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Gestione delle indennità di trasporto e dei rimborsi per i dipendenti con 4Geeks Perks

🤖 Spiega con l'intelligenza artificiale

La gestione dei costi di pendolarismo dei dipendenti, che si tratti di abbonamenti giornalieri ai mezzi pubblici, tariffe di parcheggio o passaggi occasionali in auto, può diventare rapidamente un onere amministrativo che coinvolge pile di ricevute e fogli di calcolo manuali. 4Geeks Perks semplifica questo processo centralizzando i benefit di trasporto in un’unica piattaforma.

Il modulo Transportation in 4Geeks Perks consente di gestire queste spese in due modi principali: tramite indennità dirette assegnate al Personal Wallet del dipendente (accessibile tramite la 4Geeks Perks Card) o tramite un flusso di lavoro di rimborso digitale strutturato per le spese vive. Questa guida spiega come configurare e gestire entrambi i metodi per garantire che il tuo team si muova in modo efficiente.

Prerequisiti

Prima di impostare i benefit di trasporto, assicurati che siano soddisfatti i seguenti requisiti:

  • Account attivo: Devi disporre di un account amministratore attivo sulla 4Geeks Console.
  • Perks abilitato: Il modulo 4Geeks Perks deve essere attivo. Il modulo Transportation è disponibile sia nei piani Free che Premium.
  • Ruoli: Sono necessarie le autorizzazioni “Facility Manager” o “Admin” per configurare le regole del portafoglio e approvare i rimborsi.
  • Hardware (Opzionale): Se si utilizza la 4Geeks Perks Card per l’accesso diretto (ad es. parcheggio o trasporto pubblico), assicurarsi che i dipendenti abbiano ricevuto e attivato le loro carte RFID.

Istruzioni passo-passo

Passaggio 1: Accedi al modulo Transportation

  1. Accedi alla 4Geeks Console.
  2. Vai al modulo Perks nella dashboard principale.
  3. Seleziona Transportation dal menu dei servizi. Questa dashboard visualizza una panoramica dell’utilizzo corrente, delle richieste di rimborso in sospeso e dei permessi di parcheggio attivi.

Passaggio 2: Configura le indennità di trasporto (Wallet)

Per costi ricorrenti come parcheggio mensile o abbonamenti ai mezzi pubblici, è meglio assegnare punti/fondi direttamente al Personal Wallet del dipendente. Ciò consente loro di pagare utilizzando la loro 4Geeks Perks Card o app integrate (come Parso per il parcheggio) senza bisogno di rimborso.

  1. Vai a Wallet Settings all’interno della dashboard Perks.
  2. Seleziona Allocation Rules e clicca su Create New Rule.
  3. Definisci i criteri:
    • Nome: ad es. “Stipendio mensile pendolare”.
    • Importo: Inserisci il valore in punti (ad es. equivalente a $ 100 USD).
    • Frequenza: Seleziona “Mensile” o “Una tantum”.
    • Idoneità: Assegna a specifici dipartimenti (ad es. “Tutto il personale” o “Team vendite”) o singoli utenti.
  4. In Categorie di restrizione, assicurati che siano selezionati “Transportation” o fornitori specifici (ad es. “Parso”, “Trasporto pubblico”). Ciò garantisce che i fondi siano utilizzati solo per il pendolarismo.
  5. Clicca su Save Rule.

Passaggio 3: Abilita e gestisci i rimborsi

Per costi variabili come corse Uber/Lyft o viaggi imprevisti, utilizza il flusso di lavoro di rimborso.

  1. Nelle impostazioni Transportation, individua la scheda Reimbursements.
  2. Attiva Enable Ride-Sharing Reimbursements.
  3. Imposta limiti: Definisci l’importo massimo di rimborso per corsa o al mese (ad es. “Max $ 50 per corsa”).
  4. Definisci ambito: Specifica i fornitori consentiti (ad es. Uber, Lyft, servizi taxi locali) o gli orari (ad es. “Giorni feriali 8:00 - 18:00”).

Suggerimento: Sii chiaro nella tua politica interna su quali ricevute sono valide. 4Geeks Perks consente ai dipendenti di caricare foto direttamente dall’app mobile, riducendo le scartoffie perse.

