Compras (Procurement)¶

Esta seção descreve o processo de compras (procurement) no 4Geeks Health, abrangendo as etapas envolvidas na solicitação, compra e recebimento de bens e serviços necessários para a operação da instalação de saúde. Este módulo ajuda a gerenciar o estoque, controlar custos e garantir a disponibilidade oportuna de suprimentos.

Visão Geral¶

O módulo de Compras no 4Geeks Health fornece um fluxo de trabalho estruturado para:

Requisição: Criação de solicitações de bens e serviços.
Compra: Geração de pedidos de compra e gerenciamento de fornecedores.
Recebimento: Rastreamento do recebimento dos itens pedidos.
Gerenciamento de Estoque: Monitoramento dos níveis de estoque e gerenciamento do inventário.
Gerenciamento de Fornecedores: Manutenção de um banco de dados de fornecedores e suas informações de contato.

Acessando as Compras¶

Geralmente, você pode acessar o módulo de Compras através de:

Menu de Navegação:
- Procure por uma opção “Compras” (Procurement), “Pedidos de Compra” (Purchasing), “Estoque” (Inventory) ou similar no menu de navegação principal.
- Ao clicar nesta opção, você poderá ser levado a um submenu com funções específicas (ex: Pedidos de Compra, Solicitações, Fornecedores).

O Fluxo de Trabalho de Compras¶

O fluxo de trabalho de compras típico no 4Geeks Health envolve as seguintes etapas:

Solicitação de Material (Material Request):
- Um funcionário identifica a necessidade de bens ou serviços.
- Ele cria uma Solicitação de Material no sistema.
- A solicitação especifica os itens necessários, quantidades, data de entrega desejada e possivelmente um fornecedor sugerido.
- A solicitação pode exigir aprovação de um supervisor ou gerente.
Pedido de Compra (PO - Purchase Order):
- Assim que uma Solicitação de Material é aprovada (se necessário), um agente de compras ou usuário autorizado cria um Pedido de Compra.
- O PO é um documento formal enviado a um fornecedor, autorizando a compra de bens ou serviços.
- O PO inclui detalhes como:
  - Informações do fornecedor (nome, endereço, detalhes de contato).
  - Número do PO (um identificador exclusivo).
  - Data de emissão.
  - Endereço de entrega.
  - Lista de itens pedidos (descrição, quantidade, preço unitário).
  - Valor total.
  - Termos de pagamento.
  - Data de entrega.
- O PO pode ser gerado automaticamente a partir da Solicitação de Material ou pode ser criado manualmente.
- O PO pode exigir aprovação antes de ser enviado ao fornecedor.
Confirmação do Fornecedor:
- O fornecedor recebe o PO e confirma sua capacidade de atender ao pedido.
- Ele poderá fornecer uma data de entrega estimada ou reconhecer quaisquer alterações no pedido.
Recebimento de Mercadorias (Goods Receipt):
- Quando as mercadorias pedidas forem recebidas, um funcionário designado (ex: conferente, estoquista) cria um registro de Recebimento de Mercadorias no sistema.
- O Recebimento de Mercadorias confirma a entrega dos itens e verifica sua quantidade e condição em relação ao PO.
- Quaisquer discrepâncias (ex: mercadorias danificadas, quantidades incorretas) são observadas.
- O Recebimento de Mercadorias atualiza os níveis de estoque.
Processamento da Fatura:
- O fornecedor envia uma fatura pelos bens ou serviços prestados.
- A fatura é comparada com o PO e o Recebimento de Mercadorias correspondentes.
- Se os detalhes da fatura coincidirem com o PO e o Recebimento de Mercadorias, ela será aprovada para pagamento. Isso costuma ser chamado de “confronto triplo” (three-way matching: PO, Recebimento de Mercadorias, Fatura).
- A fatura é então processada para pagamento de acordo com os termos de pagamento acordados.

Principais Documentos e Registros¶

Solicitação de Material (Material Request): Uma solicitação interna de bens ou serviços.
Pedido de Compra (PO): Um pedido formal enviado a um fornecedor.
Recebimento de Mercadorias (Goods Receipt): Um registro que confirma o recebimento dos itens pedidos.
Fatura do Fornecedor: Uma cobrança do fornecedor pelos bens ou serviços prestados.
Fornecedor: Um registro contendo informações sobre cada fornecedor (nome, endereço, detalhes de contato, termos de pagamento, etc.).

Criando uma Solicitação de Material¶

Acesso: Navegue até a seção de Compras ou Solicitação de Material.
Nova Solicitação: Clique no botão “Nova Solicitação de Material”, “Criar Solicitação” ou similar.
Preencher o Formulário:
- Departamento Solicitante: Selecione o departamento que está fazendo a solicitação.
- Data da Solicitação: A data da solicitação (geralmente padronizada como a data atual).
- Data Necessária: A data em que os itens são necessários.
- Itens: Adicione os itens solicitados:
  - Código/Nome do Item: Selecione o item de uma lista ou insira uma descrição.
  - Quantidade: Insira a quantidade necessária.
  - Unidade de Medida: Especifique a unidade de medida (ex: unidade, caixa, kg).
  - Fornecedor Sugerido (Opcional): Sugira um fornecedor de preferência.
  - Notas (Opcional): Quaisquer instruções ou notas especiais.
Enviar: Envie a Solicitação de Material para aprovação (se necessário).

