Gerenciamento de estoque

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Esta seção descreve como gerenciar o estoque e o inventário no 4Geeks Health. O gerenciamento eficaz de estoque é crucial para garantir a disponibilidade de suprimentos necessários, minimizar desperdícios e controlar custos.

Visão Geral¶

O módulo de Gerenciamento de Estoque no 4Geeks Health fornece ferramentas para:

Rastrear Níveis de Inventário: Monitoramento da quantidade de cada item em estoque.
Gerenciar Locais de Estoque: Definição e gerenciamento de diferentes locais de armazenamento (ex: armazém central, farmácia, departamentos individuais).
Receber Estoque: Registro do recebimento de novo estoque (normalmente através do módulo de Compras).
Expedir (Dar Baixa em) Estoque: Registro da dispensa ou uso de estoque.
Transferências de Estoque: Movimentação de estoque entre diferentes locais.
Ajustes de Estoque: Realização de correções nos níveis de inventário (ex: devido a danos, perdas ou contagens de ciclo).
Definir Pontos de Reposição: Definição de níveis mínimos de estoque para acionar novos pedidos.
Gerar Relatórios: Criação de relatórios sobre níveis de estoque, movimentações de estoque e avaliação de inventário.
Rastreamento por Número de Série: Rastreamento de itens individuais por número de série (para itens de alto valor ou regulamentados).
Rastreamento por Número de Lote: Rastreamento de itens por número de lote (para rastreabilidade e gerenciamento de data de validade).

Acessando o Gerenciamento de Estoque¶

Geralmente, você pode acessar o módulo de Gerenciamento de Estoque através de:

Menu de Navegação:
- Procure por uma opção “Estoque” (Stock), “Inventário” (Inventory), “Gerenciamento de Materiais” or similar no menu de navegação principal.
- Ao clicar nesta opção, você poderá ser levado a um submenu com funções específicas (ex: Níveis de Estoque, Transferências de Estoque, Ajustes de Estoque).

Conceitos Chave¶

Item: Um produto ou suprimento específico que é rastreado no inventário (ex: “Seringa, 5ml”, “Cápsulas de Amoxicilina 500mg”).
Local de Estoque: Um local físico onde o estoque é armazenado (ex: “Farmácia Principal”, “Armário de Suprimentos do Pronto-Socorro”, “Armazém Central”).
Nível de Estoque: A quantidade de um item específico atualmente em estoque em um local determinado.
Ponto de Reposição: O nível mínimo de estoque que aciona um novo pedido.
Quantidade de Reposição: A quantidade de um item a ser pedido quando o ponto de reposição é atingido.
Número do Lote: Um identificador exclusivo atribuído a um lote específico de um item, frequentemente usado para rastrear datas de validade e recalls.
Número de Série: Um identificador exclusivo atribuído a um item individual, frequentemente usado para itens de alto valor ou regulamentados.
Método de Avaliação: O método usado para calcular o valor do inventário (ex: PEPS/FIFO, UEPS/LIFO, Média Ponderada). Isso geralmente é configurado pelo setor financeiro/administrativo.

Visualizando os Níveis de Estoque¶

Acesso: Navegue até a seção de Gerenciamento de Estoque ou Inventário.
Visualização de Níveis de Estoque: Você deverá ver uma lista ou tabela mostrando os níveis de estoque. Essa visualização poderá permitir:
- Filtrar por Item: Ver os níveis de estoque de um item específico ou grupo de itens.
- Filtrar por Local: Ver os níveis de estoque de um local específico ou grupo de locais.
- Pesquisar: Pesquisar itens por nome, código ou descrição.
- Classificar: Classificar a lista por nome do item, nível de estoque ou outros critérios.
Informações Exibidas: A visualização dos níveis de estoque normalmente mostra:
- Código/Nome do Item: O identificador exclusivo e o nome do item.
- Local do Estoque: O local onde o estoque está armazenado.
- Quantidade em Mãos: A quantidade atual em estoque.
- Ponto de Reposição: O nível mínimo de estoque.
- Quantidade de Reposição: A quantidade a ser reposta.
- Unidade de Medida: A unidade de medida do item (ex: unidade, caixa, ml).
- Outras Informações (Opcional): Número do lote, data de validade, números de série, avaliação.

Recebendo Estoque¶

O estoque é normalmente recebido através do módulo de Compras (consulte a documentação de “Compras”). Quando um Recebimento de Mercadorias é criado contra um Pedido de Compra, o sistema atualiza automaticamente os níveis de estoque dos itens recebidos.

Expedindo (Dando Baixa em) Estoque¶

A expedição de estoque refere-se ao processo de retirada de itens do inventário para uso, dispensa ou consumo.

Acesso: Navegue até a seção de Gerenciamento de Estoque ou Expedição de Estoque (Stock Issue).
Nova Expedição: Clique no botão “Nova Expedição de Estoque”, “Dar Baixa no Estoque” ou similar.
Preencher o Formulário:
- Data da Expedição: A data em que o estoque é expedido (geralmente padronizada como a data atual).
- Expedido Para: Selecione o departamento, pessoa ou paciente para quem o estoque está sendo expedido. Isso pode estar vinculado a registros de pacientes, encontros ou departamentos internos.
- Itens: Adicione os itens que estão sendo expedidos:
  - Código/Nome do Item: Selecione o item na lista.
  - Local do Estoque: Selecione o local de onde o estoque está sendo retirado (expedido).
  - Quantidade: Insira a quantidade que está sendo expedida.
  - Número do Lote (se aplicável): Selecione o número do lote.
  - Número de Série (se aplicável): Selecione ou digitalize o(s) número(s) de série.
- Notas: Quaisquer notas adicionais sobre a expedição.
Salvar: Salve o registro de expedição de estoque. Isso deduzirá a quantidade expedida dos níveis de estoque.

