Admin Guide

Este guia fornece aos administradores instrucoes completas para gerenciar a plataforma 4Geeks Perks de forma eficaz.

Visao Geral do Painel de Administracao¶

O Painel de Administracao e seu hub central para monitorar e gerenciar todos os aspectos do seu programa de beneficios.

Acessando o Painel¶

Faca login no 4Geeks Console
Navege ate Perks > Admin Dashboard

Secoes do Painel¶

Cartoes de Resumo¶

Na parte superior do painel, voce vera metricas-chave: - Total de Funcionarios: Numero de funcionarios inscritos nos beneficios - Beneficios Ativos: Numero de beneficios atualmente habilitados - Orcamento Mensal: Total do orcamento alocado para o mes atual - Orcamento Utilizado: Porcentagem e valor do orcamento consumido - Saldo da Carteira: Total de pontos disponiveis em todas as carteiras de funcionarios - Resgates Este Mes: Numero de resgates de beneficios

Feed de Atividade Recente¶

Mostra os ultimos resgates de beneficios, transacoes da carteira e inscricoes de funcionarios em tempo real.

Acoes Rapidas¶

Atalhos para tarefas administrativas comuns: - Adicionar funcionario - Alocar pontos da carteira - Habilitar/desabilitar beneficios - Gerar relatorios - Visualizar analytics

Gestao de Usuarios¶

Visualizando Funcionarios¶

Va em Perks > Employees
A lista de funcionarios mostra:
Nome e email
Departamento
Tipo de emprego
Saldo da carteira
Beneficios ativos
Data da ultima atividade
Use filtros para refinar a lista:
Departamento
Tipo de emprego
Status de inscricao no beneficio
Faixa de saldo da carteira

Adicionando Funcionarios¶

Funcionario Individual: 1. Clique em Add Employee 2. Preencha os campos obrigatorios: - Primeiro nome, ultimo nome - Endereco de email - Departamento - Tipo de emprego - Data de inicio 3. Opcionalmente atribua: - Gerente - Elegibilidade especifica do beneficio - Pontos iniciais da carteira 4. Clique em Save

Importacao em Massa: 1. Clique em Import Employees 2. Baixe o modelo CSV 3. Preencha os dados dos funcionarios 4. Faca upload do arquivo 5. Revise e confirme a importacao

Veja instrucoes detalhadas de importacao em Primeiros Passos

Editando Detalhes de Funcionarios¶

Clique no nome de um funcionario na lista
Modifique qualquer campo
Clique em Save Changes

Desativando Funcionarios¶

Quando um funcionario sai da empresa:

Va em Perks > Employees
Selecione o funcionario
Clique em Deactivate
Escolha o que acontece com a carteira deles:
Forfeit balance: Pontos sao removidos
Transfer to manager: Pontos sao movidos para a carteira do gerente
Hold in account: Pontos permanecem congelados para possivel recontratacao
Confirme a desativacao

Note

Funcionarios desativados perdem acesso a plataforma de beneficios imediatamente, mas o historico de transacoes e preservado para relatorios.

Reativando Funcionarios¶

Va em Perks > Employees > Inactive
Selecione o funcionario
Clique em Reactivate
Atualize quaisquer informacoes alteradas
Restaure o saldo da carteira se necessario

Configuracao de Beneficios¶

Habilitando e Desabilitando Beneficios¶

Va em Perks > Catalog
Encontre o beneficio que deseja modificar
Ative ou desative o interruptor
Clique em Save

Configurando Beneficios Individuais¶

Cada beneficio tem opcoes de configuracao especificas:

Configuracoes Gerais¶

Nome do beneficio: Nome de exibicao para os funcionarios
Descricao: Breve explicacao do beneficio
Categoria: Transporte, Restaurante, Bem-estar, etc.
Icone: Representacao visual

Regras de Elegibilidade¶

Tipos de funcionarios: Tempo integral, meio periodo, contratados
Departamentos: Equipes especificas ou todos os departamentos
Locais: Beneficios especificos do escritorio
Requisitos de tempo de servico: Duracao minima de emprego
Aprovacao do gerente: Se a aprovacao do gerente e necessaria

Configuracoes de Orcamento¶

Tipo de subsidio:
Totalmente coberto pela empresa
Subsidio percentual (ex.: 80% empresa, 20% funcionario)
Valor fixo por transacao
Limites:
Limite diario
Limite semanal
Limite mensal
Limite anual
Rollover: Se valores nao usados sao carregados para o proximo periodo

