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Impostazione di mercati self-service e distribuzione automatica con 4Geeks Perks

🤖 Spiega con l'intelligenza artificiale

Modernizzare la sala relax del tuo ufficio con la tecnologia self-service è un ottimo modo per migliorare l’esperienza dei dipendenti. 4Geeks Perks si integra perfettamente con i servizi in loco, come distributori automatici, postazioni caffè premium e micro-mercati self-service. Collegando queste postazioni fisiche ai portafogli digitali dei tuoi dipendenti, elimini la necessità di contanti o carte di credito, consentendo al personale di pagare istantaneamente utilizzando la loro carta 4Geeks Perks basata su RFID o il dispositivo mobile.

Questa guida descrive come configurare e gestire mercati self-service e integrazioni di distribuzione automatica per creare un’esperienza di ristoro senza intoppi per il tuo team.

Prerequisiti

Prima di impostare l’integrazione hardware, assicurati di avere:

  • Accesso Admin: Un account amministratore attivo sulla 4Geeks Console.
  • Perks abilitato: Il modulo 4Geeks Perks attivo sul tuo piano.
  • Hardware compatibile: Una o più unità supportate, come:
    • Postazioni caffè: Macchine premium bean-to-cup.
    • Distributori automatici: Distributori standard di snack o bevande.
    • Macchine Post Mix: Distributori di bibite e succhi.
    • Mercati self-service: Chioschi premium micro-market per alimenti freschi.
  • Credenziali dipendente: I dipendenti devono avere la loro carta 4Geeks Perks (RFID) univoca o l’app mobile installata.

Istruzioni passo-passo

Segui questi passaggi per attivare e gestire le tue stazioni self-service in loco.

Passaggio 1: Registra l’hardware

Devi prima registrare la macchina fisica all’interno della piattaforma per tracciare l’inventario e l’utilizzo.

  1. Accedi alla 4Geeks Console.
  2. Vai a Perks > On-site Services o Integrations.
  3. Seleziona Add New Device.
  4. Scegli il tipo di dispositivo (ad es. “Distributore automatico”, “Postazione caffè” o “Mercato self-service”).
  5. Inserisci il numero di serie o l’ID del dispositivo (solitamente presente sull’adesivo di configurazione o fornito dal tuo account manager 4Geeks).
  6. Assegna il dispositivo a una Location (ad es. “Sede centrale - Sala relax 2° piano”).

Passaggio 2: Crea un portafoglio di spesa specifico

Per controllare i costi, è buona norma creare un portafoglio dedicato per i rinfreschi in loco piuttosto che utilizzare uno stipendio generale.

  1. Vai a Wallet Management.
  2. Clicca su Create New Wallet e assegnagli un nome (ad es. “Rinfreschi ufficio” o “Caffè e snack”).
  3. Imposta la Category su “Food & Beverage” o “Vending”.
  4. Collega all’hardware: Nelle impostazioni del portafoglio, assicurati che l’elenco “Authorized Merchants” includa i tuoi dispositivi Vending/Market registrati. Ciò garantisce che questo budget specifico possa essere utilizzato solo in queste stazioni, impedendo che i fondi vengano spesi altrove.

Passaggio 3: Configura prezzi e sussidi

Puoi decidere se i dipendenti pagano il prezzo intero o se l’azienda sovvenziona gli articoli.

  1. Vai a Device Settings per la tua macchina registrata.
  2. Imposta prezzi: Visualizza l’elenco dei prodotti (ad es. caffè, patatine, bibite). Puoi impostare prezzi personalizzati per i dipendenti (ad es. $ 0,50 per un caffè che costa $ 1,00 al dettaglio).
  3. Applica sussidi: In alternativa, puoi configurare il sistema per rendere gratuiti articoli specifici fino a un certo limite (ad es. “I primi 2 caffè al giorno sono gratuiti”).
  4. Salva la tua configurazione. La macchina aggiornerà automaticamente la sua logica di prezzo.

Passaggio 4: Abilita metodi di pagamento

Assicurati che il tuo team possa accedere alle macchine utilizzando il metodo preferito.

  1. Carte RFID: Verifica che il lettore di carte della macchina sia attivo. I dipendenti toccano semplicemente la loro carta univoca 4Geeks Perks per pagare.
  2. Mobile Smart ID: Abilita la scansione NFC o codice QR sul dispositivo per consentire ai dipendenti di pagare utilizzando il proprio telefono cellulare come Smart ID.

Casi d’uso comuni

Scenario 1: La cultura del “Caffè gratuito”

  • Situazione: Un’azienda vuole fornire caffè di alta qualità come vantaggio ma vuole tracciare il consumo e prevenire gli sprechi.
  • Configurazione: Viene installata una Postazione caffè Premium. Il team HR imposta una regola per cui tutte le bevande al caffè hanno un prezzo di $ 0,00 per i dipendenti.
  • Risultato: I dipendenti toccano la loro 4Geeks Perks Card per erogare un cappuccino. Il sistema registra la “vendita” a costo zero per il dipendente, mentre l’azienda riceve un rapporto mensile sul consumo per gestire il rifornimento dei chicchi.

Scenario 2: Il Micro-Market 24/7

  • Situazione: Un ufficio con turni notturni ha bisogno di opzioni alimentari quando i ristoranti locali sono chiusi.
  • Configurazione: Un Mercato self-service è allestito con panini freschi e insalate. Ai dipendenti viene assegnato un portafoglio mensile “Late Night” di $ 50.
  • Risultato: Il personale che lavora fino a tardi può prendere un pasto dal frigorifero aperto, scansionare il codice a barre al chiosco e pagare istantaneamente con la propria app mobile. Se superano l’indennità di $ 50, possono collegare un metodo di pagamento personale al proprio portafoglio per coprire la differenza.

Risoluzione dei problemi

Problema 1: Errore “Carta non riconosciuta”

  • Causa: La carta RFID potrebbe non essere collegata al profilo attivo dell’utente o il lettore di carte è offline.
  • Soluzione: Controlla la scheda Employee nella console per assicurarti che l’ID della carta corrisponda. Verifica che la macchina abbia una connessione Internet stabile.

Problema 2: Fondi insufficienti

  • Causa: Il “Portafoglio snack” specifico del dipendente è vuoto, anche se ha fondi in altri portafogli (come “Trasporto”).
  • Soluzione: Ricorda ai dipendenti che i portafogli sono classificati. Possono controllare il loro saldo specifico tramite l’app mobile 4Geeks Perks. Potrebbe essere necessario aumentare le regole di allocazione se ciò accade frequentemente.

Problema 3: Prodotto non erogato

  • Causa: Inceppamento meccanico o errore di conteggio dell’inventario.
  • Soluzione: Controlla la macchina fisica. Se una transazione è stata elaborata ma l’articolo non è caduto, utilizza il registro Transactions nella console per emettere un rimborso immediato sul portafoglio del dipendente.

Conclusione

L’integrazione di mercati self-service e distributori automatici con 4Geeks Perks modernizza i servizi dell’ufficio, rendendoli accessibili e facili da gestire. Centralizzando i dati di pagamento e utilizzo, puoi offrire un vantaggio premium che mantiene il tuo team carico e concentrato senza il fastidio amministrativo della gestione di contanti o rimborsi.

Per ulteriori dettagli sulla gestione delle risorse fisiche dell’ufficio, consulta il nostro articolo su 4Geeks Assets o contatta l’assistenza all’indirizzo 4geeks.io/contact.