Transferências de Estoque¶

As transferências de estoque movimentam itens entre diferentes locais de estoque dentro da organização.

Acesso: Navegue até a seção de Gerenciamento de Estoque ou Transferência de Estoque.
Nova Transferência: Clique no botão “Nova Transferência de Estoque”, “Transferir Estoque” ou similar.
Preencher o Formulário:
- Data da Transferência: A data da transferência.
- Local de Origem: Selecione o local de onde o estoque está sendo transferido.
- Local de Destino: Selecione o local para onde o estoque está sendo transferido.
- Itens: Adicione os itens que estão sendo transferidos:
  - Código/Nome do Item: Selecione o item.
  - Quantidade: Insira a quantidade que está sendo transferida.
  - Número do Lote (se aplicável): Selecione o número do lote.
  - Número de Série (se aplicável): Selecione ou digitalize o(s) número(s) de série.
- Notas: Quaisquer notas adicionais sobre a transferência.
Salvar: Salve o registro de transferência de estoque. Isso atualizará os níveis de estoque tanto no local de “Origem” quanto no de “Destino”.

Ajustes de Estoque¶

Os ajustes de estoque são usados para corrigir discrepâncias no inventário (ex: devido a danos, perdas, contagens de ciclo ou erros de entrada de dados).

Acesso: Navegue até a seção de Gerenciamento de Estoque ou Ajuste de Estoque.
Novo Ajuste: Clique no botão “Novo Ajuste de Estoque”, “Ajustar Estoque” ou similar.
Preencher o Formulário:
- Data do Ajuste: A data do ajuste.
- Local do Estoque: Selecione o local onde o ajuste está sendo feito.
- Itens: Adicione os itens que estão sendo ajustados:
  - Código/Nome do Item: Selecione o item.
  - Quantidade Atual: O sistema pode exibir a quantidade registrada atualmente.
  - Nova Quantidade: Insira a quantidade correta.
  - Motivo do Ajuste: Selecione um motivo para o ajuste (ex: “Danificado”, “Perdido”, “Contagem de Ciclo”, “Erro de Entrada de Dados”).
  - Número do Lote (se aplicável)
  - Número de Série (se aplicável)
- Notas: Quaisquer notas adicionais sobre o ajuste.
Salvar: Salve o registro de ajuste de estoque. Isso atualizará os níveis de estoque. Importante: Os ajustes de estoque devem ser cuidadosamente documentados e, se necessário, aprovados por um supervisor.

Definindo os Pontos de Reposição¶

Os pontos de reposição ajudam a garantir que você tenha estoque suficiente para atender à demanda.

Acesso: Navegue até os dados mestres do Item ou em uma seção dedicada de Pontos de Reposição.
Editar Item: Encontre o item para o qual deseja definir um ponto de reposição.
Campo Ponto de Reposição: Insira o nível mínimo de estoque no qual uma reposição deve ser acionada.
Campo Quantidade de Reposição: Insira a quantidade a ser reposta quando o ponto de reposição for atingido.
Salvar: Salve as alterações. O sistema poderá gerar alertas ou notificações quando o nível de estoque de um item cair abaixo do seu ponto de reposição.

Relatórios¶

O módulo de Gerenciamento de Estoque deve fornecer recursos de relatório para:

Visualizar Níveis de Estoque: Gerar relatórios mostrando os níveis de estoque atuais para todos os itens ou itens/locais específicos.
Rastrear Movimentações de Estoque: Ver um histórico de recebimentos, expedições, transferências e ajustes de estoque.
Analisar a Avaliação de Inventário: Calcular o valor do inventário com base no método de avaliação escolhido.
Identificar Itens de Baixo Giro: Identificar itens que não foram usados ou dispensados por um longo período.
Prever Demanda: (Sistemas mais avançados) Prever a demanda futura com base nos padrões históricos de uso.

Considerações Importantes¶

Precisão: Mantenha registros de estoque precisos. Isso é essencial para evitar faltas de estoque, minimizar desperdícios e tomar decisões de compra informadas.
Inventários Regulares/Contagens de Ciclo: Realize contagens de inventário físico regularmente (inventários gerais ou contagens de ciclo) para verificar a precisão dos registros de estoque do sistema.
Segurança: Implemente medidas de segurança apropriadas para evitar roubos e acessos não autorizados ao estoque.
Funções e Permissões de Usuário: Controle quais usuários têm acesso a diferentes funções de gerenciamento de estoque.
Treinamento: Forneça treinamento completo a todos os funcionários envolvidos no gerenciamento de estoque.
Integração: O módulo de Gerenciamento de Estoque deve ser integrado a outros módulos, como Compras, Faturamento e Registros de Pacientes.

Esta documentação fornece uma visão geral abrangente do gerenciamento de estoque no 4Geeks Health. Lembre-se de adaptar quaisquer nomes de campos específicos, rótulos de botões ou etapas para corresponder à configuração personalizada e aos fluxos de trabalho específicos da sua organização.

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