Gerenciamento de amostras

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Esta seção descreve como gerenciar amostras laboratoriais no 4Geeks Health. O gerenciamento eficiente de amostras é crucial para garantir a precisão e a agilidade nos exames laboratoriais e nos relatórios de resultados. Este módulo rastreia as amostras desde a coleta até o processamento e garante a identificação e o manuseio adequados.

Visão Geral¶

O módulo de Gerenciamento de Amostras fornece ferramentas para:

Rastrear a Coleta de Amostras: Registrar quando e como as amostras são coletadas dos pacientes.
Rotular Amostras: Gerar e aplicar etiquetas exclusivas para garantir a identificação correta.
Gerenciar o Status da Amostra: Rastrear o status das amostras (ex: Coletada, Em Trânsito, Recebida no Lab, Em Teste, Resultados Disponíveis).
Vincular Amostras a Pedidos: Conectar amostras aos pedidos de exames laboratoriais correspondentes.
Lidar com a Rejeição de Amostras: Documentar os motivos de rejeição de amostras (ex: quantidade insuficiente, coleta inadequada).
Integrar com o LIS (Sistema de Informação Laboratorial): Facilitar a troca contínua de dados com o sistema de informações do laboratório.

Acessando o Gerenciamento de Amostras¶

Geralmente, você pode acessar este módulo das seguintes maneiras:

Pelo Menu de Navegação:
- Procure por uma opção “Gerenciamento de Amostras” (Sample Management), “Laboratório” (Laboratory), “Amostras do Lab” (Lab Samples) ou similar no menu de navegação principal.
- Clique nesta opção.
A partir de um Pedido de Lab:
- Ao criar ou visualizar um pedido de laboratório, pode haver um link ou seção relacionada à coleta e gerenciamento de amostras.
A partir de um Registro de Paciente:
- Ao visualizar o registro de um paciente, pode haver uma seção ou aba para “Amostras”, “Laboratório” ou similar.
A partir de uma Visita Ambulatorial ou Encontro de Internação:
- Se exames laboratoriais forem solicitados durante uma visita ou encontro, poderá haver um link direto para o gerenciamento de amostras.

Registrando a Coleta de Amostras¶

1. Iniciar o Processo¶

Navegue até a seção de Gerenciamento de Amostras usando um dos métodos descritos acima.
Clique em um botão “Nova Amostra”, “Coletar Amostra”, “Adicionar Amostra” ou similar. Alternativamente, você pode iniciar a coleta de amostras a partir de um pedido de laboratório.

2. Preencher o Formulário de Coleta de Amostra¶

O formulário provavelmente incluirá os seguintes campos:

Paciente *: Selecione o paciente de quem a amostra foi coletada. Isso pode ser preenchido automaticamente se você estiver acessando o gerenciamento de amostras a partir do registro do paciente, pedido ou encontro. Obrigatório.
Pedido de Laboratório *: Vincule a amostra ao pedido de laboratório correspondente. Isso é fundamental para associar a amostra aos exames solicitados. Obrigatório.
Tipo de Amostra *: Especifique o tipo de amostra coletada (ex: Sangue, Urina, Fezes, Swab, Tecido). Obrigatório.
Data e Hora da Coleta *: Registre a data e a hora em que a amostra foi coletada. Obrigatório.
Coletado Por: Selecione ou insira o nome da pessoa que coletou a amostra.
Método de Coleta (se aplicável): Especifique como a amostra foi coletada (ex: Venopunção, Swab, Jato Médio).
Local da Coleta (se aplicável): Especifique o local do corpo de onde a amostra foi coletada (ex: Braço esquerdo, Fossa antecubital direita).
Volume/Quantidade: Registre o volume ou a quantidade da amostra coletada (ex: 5 mL, 10 g).
Tipo de Recipiente: Especifique o tipo de recipiente usado para coletar a amostra (ex: Tubo de tampa vermelha, Recipiente estéril, Coletor de urina).
Aditivos (se aplicável): Observe quaisquer aditivos presentes no recipiente (ex: EDTA, Heparina).
Notas: Quaisquer notas ou comentários adicionais sobre a coleta da amostra (ex: “Coleta difícil”, “Paciente em jejum”).
ID da Amostra: Um identificador exclusivo para a amostra. Isso pode ser gerado automaticamente pelo sistema ou inserido manualmente (seguindo o protocolo da sua organização).

