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Gerenciamento de fornecedores

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Esta seção descreve como gerenciar as informações dos fornecedores no 4Geeks Health. Manter registros de fornecedores precisos e atualizados é fundamental para a eficiência dos processos de compras, gerenciamento de estoque e contas a pagar.

Visão Geral

A funcionalidade de Gerenciamento de Fornecedores no 4Geeks Health permite:

  • Criar e Manter Registros de Fornecedores: Armazenar informações abrangentes sobre cada fornecedor.
  • Rastrear Contatos de Fornecedores: Gerenciar informações de contato para o pessoal-chave de cada fornecedor.
  • Gerenciar Itens/Serviços do Fornecedor: Associar fornecedores aos itens ou serviços específicos que eles prestam.
  • Visualizar Transações do Fornecedor: Ver um histórico de pedidos de compra, recebimentos de mercadorias e faturas associadas a cada fornecedor.
  • Apoiar os Processos de Compra: Facilitar a seleção de fornecedores apropriados para os pedidos de compra.

Acessando o Gerenciamento de Fornecedores

Geralmente, você pode acessar o Gerenciamento de Fornecedores através de:

  • Menu de Navegação:
    • Procure por uma opção “Fornecedores” (Suppliers), “Vendedores” (Vendors), “Compras” (Procurement) ou similar no menu de navegação principal. (A redação exata pode depender da configuração do seu sistema.)
    • Ao clicar nesta opção, você poderá ser levado a um submenu com funções específicas (ex: “Lista de Fornecedores”, “Novo Fornecedor”).

Criando um Registro de Fornecedor

  1. Iniciar o Processo:

    • Navegue até a seção de Fornecedores (geralmente pelo menu de navegação).
    • Clique no botão “Novo Fornecedor”, “Adicionar Fornecedor” ou similar.

  2. Preencher o Formulário de Fornecedor:

    O formulário de fornecedor provavelmente incluirá os seguintes campos, agrupados em seções lógicas:

    • Informações Básicas:

      • Nome do Fornecedor *: O nome oficial da empresa fornecedora. Obrigatório.
      • Código/ID do Fornecedor: Um código ou ID interno atribuído ao fornecedor. Isso pode ser gerado automaticamente.
      • Tipo de Fornecedor: (Opcional) Categorize os fornecedores (ex: “Farmacêutico”, “Suprimentos Médicos”, “Material de Escritório”).
      • Status: Ativo/Inativo. Inative os fornecedores com os quais você não faz mais negócios, em vez de excluí-los.

    • Informações de Contato:

      • Endereço: O endereço comercial principal do fornecedor (rua, cidade, estado, código postal, país).
      • Número de Telefone: O número de telefone principal do fornecedor.
      • Número de Fax: O número de fax do fornecedor (se aplicável).
      • Endereço de E-mail: O endereço de e-mail geral do fornecedor (ex: para pedidos ou dúvidas).
      • Site: A URL do site do fornecedor.

    • Contatos:

      • Você poderá adicionar vários contatos para cada fornecedor (ex: representante de vendas, contato de contas a pagar, suporte técnico).
      • Para cada contato, registre o nome, cargo, número de telefone e endereço de e-mail.

    • Informações Financeiras:

      • Termos de Pagamento: Os termos de pagamento acordados (ex: “30 dias líquido”, “2% em 10 dias, líquido em 30”).
      • Número de Identificação Fiscal/CNPJ: O número de identificação fiscal do fornecedor (necessário para relatórios fiscais).
      • Dados Bancários: (Opcional, mas importante para pagamentos eletrônicos) As informações da conta bancária do fornecedor (nome do banco, número da conta, agência/código SWIFT).
      • Moeda: A moeda que o fornecedor utiliza para as faturas.
      • Limite de Crédito: (Opcional) Um limite de crédito, se aplicável.

    • Itens/Serviços:

      • Você poderá vincular o fornecedor aos itens ou serviços específicos que ele presta. Isso ajuda na seleção do fornecedor apropriado ao criar pedidos de compra. Isso pode envolver a seleção em uma lista de itens ou serviços gerenciados no 4Geeks Health.

    • Notas:

      • Quaisquer notas ou comentários adicionais sobre o fornecedor.

  3. Salvar o Registro:

    • Revisar: Revise cuidadosamente todas as informações inseridas quanto à precisão.
    • Salvar: Clique no botão “Salvar”, “Criar Fornecedor” ou similar.

Gerenciando Registros de Fornecedores

  • Visualizar: Você pode visualizar uma lista de todos os fornecedores e abrir registros individuais para ver seus detalhes. A lista pode ser pesquisada e classificada.
  • Editar: Você pode editar as informações do fornecedor para atualizar detalhes de contato, termos de pagamento ou outras informações. Tenha cuidado ao editar informações financeiras.
  • Inativar/Desativar: Se você não faz mais negócios com um fornecedor, deve inativar ou desativar seu registro em vez de excluí-lo. Isso preserva os dados históricos, ao mesmo tempo que impede que o fornecedor seja selecionado para novos pedidos de compra.
  • Mesclar (se aplicável): Alguns sistemas podem ter um recurso para mesclar registros de fornecedores duplicados. Isso deve ser usado com extremo cuidado.

Visualizando Transações do Fornecedor

  • A partir de um registro de fornecedor, você deve ser capaz de visualizar um histórico de transações associadas a esse fornecedor, incluindo:
    • Pedidos de Compra: Uma lista de todos os pedidos de compra emitidos para o fornecedor.
    • Recebimentos de Mercadorias: Uma lista de todos os recebimentos de mercadorias para os itens recebidos do fornecedor.
    • Faturas: Uma lista de todas as faturas recebidas do fornecedor.

Relatórios

O módulo de Gerenciamento de Fornecedores pode fornecer recursos de relatório para:

  • Gerar Listas de Fornecedores: Crie listas de fornecedores com base em vários critérios (ex: tipo de fornecedor, localização, itens fornecidos).
  • Analisar Gastos: Analise os gastos por fornecedor.
  • Avaliar o Desempenho do Fornecedor: Avalie os tempos de entrega, a qualidade e os preços do fornecedor.

Considerações Importantes

  • Precisão dos Dados: Mantenha as informações dos fornecedores precisas e atualizadas.
  • Segurança dos Dados: Proteja as informações confidenciais dos fornecedores, especialmente os detalhes financeiros.
  • Permissões de Usuário: Controle quais usuários têm acesso para criar, editar e visualizar registros de fornecedores.
  • Revisão Regular: Revise e atualize regularmente as informações dos fornecedores para garantir a precisão e integridade. Considere auditorias periódicas dos dados dos fornecedores.
  • Integração: As informações dos fornecedores são usadas em todos os processos de compras e contas a pagar, por isso é fundamental que o módulo de Gerenciamento de Fornecedores esteja bem integrado aos outros módulos relevantes.
  • Treinamento: Forneça treinamento adequado para a equipe.

Esta documentação fornece uma visão geral abrangente do gerenciamento de informações de fornecedores no 4Geeks Health. Lembre-se de adaptar quaisquer nomes de campos específicos, rótulos de botões ou etapas para corresponder à configuração personalizada da sua organização e aos fluxos de trabalho específicos.