Configuracoes de Resgate¶

Metodo de resgate:
Cartao RFID
Aplicativo movel
Portal web
Codigo de voucher
Restricoes de fornecedor: Locais ou parceiros aprovados
Restricoes de tempo: Horas ou dias disponiveis

Configurando Fluxos de Aprovacao de Beneficios¶

Para beneficios que requerem aprovacao do gerente:

Va em Perks > Catalog > [Nome do Beneficio] > Approval Settings
Habilite Require approval
Escolha o nivel de aprovacao:
Gerente direto: Gerente atribuido ao funcionario
Chefe de departamento: Chefe do departamento do funcionario
Administrador de RH: Administrador de RH designado
Aprovador personalizado: Pessoa especifica
Defina o timeout de aprovacao (auto-apos X dias)
Configure preferencias de notificacao

Gerenciando Fornecedores de Beneficios¶

Para beneficios envolvendo fornecedores externos:

Va em Perks > Vendors
Clique em Add Vendor
Preencha os detalhes do fornecedor:
Nome da empresa
Informacoes de contato
Categoria de servico
Condicoes de pagamento
Metodo de integracao (API, manual, POS)
Faca upload do contrato do fornecedor (opcional)
Clique em Save

Gestao de Carteira¶

Visualizando Visao Geral da Carteira¶

Va em Prks > Wallet > Overview
Visualize:
Total de pontos alocados
Total de pontos resgatados
Total de pontos restantes
Saldo medio por funcionario
Principais usuarios por resgate

Alocando Pontos¶

Alocacao Unica: 1. Va em Perks > Wallet > Allocate Points 2. Escolha o metodo de alocacao: - Funcionario individual: Selecione funcionario especifico - Departamento: Todos os funcionarios de um departamento - Todos os funcionarios: Alocacao para toda a empresa 3. Insira a quantidade de pontos 4. Adicione uma nota (ex.: “Bonus de desempenho Q4”) 5. Clique em Allocate

Alocacao Recorrente: 1. Va em Perks > Wallet > Recurring Allocations 2. Clique em Create Schedule 3. Configure: - Frequencia (semanal, mensal, trimestral) - Valor por ciclo - Funcionarios elegiveis - Data de inicio - Data de termino (opcional) 4. Clique em Save Schedule

Ajustando Valores de Pontos¶

Va em Perks > Wallet > Settings
Modifique a razao ponto-moeda
Clique em Save

Warning

Alterar o valor dos pontos afeta todos os saldos existentes. Planeje cuidadosamente e comunique as alteracoes aos funcionarios com antecedencia.

Lidando com Cartoes Perdidos ou Roubados¶

Va em Perks > RFID Cards > Manage
Pesquise o funcionario
Clique em Deactivate Card
O saldo da carteira e preservado
Faca pedido de um cartao de substituicao
Atribua o novo cartao ao funcionario
O saldo e transferido automaticamente

Gestao de Orcamento¶

Definindo Orcamentos¶

Va em Perks > Budget > Settings
Configure:
Orcamento mensal: Valor total para todos os beneficios
Orcamentos por beneficio: Limites individuais para cada categoria de beneficio
Orcamentos por funcionario: Maximo por funcionario
Politica de rollover: Se orcamento nao usado e carregado
Clique em Save

Monitorando Uso do Orcamento¶

Va em Perks > Budget > Dashboard
Visualize:
Consumo de orcamento por beneficio
Consumo de orcamento por departamento
Projecao de gastos ate o fim do mes
Alertas para limites se aproximando

Definindo Alertas de Orcamento¶

Va em Perks > Budget > Alerts
Crie regras de alerta:
Limite: Alerta em 75%, 90%, 100% do orcamento
Destinatarios: Quem recebe notificacoes
Frequencia: Unica vez ou recorrente
Clique em Save

Relatorios¶

Relatorios Padrao¶

Acesse relatorios pre-construidos em Perks > Reports:

Relatorio de Uso: Frequencia e tendencias de resgate de beneficios
Relatorio de Orcamento: Analise de gastos por categoria e departamento
Engajamento de Funcionarios: Taxas de adocao e metricas de participacao
Relatorio da Carteira: Resumo de alocacao e resgate de pontos
Relatorio de Fornecedores: Desempenho e utilizacao de fornecedores
Relatorio de ROI: Calculos de retorno sobre investimento

