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Como Exportar Relatórios de Despesas Mensais para Contabilidade

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Relatórios financeiros precisos são fundamentais para manter um negócio saudável, garantir a conformidade fiscal e agilizar os processos de fechamento mensal. O 4Geeks Console permite que os administradores gerem e exportem facilmente relatórios de despesas abrangentes em seus módulos ativos, como 4Geeks Payroll e 4Geeks Payments.

Este guia fornece instruções passo a passo sobre como filtrar, gerar e exportar dados de despesas mensais para compartilhar com sua equipe de contabilidade ou importar em seu software financeiro externo.

Pré-requisitos

Antes de tentar exportar relatórios, certifique-se de atender aos seguintes requisitos:

  • Conta Ativa: Você deve ter uma conta de administrador ativa no 4Geeks Console.
  • Permissões: Você precisa de direitos de acesso de “Admin” ou “Gerente Financeiro” para visualizar dados financeiros sensíveis.
  • Módulos Ativos: Você deve ter dados ativos no 4Geeks Payroll ou 4Geeks Payments para o período de relatório que deseja consultar.

Instruções Passo a Passo

Siga estas etapas para gerar e baixar seus relatórios de despesas mensais.

Passo 1: Navegar para o Módulo de Relatórios

  1. Faça login no seu 4Geeks Console.
  2. Na barra lateral do dashboard principal, clique em Reports & Analytics.
  3. Selecione Financial Reports no menu suspenso.

Passo 2: Selecionar o Tipo de Relatório

Dependendo de suas necessidades, você pode querer exportar custos de folha de pagamento, taxas de transação ou despesas operacionais gerais.

  1. Localize o seletor de Report Type (Tipo de Relatório).
  2. Escolha a categoria específica que você precisa. Opções comuns incluem:
    • Payroll Summary (Resumo da Folha): Para despesas detalhadas relacionadas ao 4Geeks Payroll, incluindo salários, impostos e benefícios.
    • Transaction Fees (Taxas de Transação): Para custos associados ao processamento de pagamentos via 4Geeks Payments.
    • Perks Consumption (Consumo de Perks): Para despesas relacionadas aos benefícios dos funcionários gerenciados através do 4Geeks Perks.

Passo 3: Configurar Intervalo de Datas e Filtros

Para criar um relatório mensal, você deve definir o período de tempo específico.

  1. Clique no seletor de Date Range (Intervalo de Datas).
  2. Selecione Last Month (Mês Passado) para uma seleção automatizada de um clique, ou escolha Custom Range (Intervalo Personalizado) para definir datas de início e término específicas (ex: 1 de Dezembro de 2025 a 31 de Dezembro de 2025).
  3. (Opcional) Aplique filtros adicionais, como Department (Departamento), Location (Localização) ou Cost Center (Centro de Custo), para refinar os dados para códigos contábeis específicos.

Passo 4: Gerar e Exportar

Uma vez definidos os parâmetros, você pode visualizar e baixar o arquivo.

  1. Clique no botão Generate Report para ver uma prévia dos dados na sua tela.
  2. Revise o resumo para garantir que os totais correspondam às suas expectativas.
  3. Clique no botão Export no canto superior direito.
  4. Selecione seu formato preferido:
    • CSV (.csv): Melhor para importar em softwares de contabilidade como QuickBooks ou Xero.
    • Excel (.xlsx): Melhor para manipulação manual e tabelas dinâmicas.
    • PDF (.pdf): Melhor para compartilhar documentos finalizados e somente leitura com as partes interessadas.

Casos de Uso Comuns

Cenário 1: Conciliando a Folha de Pagamento Mensal

  • Situação: Sua equipe de contabilidade precisa lançar os lançamentos contábeis dos salários do mês passado, incluindo itens distintos para impostos e deduções do 4Geeks Perks.
  • Aplicação: Você exporta o Payroll Summary do 4Geeks Payroll como um arquivo CSV.
  • Resultado: O arquivo CSV permite que o contador mapeie as colunas diretamente para o livro razão, reduzindo erros de entrada manual de dados e acelerando o processo de conciliação.

Cenário 2: Auditando Custos de Projeto

  • Situação: Você está usando o 4Geeks Teams para um projeto de cliente específico e precisa relatar as despesas associadas àquele centro de custo.
  • Aplicação: No filtro de relatório, você seleciona a tag específica de “Projeto” ou “Departamento” associada àquele cliente e exporta os dados do trimestre.
  • Resultado: Você recebe um relatório detalhado contendo apenas os custos trabalhistas e operacionais relevantes, garantindo uma faturamento preciso ao cliente.

Solução de Problemas

Problema 1: O arquivo exportado está vazio

  • Causa: Pode não haver transações registradas para o intervalo de datas ou filtros selecionados.
  • Solução: Verifique novamente o seu Date Range para garantir que ele cobre o período correto. Limpe qualquer filtro específico (como Departamento ou Localização) para ver se os dados aparecem no nível global.

Problema 2: Erro de “Acesso Negado” (Access Denied)

  • Causa: Seu perfil de usuário não possui as permissões necessárias para visualizar dados financeiros.
  • Solução: Entre em contato com o Administrador da sua organização para solicitar acesso de “Gerente Financeiro” dentro do 4Geeks Console.

Problema 3: Problemas de formatação de dados no Excel

  • Causa: Às vezes, os arquivos CSV abrem com formatação incorreta dependendo das suas configurações de região local (ex: formatos de data ou separadores de moeda).
  • Solução: Use o recurso Texto para Colunas no Excel para analisar os dados corretamente, ou tente exportar diretamente como um arquivo .xlsx, se a opção estiver disponível, pois isso preserva a formatação.

Conclusão

Exportar relatórios de despesas mensais é um processo simples projetado para manter suas operações financeiras funcionando sem problemas. Ao extrair regularmente dados do 4Geeks Payroll e 4Geeks Payments, você garante transparência e conformidade em toda a sua organização.

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