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Como Configurar Fluxos de Aprovação para Solicitações de Benefícios de Alto Valor no 4Geeks Perks

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Gerenciar os benefícios dos funcionários de forma eficiente exige um equilíbrio entre capacitar sua equipe e manter o controle do orçamento. O 4Geeks Perks permite que as organizações ofereçam um sistema de carteira e cartão personalizado para benefícios de funcionários. No entanto, para gastos significativos — como atualizações de estações de trabalho premium ou grandes resgates de pontos — a supervisão automatizada é essencial.

Ao configurar fluxos de aprovação, você pode garantir que solicitações de alto valor sejam revisadas pelos gerentes ou administradores apropriados antes que os fundos sejam liberados ou os itens sejam despachados. Este artigo orienta você na configuração dessas redes de segurança para manter a conformidade financeira sem desacelerar seus esforços de engajamento dos funcionários.

Pré-requisitos

Antes de configurar fluxos de aprovação, certifique-se de que os seguintes requisitos sejam atendidos:

  • Acesso de Administrador: Você deve ter permissões de Administrador ou Gerente Financeiro no 4Geeks Console.
  • Assinatura Ativa do Perks: Sua organização deve ter uma assinatura ativa do 4Geeks Perks.
  • Hierarquia Definida: Sua estrutura de equipe (gerentes e subordinados diretos) deve estar configurada corretamente na seção de gestão de usuários para encaminhar as aprovações dinamicamente.

Instruções Passo a Passo

Siga estas etapas para criar um sistema de aprovação baseado em regras para limites ou categorias de gastos específicos.

Passo 1: Acessar o Painel de Gestão do Perks

  1. Faça login no 4Geeks Console usando suas credenciais de administrador.
  2. Navegue até o módulo Perks no menu principal da aplicação.
  3. Clique no ícone de engrenagem de Configurações (Settings) localizado na barra lateral e selecione Policies & Workflows.

Passo 2: Criar uma Nova Regra de Aprovação

Você definirá agora o que constitui uma solicitação de “alto valor” que dispara o fluxo de trabalho.

  1. Clique no botão + New Workflow.
  2. Nomeie a Política: Dê um nome claro, como “Aprovação de Resgate de Alto Valor > $500”.
  3. Defina a Condição de Disparo:
    • Por Valor: Selecione “Transaction Value” e defina o operador como “Greater than” (Maior que). Insira seu valor limite (ex: 500 Pontos ou $500 USD).
    • Por Categoria: Alternativamente, você pode disparar aprovações para categorias específicas, como “Workstation Delivery” ou “Corporate Transportation”.

Passo 3: Atribuir Aprovadores

Decida quem deve assinar essas solicitações. O 4Geeks Perks permite um roteamento flexível.

  1. Na seção Routing, selecione o tipo de aprovador:
    • Line Manager: Encaminha a solicitação para o supervisor direto do funcionário, conforme definido em seu perfil.
    • Specific User: Encaminha todas as solicitações para um Gestor Financeiro ou Administrador de RH dedicado.
    • Team Lead: Encaminha para o líder associado ao departamento específico.
  2. Aprovação em Vários Níveis (Opcional): Clique em Add Approval Step se desejar uma segunda validação (ex: primeiro o Gerente Direto, depois o Diretor Financeiro) para itens de valor extremamente alto.

Passo 4: Configurar Notificações e Ações de Tempo Esgotado

Garanta que os interessados sejam notificados instantaneamente para evitar gargalos.

  1. Notificações: Habilite notificações por e-mail e no app tanto para o Solicitante (para saber que seu pedido está pendente) quanto para o Aprovador (para saber que uma ação é necessária).
  2. Autoatendimento (Aprovação/Rejeição Automática): Defina o que acontece se uma solicitação for ignorada por um período determinado (ex: 72 horas). Recomenda-se configurar para Auto-Reject (Rejeição Automática) em itens de alto valor para proteger o orçamento.
  3. Clique em Publish Workflow para ativar a regra imediatamente.

Casos de Uso Comuns

Cenário 1: Controlando Despesas de Hardware

Situação: Um funcionário solicita uma nova mesa ajustável e uma cadeira ergonômica através do serviço “Workstation delivery” no catálogo do 4Geeks Perks. O custo total é de 1.200 pontos.

Aplicação: Você configurou um fluxo de trabalho que é disparado para qualquer solicitação de “Material de Escritório” ou “Hardware” acima de 500 pontos.

Resultado: A solicitação não é processada imediatamente. Em vez disso, o status “Aguardando Aprovação” aparece na carteira do funcionário. O Gerente de Escritório recebe um e-mail, revisa a disponibilidade do orçamento e clica em “Aprovar”. O pedido só é processado e deduzido do saldo da empresa após este clique.

Cenário 2: Cursos de Treinamento Premium

Situação: Um desenvolvedor deseja usar seu abono de educação para comprar um curso de certificação caro listado no Catálogo Premium.

Aplicação: Existe uma política que exige aprovação para qualquer transação categorizada como “Treinamento” que exceda o abono mensal padrão.

Resultado: A solicitação é encaminhada para o CTO. O CTO verifica se a certificação está alinhada com o caminho de crescimento do funcionário antes de aprovar a despesa, garantindo o alinhamento estratégico dos fundos do 4Geeks Perks.

Solução de Problemas

Problema 1: Aprovadores não estão recebendo notificações por e-mail

  • Causa: Os e-mails podem estar caindo em filtros de spam ou o endereço de e-mail do usuário está incorreto no sistema.
  • Solução: Verifique o endereço de e-mail na seção User Management do 4Geeks Console. Oriente os aprovadores a adicionarem o domínio no-reply@4geeks.io à lista de remetentes confiáveis.

Problema 2: O fluxo de trabalho não é disparado para itens de alto valor

  • Causa: Conflito de prioridade de políticas. Se você tiver vários fluxos de trabalho, uma regra de “Aprovação Automática” mais abrangente pode estar tendo precedência sobre sua regra específica de “Alto Valor”.
  • Solução: Na lista de Policies & Workflows, arraste seu fluxo de trabalho de “Alto Valor” para o topo da lista para garantir que ele seja avaliado primeiro pela lógica do sistema.

Problema 3: Gestores não conseguem ver o botão “Aprovar”

  • Causa: Permissões insuficientes. O gestor pode estar listado como um usuário padrão em vez de administrador ou aprovador.
  • Solução: Vá em Roles & Permissions e certifique-se de que o usuário possua o papel de “Perks Manager” atribuído ao seu perfil.

Conclusão

Configurar fluxos de aprovação no 4Geeks Perks atua como uma salvaguarda crítica para os recursos da sua empresa. Permite oferecer benefícios generosos e itens premium — como carregamento de carros elétricos ou equipamentos de escritório de alto nível — sem perder o controle sobre seus gastos. Ao seguir estas etapas, você cria um ambiente de benefícios transparente, em conformidade e eficiente.

Para mais assistência na configuração de fluxos complexos em vários níveis, entre em contato com nossa equipe de suporte ou explore outros guias no Centro de Ajuda 4Geeks.

Recursos Adicionais