Gerando Relatorios Personalizados¶

Va em Perks > Reports > Custom
Selecione o tipo de relatorio
Escolha o periodo
Aplique filtros:
Departamento
Tipo de beneficio
Grupo de funcionarios
Local
Selecione o formato de saida:
PDF
CSV
Excel
Clique em Generate

Agendando Relatorios¶

Va em Perks > Reports > Scheduled
Clique em Create Schedule
Configure:
Tipo de relatorio
Frequencia (diaria, semanal, mensal)
Destinatarios (enderecos de email)
Formato
Clique em Save

Configuracoes do Sistema¶

Perfil da Empresa¶

Va em Perks > Settings > Company Profile
Atualize:
Nome da empresa
Logo
Informacoes de contato
Endereco
Fuso horario
Moeda
Clique em Save

Notificacoes¶

Configure notificacoes por email e no aplicativo:

Va em Perks > Settings > Notifications
Defina preferencias para:
Confirmacoes de inscricao de funcionarios
Notificacoes de alocacao de carteira
Confirmacoes de resgate
Alertas de orcamento
Solicitacoes de aprovacao
Avisos de saldo baixo
Escolha o metodo de entrega (email, no aplicativo, ou ambos)
Clique em Save

Branding (Apenas Premium)¶

Personalize a plataforma para os funcionarios:

Va em Perks > Settings > Branding
Configure:
Esquema de cores primarias
Logo personalizada
Mensagem de boas-vindas
Dominio personalizado (opcional)
Modelos de email
Visualize as alteracoes
Clique em Save

Integracoes¶

Conecte-se a sistemas externos:

Va em Perks > Settings > Integrations
Integracoes disponiveis:
Sistemas HR: BambooHR, Workday, Gusto, etc.
Gateways de Pagamento: PayPal, etc.
Dispositivos IoT: Maquinas vending, estacoes de cafe, sistemas de estacionamento
Ferramentas de Comunicacao: Slack, Microsoft Teams
Siga as instrucoes de configuracao para cada integracao

Saiba mais sobre integracoes IoT

Controle de Acesso Baseado em Funcoes¶

Funcoes de Administrador¶

Super Admin: Acesso completo a todos os recursos
Admin de RH: Gestao de funcionarios, configuracao de beneficios, relatorios
Admin Financeiro: Gestao de orcamento, alocacao de carteira, relatorios financeiros
Admin de Instalacoes: Dispositivos IoT, gestao de fornecedores, beneficios de instalacoes
Gerente: Aprovar solicitacoes de beneficios para sua equipe, visualizar relatorios da equipe

Gerenciando Acesso de Administradores¶

Va em Perks > Settings > Admin Users
Clique em Add Admin
Selecione o usuario (deve ser um funcionario existente)
Atribua a funcao
Defina permissoes personalizadas (opcional)
Clique em Save

Permissoes Personalizadas¶

Para controle granular:

Va em Perks > Settings > Permission Sets
Clique em Create Permission Set
Nomeie o conjunto (ex.: “Visualizador de Orcamento”)
Ative permissoes individuais:
Visualizar funcionarios
Editar funcionarios
Visualizar beneficios
Configurar beneficios
Visualizar orcamento
Gerenciar orcamento
Visualizar relatorios
Gerar relatorios
Gerenciar carteira
Gerenciar fornecedores
Clique em Save
Atribua a usuarios administradores

Solucao de Problemas¶

Problemas Comuns¶

Funcionario nao consegue fazer login: - Verifique se o endereco de email esta correto - Verifique se o funcionario esta ativo - Reenvie o email de convite

Cartao RFID nao funciona: - Confirme se o cartao esta ativado - Verifique a atribuicao do cartao no sistema - Verifique se o leitor RFID esta funcionando - Teste com outro cartao

Saldo da carteira nao atualizando: - Verifique se ha transacoes pendentes - Verifique se o resgate foi aprovado - Revise o historico de transacoes para erros

Beneficio nao aparecendo para o funcionario: - Verifique as regras de elegibilidade - Verifique se o funcionario atende aos requisitos - Confirme se o beneficio esta habilitado - Revise restricoes de departamento/local

Obtendo Suporte¶

Ajuda no Console: Clique no icone ? no canto inferior direito
Documentacao: Navegue pelos guias do 4Geeks Perks
Suporte por Email: support@4geeks.io
Discord: Discord

Proximos Passos¶

Ainda tem dúvidas? Pergunte na Discord or explore tutoriais