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Como Alocar Fundos para Mensalidades de Academia de Funcionários no 4Geeks Perks

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Promover um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional é essencial para as estratégias modernas de retenção de talentos. O 4Geeks Perks atua como a plataforma inteligente definitiva para gerenciar e entregar benefícios personalizados aos funcionários, permitindo que você aloque fundos de forma integrada para iniciativas de bem-estar, como mensalidades de academia.

Utilizando o 4Geeks Perks Card e sua carteira pessoal vinculada, os administradores podem designar auxílios específicos para a categoria “Bem-estar e fitness” (Wellness and fitness). Isso garante que os fundos sejam usados adequadamente, dando aos funcionários a flexibilidade de escolher as academias ou centros de bem-estar que melhor lhes atendam. Este guia detalha como configurar e gerenciar essas alocações de forma eficaz.

Pré-requisitos

Antes de começar a alocar fundos, certifique-se de que os seguintes requisitos sejam atendidos:

  • Conta de Administrador Ativa: Você deve ter acesso administrativo ao 4Geeks Console.
  • 4Geeks Perks Habilitado: Sua organização deve ter uma assinatura ativa do 4Geeks Perks.
  • Integração de Funcionários (Onboarding): Os funcionários devem estar registrados no sistema e possuir seu 4Geeks Perks Card exclusivo (baseado em RFID ou Smart ID móvel).
  • Aprovação de Orçamento: Certifique-se de ter um orçamento definido para benefícios de bem-estar pronto para ser distribuído.

Instruções Passo a Passo

Siga estas etapas para configurar uma alocação recorrente ou única para mensalidades de academia e despesas de bem-estar.

Passo 1: Acessar o Painel do Perks

  1. Faça login no 4Geeks Console usando suas credenciais de administrador.
  2. Selecione 4Geeks Perks no menu principal de produtos para abrir o painel de gestão de benefícios.

Passo 2: Criar uma Nova Política de Benefícios

Para automatizar a distribuição de fundos, você deve criar uma política específica para bem-estar.

  1. Navegue até a seção Benefits & Wallets.
  2. Clique em Create New Policy.
  3. Dê um nome claro à política, por exemplo, “Auxílio Academia Mensal” ou “Abono Global de Bem-estar”.
  4. No menu suspenso Category, selecione Wellness and fitness. Isso garante que o sistema categorize essas transações corretamente para fins de relatório.

Passo 3: Definir Valor e Frequência da Alocação

  1. Insira o valor monetário (pontos ou moeda) que deseja alocar por funcionário.
  2. Selecione a Frequência:
    • Monthly (Mensal): Ideal para taxas recorrentes de mensalidade de academia.
    • One-Time (Única): Adequada para bônus anuais ou compra de equipamentos.
  3. Escolha o Grupo de Elegibilidade (Eligibility Group). Você pode selecionar “All Employees” ou filtrar por departamentos ou localizações específicas se o benefício for regional.

Passo 4: Configurar Restrições de Uso (Opcional)

A plataforma 4Geeks Perks permite uma gestão e controle centralizados.

  1. Localize a aba Restrictions dentro das configurações da política.
  2. Você pode restringir o uso desses fundos específicos a códigos de estabelecimentos associados a academias, clubes esportivos e centros de fitness.
  3. Isso garante que o abono seja usado estritamente para o propósito pretendido, evitando que seja gasto em categorias que não sejam de bem-estar.

Passo 5: Ativar e Notificar

  1. Revise suas configurações e clique em Activate Policy.
  2. O sistema atualizará automaticamente a Carteira Pessoal Baseada em Pontos (Personal Points-Based Wallet) vinculada ao 4Geeks Perks Card de cada funcionário.
  3. Recomenda-se enviar uma notificação (via e-mail ou pela plataforma) informando aos funcionários que seus fundos de bem-estar estão disponíveis e explicando onde podem utilizá-los.

Casos de Uso Comuns

Cenário 1: O Abono Mensal “Vida Saudável”

  • Situação: Uma empresa deseja incentivar o exercício regular subsidiando 50% dos custos de academia para toda a equipe.
  • Aplicação: Usando o 4Geeks Perks, o gestor de RH configura uma alocação mensal recorrente de $50 vinculada à categoria Wellness and fitness.
  • Resultado: Todo dia 1º de cada mês, os funcionários recebem o crédito. Eles usam seu 4Geeks Perks Card para pagar sua academia local, estúdio de yoga ou box de CrossFit. O gestor pode visualizar um detalhamento mensal desses serviços específicos para acompanhar o engajamento.

Cenário 2: Ergonomia e Fitness no Home Office

  • Situação: Para apoiar os trabalhadores remotos, uma empresa decide fornecer um abono único para cadeiras ergonômicas ou equipamentos de academia em casa.
  • Aplicação: O administrador cria uma alocação única de “Estação de Trabalho e Bem-estar”.
  • Resultado: Os funcionários usam seus fundos para comprar halteres ou suportes ergonômicos. Como o 4Geeks Perks suporta o serviço de Entrega de Estação de Trabalho (Workstation delivery) e serviços integrados, os funcionários podem acessar facilmente o equipamento que precisam para se manterem saudáveis enquanto trabalham remotamente.

Solução de Problemas

Problema 1: Cartão do funcionário recusado na academia

  • Causa: O código da categoria do estabelecimento (MCC) da academia pode não corresponder à restrição “Wellness and fitness” definida na política.
  • Solução: Verifique os registros de transações no painel de Análises em Tempo Real (Real-time analytics). Se a academia estiver categorizada incorretamente pela rede de pagamento, você pode precisar adicionar esse fornecedor específico à lista branca (whitelist) ou ampliar as restrições de categoria.

Problema 2: Os fundos não estão aparecendo na carteira do funcionário

  • Causa: O funcionário pode não ter sido adicionado ao Grupo de Elegibilidade correto ou o status da conta dele pode estar como “Pendente”.
  • Solução: Verifique o status do funcionário na seção de gestão de usuários. Certifique-se de que ele concluiu a integração e que seu departamento específico está incluído na política de benefícios.

Problema 3: Discrepâncias nos relatórios de uso

  • Causa: Atrasos na sincronização de dados entre o uso do cartão RFID e o painel.
  • Solução: Embora o 4Geeks Perks ofereça análises em tempo real, algumas transações offline podem levar tempo para sincronizar. Aguarde até 24 horas para que os dados finais de liquidação apareçam nos relatórios de “Detalhamento Mensal”.

Conclusão

Alocar fundos para mensalidades de academia através do 4Geeks Perks simplifica a carga administrativa de gerenciar recibos e reembolsos, ao mesmo tempo em que aumenta significativamente o engajamento dos funcionários. Ao fornecer uma solução flexível baseada em cartão, você capacita sua força de trabalho a cuidar de sua saúde de uma maneira que se adapte aos seus estilos de vida individuais.

Recursos Adicionais