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Como Oferecer Acesso a Espaços de Coworking como Benefício de Trabalho Remoto com o 4Geeks Perks

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À medida que os modelos de trabalho remoto e híbrido se tornam o padrão, os funcionários valorizam cada vez mais a opção de trabalhar em ambientes profissionais fora de suas casas. Oferecer acesso a espaços de coworking como um benefício pode aumentar significativamente a produtividade, fornecendo um espaço de trabalho dedicado para foco profundo ou colaboração em equipe. Com o 4Geeks Perks, você pode gerenciar facilmente esse benefício alocando fundos especificamente para assinaturas de coworking ou passes diários, dando à sua equipe a flexibilidade de escolher onde trabalham melhor.

Este guia detalha como configurar um auxílio de coworking, configurar restrições de gastos e rastrear o uso para garantir que sua estratégia de trabalho remoto seja eficaz e econômica.

Pré-requisitos

Para implementar um benefício de espaço de coworking, certifique-se de que os seguintes itens estejam em vigor:

  • Acesso de Administrador: Você deve ter uma conta de administrador no 4Geeks Console.
  • Módulo Perks Ativado: O módulo 4Geeks Perks deve estar habilitado para sua organização.
  • Inclusão de Funcionários (Onboarding): Os membros da equipe devem ter contas ativas e acesso ao aplicativo móvel ou cartão RFID 4Geeks Perks.

Instruções Passo a Passo

Siga estas etapas para criar e gerenciar um auxílio de espaço de coworking para sua equipe.

Passo 1: Criar uma Carteira de “Espaço de Trabalho”

Estabeleça uma carteira dedicada para separar os fundos de coworking de outros abonos, como alimentação ou bem-estar.

  1. Faça login no 4Geeks Console.
  2. Navegue até o módulo Perks e selecione Wallet Management.
  3. Clique em Create New Wallet.
  4. Nomeie a Carteira: Use um nome claro como “Passe Coworking”, “Abono de Escritório Remoto” ou “Auxílio Espaço de Trabalho”.
  5. Selecione a Categoria: Escolha Office Supplies & Workspace ou uma categoria semelhante. Isso garante relatórios precisos e permite restringir os gastos a fornecedores relevantes.

Passo 2: Definir Regras de Alocação

Determine o orçamento e a frequência para o benefício de coworking.

  1. Vá para a aba Allocation Rules dentro de sua nova carteira.
  2. Definir Recorrência:
    • Mensal (Monthly): Melhor para assinaturas contínuas (ex: $300/mês para uma mesa fixa/hot desk).
    • Única (One-Time): Útil para passes diários ocasionais ou reuniões específicas de equipe.
  3. Definir Limites: Defina o teto monetário por funcionário.
  4. Política de Expiração: Decida se os fundos não utilizados expiram ao final do mês. Para assinaturas de coworking, um modelo de “use ou perca” geralmente se alinha aos ciclos mensais de cobrança.

Passo 3: Configurar Restrições de Estabelecimentos

Garanta que os fundos sejam usados exclusivamente para espaços de coworking.

  1. Navegue até Merchant Restrictions.
  2. Lista Branca (Whitelist) de Fornecedores: Você pode restringir as transações a grandes redes de coworking específicas (ex: WeWork, Regus) ou hubs locais.
  3. Restrições de Categoria: Alternativamente, restrinja os gastos às categorias de estabelecimento “Agentes e Gestores Imobiliários - Aluguéis” ou “Serviços de Negócios” para cobrir uma gama mais ampla de espaços independentes.
  4. Bloquear Categorias Não Compatíveis: Certifique-se de que categorias como “Varejo” ou “Alimentação” estejam bloqueadas para esta carteira específica para evitar o uso indevido.

Passo 4: Atribuir e Notificar

Implemente o benefício para seus funcionários remotos ou híbridos.

  1. Vá para a aba Employees.
  2. Filtre por Localização ou Departamento (ex: “Staff Remoto”) e atribua a carteira.
  3. Enviar Notificação: Informe os funcionários via e-mail ou pelo aplicativo. Explique que eles podem usar seu cartão 4Geeks Perks para pagar diretamente no espaço de coworking ou vincular o cartão a um aplicativo de assinatura para cobrança recorrente.

Casos de Uso Comuns

Cenário 1: A “Mesa Flexível” Híbrida

  • Situação: Uma empresa tem uma política de “trabalhe de qualquer lugar”, mas quer apoiar funcionários que precisam de uma pausa no escritório em casa.
  • Configuração: Uma carteira mensal de “Mesa Flexível” de $200 é atribuída a todos os funcionários remotos. A carteira é restrita a fornecedores de coworking reconhecidos.
  • Resultado: Os funcionários usam o auxílio para reservar passes diários em hubs locais sempre que precisam de um ambiente profissional, sem precisar apresentar relatórios de despesas.

Cenário 2: Hubs Regionais de Equipe

  • Situação: Uma equipe distribuída deseja se encontrar uma vez por semana em uma cidade específica.
  • Configuração: O gerente atribui uma carteira de “Dia da Equipe” aos funcionários daquela região.
  • Resultado: A equipe usa seus fundos coletivos para alugar uma sala de reunião ou escritório privativo por um dia em um espaço de coworking local, promovendo a colaboração e o vínculo da equipe.

Solução de Problemas

Problema 1: Pagamento Recusado por “Estabelecimento Não Autorizado”

  • Causa: Espaços de coworking independentes e menores podem ser categorizados de forma diferente pelos processadores de pagamento (ex: como “Consultoria” ou “Educação”).
  • Solução: Verifique os detalhes da transação na aba Analytics. Adicione manualmente o ID do fornecedor específico à lista branca para permitir pagamentos futuros.

Problema 2: Falha na Assinatura Recorrente

  • Causa: Se o saldo da carteira for insuficiente no momento da cobrança de renovação automática, a transação será recusada.
  • Solução: Oriente os funcionários a alinharem a data de cobrança da assinatura com a data de recarga da carteira (ex: dia 1º do mês). Considere adicionar uma pequena margem à alocação se os impostos ou taxas variarem.

Conclusão

Oferecer acesso a coworking via 4Geeks Perks capacita sua equipe com escolha e flexibilidade, mantendo seu orçamento sob controle. Ao automatizar o desembolso e a restrição de fundos, você fornece um benefício de alto valor que apoia a produtividade e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional sem a carga administrativa.

Para mais informações sobre a gestão de equipes remotas e benefícios, explore os recursos do 4Geeks Talent ou entre em contato com o suporte em 4geeks.io/contact.