultato: Il dipendente riceve una notifica push sul telefono immediatamente dopo l’acquisto di ieri, avvisandolo che gli rimangono solo $ 8,00. Gli viene ricordato di controllare il saldo o attendere l’assegnazione del mese successivo, evitando una transazione rifiutata alla cassa oggi.

Scenario 2: Monitoraggio dei picchi del budget di trasporto

  • Situazione: La tua azienda fornisce un’indennità per il trasporto aziendale. Noti che i costi variano notevolmente e desideri tracciare un consumo rapido.
  • Configurazione: Imposti un Usage Alert per notificare al team finanziario se il 75% del budget totale per il trasporto viene utilizzato prima del 15 del mese.
  • Risultato: Il 12, l’avviso si attiva via email. Il responsabile finanziario accede alla 4Geeks Console e identifica che un team specifico sta utilizzando pesantemente il ride-sharing per le riunioni con i clienti, consentendo adeguamenti immediati del budget o revisioni delle politiche.

Risoluzione dei problemi

Problema 1: I dipendenti non ricevono notifiche push mobili

  • Causa: Il dipendente potrebbe aver disabilitato le notifiche per l’app 4Geeks dalle impostazioni del proprio sistema operativo.
  • Soluzione: Consiglia al dipendente di controllare le Impostazioni > Notifiche > 4Geeks Perks del telefono e assicurarsi che “Consenti notifiche” sia abilitato.

Problema 2: Gli avvisi si attivano troppo frequentemente

  • Causa: La soglia potrebbe essere impostata troppo alta (ad es. avviso quando il saldo è inferiore a $ 100 per un’indennità da $ 150).
  • Soluzione: Regola la soglia nella sezione Wallet Balance Alerts a un valore più basso, come $ 10 o $ 20, per garantire che gli avvisi siano significativi e urgenti.

Problema 3: Le notifiche email finiscono nello spam

  • Causa: Il firewall email della tua organizzazione potrebbe filtrare i messaggi automatici.
  • Soluzione: Assicurati che il dominio noreply@4geeks.io (o il tuo dominio personalizzato se utilizzi funzionalità White Label) sia inserito nella whitelist nelle impostazioni del server di posta elettronica aziendale.

Conclusione

La configurazione di notifiche accurate per 4Geeks Perks trasforma la gestione dei benefit da reattiva a proattiva. Avvisando i dipendenti prima che esauriscano i fondi e tenendo informati gli amministratori sulle tendenze di utilizzo, crei un’esperienza più fluida e coinvolgente per la tua forza lavoro.

Per ulteriore assistenza con la configurazione di integrazioni o limiti di carta personalizzati, visita il 4Geeks Help Center o contatta il nostro team di supporto.