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Como Atribuir Limites de Orçamento às Categorias de Benefícios no 4Geeks Perks

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Os benefícios para funcionários são uma ferramenta poderosa para retenção, mas sem controles financeiros adequados, os custos podem disparar rapidamente. O 4Geeks Perks capacita as organizações a gerenciar e entregar benefícios personalizados aos funcionários por meio de uma plataforma inteligente e configurável.

Um recurso fundamental da plataforma é a capacidade de atribuir limites de orçamento específicos a diferentes categorias de benefícios — como bem-estar, transporte ou material de escritório. Isso garante que, enquanto os funcionários desfrutam da flexibilidade de uma carteira pessoal baseada em pontos, sua organização mantenha a adesão estrita às previsões financeiras e às políticas de conformidade.

Este artigo orienta os administradores no processo de definição e atribuição de limites de orçamento a categorias específicas de benefícios dentro do 4Geeks Console.

Pré-requisitos

Para configurar limites de orçamento, certifique-se de atender aos seguintes critérios:

  • Acesso Administrativo: Você deve estar logado como Administrador ou Gestor Financeiro no 4Geeks Console.
  • Assinatura Ativa do Perks: Sua organização deve ter uma assinatura ativa do 4Geeks Perks (Standard ou Premium).
  • Categorias Definidas: Certifique-se de que seu Catálogo de Benefícios esteja ativo e as categorias (ex: Bem-estar, Transporte) estejam habilitadas.

Instruções Passo a Passo

Siga estas etapas para estabelecer controles de gastos para categorias específicas.

Passo 1: Acessar o Painel do Perks

  1. Faça login em sua conta de administrador no 4Geeks Console.
  2. No menu de navegação principal, selecione o módulo Perks.
  3. Clique na aba Wallet & Budget na barra lateral de configurações. Esta seção controla a lógica por trás da “carteira baseada em pontos” atribuída aos funcionários.

Passo 2: Selecionar uma Categoria

  1. Navegue até a seção Spending Rules ou Categories.
  2. Você verá uma lista de categorias disponíveis suportadas pela plataforma, tais como:
  3. Wellness and Fitness (Bem-estar e Fitness)
  4. Corporate Transportation (Transporte Corporativo)
  5. Office Supplies (Material de Escritório)
  6. Coffee Station / Vending (Estação de Café / Vending)
  7. Clique em Edit ao lado da categoria específica que deseja limitar (ex: “Wellness and Fitness”).

Passo 3: Definir o Limite de Orçamento

  1. Localize o campo Budget Cap.
  2. Insira o valor monetário máximo ou o equivalente em pontos permitido para esta categoria.
  3. Selecionar a Frequência: Escolha com que frequência este limite é redefinido.
    • Monthly (Mensal): Melhor para assinaturas recorrentes (ex: mensalidades de academia).
    • Quarterly (Trimestral): Útil para compras maiores e menos frequentes.
    • One-time (Único): Ideal para auxílios de integração, como a entrega de estação de trabalho.
  4. Definir o Tipo de Política:
    • Hard Limit (Limite Rígido): A transação é recusada se exceder o orçamento.
    • Soft Limit (Limite Flexível): A transação é aprovada, mas um alerta é enviado ao administrador para revisão.

Passo 4: Aplicar a Grupos de Funcionários (Opcional)

Você pode aplicar esses limites globalmente ou a segmentos específicos.

  1. Em Target Audience, deixe como “All Employees” para aplicar o limite a toda a empresa.
  2. Para segmentar cargos específicos, selecione Filter by Team (ex: “Sales Team” ou “Engineering”).
  3. Clique em Save Changes para ativar o limite imediatamente. As regras serão atualizadas instantaneamente nos Perks Cards RFID dos funcionários.

Casos de Uso Comuns

Cenário 1: Incentivando Estilos de Vida Saudáveis com Controles

Objetivo: Você deseja apoiar a saúde do funcionário, mas evitar gastos excessivos com tratamentos de spa de luxo. Configuração: - Categoria: Wellness and Fitness. - Limite: $100 USD / Mês. - Resultado: Os funcionários podem usar seu 4Geeks Perks card para mensalidades de academia ou aulas de yoga. Se tentarem gastar $150 em um spa de luxo, a transação será recusada (Hard Limit) ou sinalizada (Soft Limit), garantindo que o orçamento de bem-estar permaneça sustentável.

Cenário 2: Gestão de Auxílios para Trabalho Remoto

Objetivo: Garantir que as novas contratações possam montar seu escritório em casa sem esgotar o orçamento com eletrônicos não essenciais. Configuração: - Categoria: Office Supplies / Workstation Delivery. - Limite: $500 USD (Único). - Público-alvo: Grupo de “Novas Contratações”. - Resultado: Os novos funcionários recebem um orçamento dedicado para monitores ou cadeiras via integração com o 4Geeks Asset ou compra direta, evitando o descontrole orçamentário.

Solução de Problemas

Problema 1: Cartão do funcionário recusado apesar de haver saldo total disponível

  • Causa: O funcionário pode ter fundos totais suficientes em sua carteira, mas atingiu o limite específico da categoria que você acabou de configurar.
  • Solução: Verifique as “Regras de Gastos” (Spending Rules) para essa categoria. Se o limite deveria ser maior, ajuste o teto no painel.

Problema 2: As alterações no limite de orçamento não refletem imediatamente

  • Causa: Pode haver um pequeno atraso na sincronização com os cartões físicos RFID Perks Cards.
  • Solução: Aguarde de 5 a 10 minutos para que a atualização seja propagada. Se o problema persistir, entre em contato com o Suporte 4Geeks.

Problema 3: Não é possível selecionar uma equipe específica para os limites

  • Causa: Os grupos de funcionários podem não estar definidos no diretório principal de RH.
  • Solução: Certifique-se de que os dados de seus funcionários estejam sincronizados corretamente, possivelmente via integração com o 4Geeks Talent, que gerencia os perfis dos trabalhadores.

Conclusão

Atribuir limites de orçamento a categorias específicas de benefícios permite equilibrar a liberdade do funcionário com a responsabilidade fiscal. Ao utilizar os recursos de gestão centralizada do 4Geeks Perks, você pode automatizar a aplicação de políticas, reduzir a carga administrativa e garantir que seu programa de benefícios cresça de forma sustentável.

Para mais assistência com integrações ou configurações avançadas, entre em contato com nossa equipe de suporte.

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