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Gerenciando Auxílios e Reembolsos de Transporte para Funcionários com o 4Geeks Perks

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Gerenciar os custos de deslocamento dos funcionários — sejam cartões de transporte diários, taxas de estacionamento ou viagens ocasionais por aplicativos — pode rapidamente se tornar um fardo administrativo, envolvendo pilhas de recibos e planilhas manuais. O 4Geeks Perks agiliza esse processo centralizando os benefícios de transporte em uma única plataforma.

O módulo de Transporte (Transportation module) no 4Geeks Perks permite que você gerencie essas despesas de duas formas principais: por meio de auxílios diretos alocados na Carteira Pessoal (Personal Wallet) do funcionário (acessível via o 4Geeks Perks Card) ou por meio de um fluxo digital estruturado de reembolso para despesas pagas do próprio bolso. Este guia explica como configurar e gerenciar ambos os métodos para garantir que sua equipe se desloque com eficiência.

Pré-requisitos

Antes de configurar os benefícios de transporte, certifique-se de que os seguintes requisitos sejam atendidos:

  • Conta Ativa: Você deve ter uma conta de administrador ativa no 4Geeks Console.
  • Perks Habilitado: O módulo 4Geeks Perks deve estar ativo. O módulo de Transporte está disponível nos planos Free e Premium.
  • Papéis (Roles): Você precisa de permissões de “Facility Manager” ou “Admin” para configurar as regras da carteira e aprovar reembolsos.
  • Hardware (Opcional): Se usar o 4Geeks Perks Card para acesso direto (ex: estacionamento ou transporte público), certifique-se de que os funcionários receberam e ativaram seus cartões RFID.

Instruções Passo a Passo

Passo 1: Acessar o Módulo de Transporte

  1. Faça login no 4Geeks Console.
  2. Navegue até o módulo Perks no painel principal.
  3. Selecione Transportation no menu de serviços. Este painel exibe uma visão geral do uso atual, solicitações de reembolso pendentes e autorizações de estacionamento ativas.

Passo 2: Configurar Auxílios de Transporte (Carteira)

Para custos recorrentes como estacionamento mensal ou passes de transporte, o ideal é alocar pontos/fundos diretamente na Carteira Pessoal (Personal Wallet) do funcionário. Isso permite que eles paguem usando seu 4Geeks Perks Card ou aplicativos integrados (como o Parso para estacionamento) sem a necessidade de reembolso.

  1. Vá em Wallet Settings no painel do Perks.
  2. Selecione Allocation Rules e clique em Create New Rule.
  3. Defina os critérios:
    • Nome: ex: “Auxílio Transporte Mensal”.
    • Valor: Insira o valor em pontos (ex: equivalente a $100 USD).
    • Frequência: Selecione “Monthly” (Mensal) ou “One-time” (Único).
    • Elegibilidade: Atribua a departamentos específicos (ex: “All Staff” ou “Sales Team”) ou usuários individuais.
  4. Em Restriction Categories, certifique-se de que “Transportation” ou fornecedores específicos (ex: “Parso”, “Public Transit”) estejam selecionados. Isso garante que os fundos sejam usados apenas para deslocamento.
  5. Clique em Save Rule.

Passo 3: Habilitar e Gerenciar Reembolsos

Para custos variáveis como viagens de Uber/Lyft ou viagens inesperadas, use o fluxo de reembolso.

  1. Nas configurações de Transportation, localize a aba Reimbursements.
  2. Ative Enable Ride-Sharing Reimbursements.
  3. Definir Limites: Determine o valor máximo de reembolso por viagem ou por mês (ex: “Máx $50 por viagem”).
  4. Definir Escopo: Especifique os provedores permitidos (ex: Uber, Lyft, serviços de táxi locais) ou horários (ex: “Dias úteis, das 8h às 18h”).

Dica: Seja claro em sua política interna sobre quais recibos são válidos. O 4Geeks Perks permite que os funcionários enviem fotos diretamente do aplicativo móvel, reduzindo a perda de papelada.