3. Salvando o Registro e Imprimindo Etiquetas¶

Revisar: Verifique novamente todas as informações inseridas quanto à precisão.
Salvar: Clique no botão “Salvar”, “Registrar Coleta” ou similar.
Imprimir Etiquetas: O sistema deve permitir a impressão de etiquetas para os recipientes das amostras. Essas etiquetas devem incluir:
- Nome do Paciente
- ID do Paciente (MRN)
- ID da Amostra
- Data e Hora da Coleta
- Tipo de Amostra
- Código de Barras (para rastreamento automatizado)
Aplicar Etiquetas: Aplique imediatamente as etiquetas impressas nos recipientes de amostra correspondentes. A rotulagem adequada é essencial para evitar erros de identificação.

Gerenciando o Status da Amostra¶

O módulo de Gerenciamento de Amostras permite rastrear o status de cada amostra conforme ela se move pelo fluxo de trabalho do laboratório. Os status comuns incluem:

Coletada (Collected): A amostra foi coletada do paciente.
Em Trânsito (In Transit): A amostra está sendo transportada para o laboratório.
Recebida no Lab (Received at Lab): O laboratório recebeu a amostra.
Em Teste (Testing): A amostra está sendo analisada no momento.
Resultados Disponíveis (Results Available): Os resultados dos exames estão disponíveis.
Rejeitada (Rejected): A amostra foi rejeitada pelo laboratório (veja abaixo).

Geralmente, você pode atualizar o status da amostra manualmente ou através da integração com o LIS.

Lidando com a Rejeição de Amostras¶

Se uma amostra for rejeitada pelo laboratório, você deve documentar o motivo da rejeição.

Atualizar Status: Altere o status da amostra para “Rejeitada”.
Motivo da Rejeição: Selecione um motivo de rejeição em uma lista predefinida (ex: Quantidade insuficiente, Hemolisada, Coagulada, Recipiente inadequado, Rotulagem incorreta, Integridade do espécime comprometida).
Notas: Adicione quaisquer notas adicionais sobre a rejeição.
Notificação: Notifique o pessoal apropriado (ex: o provedor que fez o pedido, o flebotomista) sobre a rejeição da amostra.
Nova Coleta: Determine se uma nova amostra precisa ser coletada.

Integração com o LIS (Sistema de Informação Laboratorial)¶

Idealmente, o módulo de Gerenciamento de Amostras do 4Geeks Health deve se integrar perfeitamente ao sistema de informações do laboratório (LIS). Esta integração permite:

Transferência Automática de Pedidos: Os pedidos de laboratório criados no 4Geeks Health são enviados automaticamente para o LIS.
Atualizações de Status em Tempo Real: O status das amostras é atualizado automaticamente no 4Geeks Health conforme a amostra é processada no LIS.
Relatório de Resultados: Os resultados laboratoriais são importados automaticamente do LIS para o 4Geeks Health e anexados ao registro do paciente e ao pedido correspondente.

Relatórios¶

O módulo de Gerenciamento de Amostras pode fornecer recursos de relatório para:

Rastrear o Volume de Amostras: Monitorar o número de amostras coletadas por tipo, data e coletor.
Identificar Atrasos: Identificar gargalos no fluxo de trabalho de processamento de amostras.
Monitorar Taxas de Rejeição: Acompanhar as taxas de rejeição de amostras e identificar causas potenciais.
Trilha de Auditoria: Manter uma trilha de auditoria completa de todas as atividades relacionadas às amostras.

Considerações Importantes¶

Rotulagem Adequada: A rotulagem precisa e completa é fundamental para evitar trocas de amostras e garantir a segurança do paciente.
Integridade do Espécime: Siga os procedimentos adequados para coletar, manusear e transportar amostras para manter sua integridade.
Treinamento: Forneça treinamento completo a toda a equipe envolvida na coleta e no gerenciamento de amostras.
Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs): Desenvolva e siga SOPs claros para todos os aspectos do gerenciamento de amostras.
Controle de Qualidade: Implemente medidas de controle de qualidade para garantir a precisão e a confiabilidade dos exames laboratoriais.
Permissões de Usuário: Defina as permissões de usuário de acordo com as funções.
Conformidade: Certifique-se de que os procedimentos estejam de acordo com os regulamentos.

Esta documentação fornece uma visão geral abrangente do gerenciamento de amostras laboratoriais no 4Geeks Health. Lembre-se de adaptar quaisquer nomes de campos específicos, opções de status ou etapas para corresponder à configuração personalizada da sua organização e aos fluxos de trabalho do laboratório.

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