Criando um Pedido de Compra¶

Acesso: Navegue até a seção de Compras ou Pedido de Compra.
Novo PO: Clique no botão “Novo Pedido de Compra”, “Criar PO” ou similar. Você também poderá criar um PO diretamente de uma Solicitação de Material aprovada.
Preencher o Formulário:
- Fornecedor *: Selecione o fornecedor na lista. Obrigatório.
- Data do PO: A data em que o PO foi criado (geralmente padronizada como a data atual).
- Data de Entrega: A data de entrega esperada.
- Endereço de Entrega: O local onde as mercadorias devem ser entregues.
- Itens: Adicione os itens pedidos:
  - Código/Nome do Item: Selecione o item na lista ou insira uma descrição. Isso pode ser preenchido a partir da Solicitação de Material.
  - Quantidade: Insira a quantidade.
  - Preço Unitário: Insira o preço por unidade. Isso pode ser preenchido automaticamente a partir de uma lista de preços do fornecedor ou contrato.
  - Preço Total: O sistema calculará o preço total para cada item.
- Termos de Pagamento: Selecione os termos de pagamento (ex: 30 dias).
- Notas: Quaisquer notas ou instruções adicionais para o fornecedor.
Salvar/Enviar: Salve o PO. Ele poderá passar por um processo de aprovação antes de ser enviado ao fornecedor.
Enviar ao fornecedor: Após a aprovação, o PO estará pronto para ser enviado ao fornecedor.

Criando um Recebimento de Mercadorias¶

Acesso: Navegue até a seção de Compras ou Recebimento de Mercadorias.
Novo Recebimento: Clique no botão “Novo Recebimento de Mercadorias”, “Receber Itens” ou similar.
Selecionar PO: Selecione o Pedido de Compra contra o qual você está recebendo as mercadorias. Isso normalmente preencherá o Recebimento de Mercadorias com os itens do PO.
Preencher o Formulário:
- Data de Recebimento: A data em que as mercadorias foram recebidas (geralmente padronizada como a data atual).
- Fornecedor: O fornecedor (deve ser pré-preenchido a partir do PO).
- Itens: Para cada item no PO:
  - Quantidade Recebida: Insira a quantidade recebida.
  - Condição: Observe a condição dos itens (ex: Bom, Danificado, Faltando).
  - Número do Lote (se aplicável): Registre quaisquer números de lote para rastreabilidade.
  - Data de Validade (se aplicável): Registre a data de validade para itens perecíveis.
- Notas: Quaisquer notas sobre a entrega (ex: “Recebimento parcial”).
Salvar: Salve o Recebimento de Mercadorias. Isso atualizará os níveis de estoque.

Gerenciando Fornecedores¶

Registros de Fornecedores: O 4Geeks Health deve permitir a criação e manutenção de registros para cada fornecedor.
Informações Principais: Os registros de fornecedores normalmente incluem:
- Nome do Fornecedor
- Endereço
- Pessoa(s) de Contato
- Número(s) de Telefone
- Endereço de E-mail
- Termos de Pagamento
- Informações Fiscais
- Dados Bancários
- Itens/Serviços Prestados

Relatórios¶

O módulo de Compras pode fornecer recursos de relatório para:

Rastrear Gastos: Analisar os gastos por fornecedor, departamento ou item.
Monitorar Pedidos de Compra: Ver o status dos POs pendentes.
Gerenciar Estoque: Acompanhar os níveis de estoque, pontos de reposição e faltas de estoque.
Avaliar o Desempenho do Fornecedor: Avaliar os tempos de entrega, a qualidade e os preços do fornecedor.

Considerações Importantes¶

Funções e Permissões de Usuário: Defina claramente as funções e permissões de usuário dentro do módulo de Compras. Por exemplo, alguns usuários podem criar Solicitações de Material, enquanto outros podem ser autorizados a aprovar Pedidos de Compra.
Fluxos de Trabalho de Aprovação: Implemente fluxos de trabalho de aprovação para Solicitações de Material e Pedidos de Compra para garantir a devida autorização e controle.
Gerenciamento de Estoque: Integre o módulo de Compras ao gerenciamento de estoque para atualizar automaticamente os níveis de estoque após o recebimento das mercadorias.
Confronto Triplo: Implemente o confronto triplo (PO, Recebimento de Mercadorias, Fatura) para evitar erros e fraudes.
Treinamento: Forneça treinamento completo a todos os funcionários envolvidos no processo de compras.
Revisão Regular: Revise e atualize regularmente os processos de compras para garantir eficiência e eficácia.

Esta documentação fornece uma visão geral abrangente do processo de compras no 4Geeks Health. Lembre-se de adaptar quaisquer nomes de campos específicos, rótulos de botões ou etapas para corresponder à configuração personalizada e aos fluxos de trabalho específicos da sua organização.

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