Passo 4: Aprovando Solicitações de Reembolso

Quando um funcionário paga do próprio bolso e envia um recibo, ele entra em uma fila de aprovação.

  1. Navegue até Perks > Approvals.
  2. Revise a lista de solicitações pendentes. Você verá o nome do funcionário, valor, data e a imagem do recibo anexa.
  3. Clique em Approve para autorizar o pagamento (que será processado via 4Geeks Payroll ou seu sistema financeiro conectado) ou Reject com um comentário explicando o motivo (ex: “Data ausente no recibo”).

Passo 5: Monitorando o Uso e Análises

  1. Vá para a seção Reports.
  2. Selecione Transportation Report.
  3. Filtre por intervalo de datas ou departamento para analisar os custos.
  4. Você pode visualizar detalhamentos específicos, como “Estacionamento vs. Aplicativos de Viagem” ou identificar os “Maiores Gastadores” para gerenciar seu orçamento de forma eficaz.

Casos de Uso Comuns

Cenário 1: Acesso Automatizado ao Estacionamento

Situação: Seu escritório utiliza um estacionamento com cancela gerenciado pelo Parso e você deseja subsidiar o estacionamento dos funcionários. Solução: Vincule a Carteira Pessoal do 4Geeks Perks à integração com o Parso. Aloque um “Auxílio Estacionamento” mensal para as carteiras dos funcionários. Quando eles entrarem na garagem, o sistema reconhecerá o veículo ou o cartão RFID e deduzirá a taxa automaticamente do saldo da carteira. Sem tickets, sem dinheiro vivo, sem recibos.

Cenário 2: Viagem para Casa Tarde da Noite

Situação: Um desenvolvedor trabalha até as 22h e pega um Uber para casa por segurança. Solução: O funcionário paga pela viagem pessoalmente. Logo em seguida, ele abre o aplicativo móvel do 4Geeks Perks, seleciona “Nova Solicitação” (New Claim), tira uma foto do recibo do Uber e envia. O Administrador recebe uma notificação, verifica se o horário está de acordo com a política de “Trabalho Tarde da Noite” e aprova o reembolso com um clique.

Solução de Problemas

Problema 1: 4Geeks Perks Card recusado em um terminal de transporte

  • Causa: A Carteira Pessoal do funcionário pode estar com saldo insuficiente, ou o fornecedor (autoridade de transporte) pode não estar categorizado corretamente na lista de estabelecimentos permitidos.
  • Solução: Verifique o saldo da carteira do funcionário no Console. Se os fundos forem suficientes, verifique as Restriction Categories nas configurações da carteira para garantir que o código de categoria desse fornecedor (MCC) seja permitido.

Problema 2: Funcionário não consegue enviar um recibo pelo app

  • Causa: As permissões do app para a câmera ou galeria de fotos podem estar desativadas no dispositivo.
  • Solução: Oriente o funcionário a verificar as configurações do telefone para permitir que o 4Geeks Perks acesse a câmera. Alternativamente, ele pode enviar o arquivo do recibo pelo portal web em um computador.

Problema 3: A aprovação do reembolso está travada

  • Causa: O fluxo de aprovação pode exigir um gerente específico que esteja inativo ou fora do escritório.
  • Solução: Como Super Admin, você pode substituir aprovações na seção Settings > Workflow ou reatribuir a solicitação de aprovação para outro gerente.

Conclusão

Ao aproveitar o módulo de Transporte no 4Geeks Perks, você deixa para trás as planilhas manuais e o descontrole com papéis. Seja usando a Carteira Pessoal automatizada para acesso sem atritos ou a ferramenta de reembolso digital para maior flexibilidade, você garante um suporte preciso, em conformidade e rápido para os deslocamentos de seus funcionários.

Saiba mais sobre a gestão de benefícios no Centro de Ajuda 4Geeks.

Recursos Adicionais