Passaggio 4: Approvazione delle richieste di rimborso

Quando un dipendente paga di tasca propria e carica una ricevuta, questa entra in una coda di approvazione.

  1. Vai a Perks > Approvals.
  2. Esamina l’elenco delle richieste in sospeso. Vedrai il nome del dipendente, l’importo, la data e l’immagine della ricevuta allegata.
  3. Clicca su Approve per autorizzare il pagamento (che verrà elaborato tramite 4Geeks Payroll o il tuo sistema finanziario collegato) o Reject con un commento che spiega il motivo (ad es. “Data mancante sulla ricevuta”).

Passaggio 5: Monitoraggio dell’utilizzo e analisi

  1. Vai alla sezione Reports.
  2. Seleziona Transportation Report.
  3. Filtra per intervallo di date o dipartimento per analizzare i costi.
  4. Puoi visualizzare ripartizioni specifiche, come “Parcheggio vs. Ride-Sharing” o identificare i “Top Spender” per gestire il tuo budget in modo efficace.

Casi d’uso comuni

Scenario 1: Accesso automatizzato al parcheggio

Situazione: Il tuo ufficio utilizza un parcheggio recintato gestito da Parso e vuoi sovvenzionare il parcheggio per i dipendenti. Soluzione: Collega il Personal Wallet di 4Geeks Perks all’integrazione Parso. Assegna uno “Stipendio parcheggio” mensile ai portafogli dei dipendenti. Quando entrano nel garage, il sistema riconosce il loro veicolo o la carta RFID e detrae automaticamente la tariffa dal saldo del portafoglio. Niente biglietti, niente contanti, niente ricevute.

Scenario 2: Ritorno a casa a tarda notte

Situazione: Uno sviluppatore lavora fino alle 22:00 e prende un Uber per tornare a casa per sicurezza. Soluzione: Il dipendente paga la corsa personalmente. Immediatamente dopo, apre l’app mobile 4Geeks Perks, seleziona “Nuova richiesta”, scatta una foto della ricevuta Uber e la invia. L’amministratore riceve una notifica, controlla che l’ora sia in linea con la politica “Lavoro a tarda notte” e approva il rimborso con un clic.

Risoluzione dei problemi

Problema 1: Carta 4Geeks Perks rifiutata presso un chiosco di transito

  • Causa: Il Personal Wallet del dipendente potrebbe avere fondi insufficienti, oppure il fornitore (autorità di transito) potrebbe non essere classificato correttamente nell’elenco dei commercianti consentiti.
  • Soluzione: Controlla il saldo del portafoglio del dipendente nella Console. Se i fondi sono sufficienti, verifica le Categorie di restrizione nelle impostazioni del portafoglio per assicurarti che quel codice di categoria del fornitore (MCC) specifico sia consentito.

Problema 2: Il dipendente non riesce a caricare una ricevuta tramite l’app

  • Causa: Le autorizzazioni dell’app per la fotocamera o la galleria fotografica potrebbero essere disabilitate sul dispositivo.
  • Soluzione: Consiglia al dipendente di controllare le impostazioni del telefono per consentire a 4Geeks Perks l’accesso alla fotocamera. In alternativa, possono caricare il file della ricevuta tramite il portale web su un desktop.

Problema 3: L’approvazione del rimborso è bloccata

  • Causa: Il flusso di lavoro di approvazione potrebbe richiedere un manager specifico che è attualmente inattivo o fuori ufficio.
  • Soluzione: In qualità di Super Admin, puoi ignorare le approvazioni nella sezione Settings > Workflow o riassegnare la richiesta di approvazione a un altro manager.

Conclusione

Sfruttando il modulo Transportation in 4Geeks Perks, ti allontani dai fogli di calcolo manuali e dalle tracce cartacee disordinate. Sia che si utilizzi il Personal Wallet automatizzato per un accesso senza interruzioni o lo strumento di rimborso digitale per la flessibilità, si garantisce un supporto accurato, conforme e rapido per gli spostamenti dei dipendenti.

Scopri di più sulla gestione dei benefit nel 4Geeks Help Center.

Risorse aggiuntive