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Como Importar Dados de Funcionários em Lote no 4Geeks Perks

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Gerenciar os benefícios dos funcionários de forma eficiente começa com a organização e acessibilidade dos dados da sua equipe. O 4Geeks Perks agiliza esse processo, permitindo que você importe informações de funcionários em lote (bulk import). Em vez de inserir dados manualmente para cada indivíduo, você pode carregar um único arquivo para preencher seu sistema instantaneamente, garantindo que sua equipe tenha acesso imediato aos seus benefícios e cartões de identificação inteligentes.

Este artigo orienta você no processo de preparação dos seus dados e na importação bem-sucedida para a plataforma.

Pré-requisitos

Antes de iniciar o processo de importação, certifique-se de ter o seguinte:

  • Acesso Administrativo: Você deve ter uma conta de administrador ativa no 4Geeks Console com permissões para gerenciar o módulo Perks.
  • Dados dos Funcionários: Uma planilha (CSV ou Excel) contendo os detalhes dos seus funcionários. Campos essenciais geralmente incluem Nome, Sobrenome, Endereço de E-mail e ID do Funcionário (Employee ID).
  • Assinatura Ativa do Perks: Certifique-se de que sua organização tenha uma assinatura ativa do 4Geeks Perks.

Instruções Passo a Passo

Siga estas etapas para importar os dados de seus funcionários em lote para o 4Geeks Perks.

Passo 1: Acessar o Painel do Perks

  1. Faça login no 4Geeks Console usando suas credenciais de administrador.
  2. No painel principal, localize e clique no módulo Perks.
  3. Navegue até a aba Employees ou Team dentro da interface do Perks.

Passo 2: Baixar o Modelo de Importação

Para garantir uma importação bem-sucedida, seus dados devem corresponder ao formato exigido pelo sistema.

  1. Clique no botão Add Employees, geralmente encontrado no canto superior direito.
  2. Selecione Bulk Import no menu suspenso.
  3. Na janela de importação, clique em Download Template. Isso fornecerá um arquivo CSV pré-formatado com os cabeçalhos corretos (ex: first_name, last_name, email, employee_id, department).

Passo 3: Preparar seus Dados

  1. Abra o arquivo de modelo baixado.
  2. Preencha as linhas com os dados dos seus funcionários.
    • Dica: Certifique-se de que os endereços de e-mail sejam exclusivos para cada usuário.
    • Dica: Se você estiver usando o 4Geeks Perks Card (RFID), poderá ver uma coluna para card_id. Se ainda não atribuiu cartões físicos, pode deixar em branco ou preencher mais tarde.
  3. Salve o arquivo no formato CSV.

Passo 4: Carregar e Mapear Dados

  1. Volte para a janela de Bulk Import no 4Geeks Console.
  2. Clique em Upload File e selecione seu arquivo CSV preparado.
  3. O sistema exibirá uma tela de mapeamento. Verifique se as colunas em seu arquivo correspondem aos campos no 4Geeks Perks (ex: sua coluna “E-mail” mapeia para o campo “Email Address” do sistema).
  4. Se tudo estiver correto, clique em Confirm Mapping.

Passo 5: Finalizar Importação

  1. Revise a tela de resumo, que mostrará a quantidade de registros a serem importados.
  2. Clique em Import Now.
  3. O sistema processará o arquivo. Você receberá uma mensagem de confirmação assim que a importação for concluída. Seus funcionários aparecerão agora no painel do Perks e, se configurado, eles receberão e-mails de boas-vindas para ativar suas contas.

Casos de Uso Comuns

Integrando um Novo Departamento

Cenário: Sua empresa acaba de adquirir uma firma menor e precisa incluir 50 novos funcionários no programa de benefícios imediatamente. Aplicação: Em vez de digitar 50 perfis manualmente, você exporta os dados do sistema de RH para o modelo da 4Geeks. Resultado: Em minutos, todos os 50 funcionários estão ativos no 4Geeks Perks, prontos para acessar suas carteiras digitais e benefícios sem atrasos administrativos.

Atualizando Alocações de Funcionários

Cenário: No início de um novo ano fiscal, você precisa atualizar as alocações de pontos para 200 funcionários com base em seus novos níveis de tempo de serviço. Aplicação: Você realiza uma importação em lote para atualização (geralmente marcada na caixa “Update existing records”), usando os IDs de funcionário como identificador exclusivo. Resultado: Os saldos são ajustados para todos instantaneamente, garantindo a distribuição precisa dos benefícios para o novo ano.

Solução de Problemas

Problema 1: Erro “Invalid File Format” (Formato de Arquivo Inválido)

  • Causa: O arquivo enviado não é um CSV ou a codificação está incorreta.
  • Solução: Certifique-se de salvar sua planilha especificamente como “CSV (delimitado por vírgulas)”. Evite usar caracteres especiais no nome do arquivo.

Problema 2: Endereços de E-mail Duplicados

  • Causa: O arquivo de importação contém um endereço de e-mail que já existe no sistema.
  • Solução: Verifique seu arquivo em busca de duplicatas. Se o funcionário já existir, decida se está tentando atualizar o registro (se suportado) ou se é um erro. Remova a linha duplicada e tente novamente.

Problema 3: Erros de Mapeamento de Dados

  • Causa: O sistema não consegue corresponder uma coluna do seu arquivo a um campo no banco de dados.
  • Solução: Durante o Passo 4, certifique-se de selecionar manualmente o campo de destino correto para cada coluna em seu CSV. Se uma coluna for desnecessária (ex: notas internas), você geralmente pode escolher “Ignorar” ou “Pular” essa coluna.

Conclusão

A importação em lote é um recurso poderoso que economiza tempo e reduz erros ao gerenciar grandes equipes. Ao seguir estas etapas, você garante uma experiência de integração tranquila para sua força de trabalho, concedendo a eles acesso rápido aos benefícios de bem-estar, alimentação e transporte gerenciados pelo 4Geeks Perks.

Para mais assistência, visite o Centro de Ajuda ou explore as integrações com o 4Geeks Talent para automatizar a sincronização de dados entre suas plataformas de contratação e benefícios.