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Compliance-Dokumente mit der Vault verwalten¶

Überblick¶

Die Compliance Vault ist 4Geeks Payrolls zentrales, sicheres Dokumentenspeicherungssystem für alle beschäftigungsbezogenen Unterlagen. Sie hilft Ihnen, die Konformität in über 50 Ländern einzuhalten, indem sie Verträge, Ausweise, Steuerformulare und lokale Compliance-Dokumente verwaltet — mit automatisierten Erinnerungen und vollständigen Audit-Trails.

In diesem Tutorial werden Sie:

• Die Compliance Vault-Struktur und Dokumenttypen verstehen
• Mitarbeitdokumente hochladen und organisieren
• Beschäftigungsverträge mit digitalen Signaturen erstellen und verwalten
• Automatisierte Ablauf-Erinnerungen einrichten
• Rollenbasierte Zugriffsberechtigungen konfigurieren
• Compliance-Berichte und Audits durchführen
• Die Einarbeitungs-Checkliste für neue Mitarbeiter verwenden

Voraussetzungen¶

• 4Geeks Payroll-Konto mit aktiviertem Mitarbeiter-Stream
• Mitarbeiter im System hinzugefügt
• Mitarbeitdokumente zum Hochladen bereit (Verträge, Ausweise, Steuerformulare)

Schritt 1: Compliance Vault verstehen¶

Was sie speichert¶

Die Compliance Vault organisiert Dokumente in diese Kategorien:

Wie sie organisiert ist¶

Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Dokumentenarchiv in der Vault:

Compliance Vault
├── Employee: Ana García
│   ├── Employment Contract (signed)
│   ├── National ID (front & back)
│   └── W-4 Form
├── Employee: Carlos Ruiz
│   ├── Employment Contract (signed)
│   ├── Passport
│   ├── Work Permit
│   └── Background Check
└── Employee: Maria Torres
    ├── Contractor Agreement
    ├── W-8BEN
    └── Professional License

Hauptfunktionen¶

• Unternehmensverschlüsselung — AES-256 im Ruhezustand, TLS 1.3 bei Übertragung
• Versionskontrolle — Jede Dokumentänderung wird verfolgt
• Audit-Trails — Jede Ansicht, jedes Hochladen und Bearbeiten wird protokolliert
• Automatisierte Erinnerungen — Verpassen Sie nie ein Dokumentablauf
• Rollenbasierter Zugriff — Granulare Kontrolle darüber, wer was sieht

Schritt 2: Dokumente hochladen und organisieren¶

Einzelnes Dokument hochladen¶

1. Gehen Sie zu Payroll → Compliance → Compliance Vault
2. Suchen Sie den Mitarbeiter oder wählen Sie ihn aus der Liste aus
3. Klicken Sie auf Dokument hochladen
4. Wählen Sie den Dokumententyp aus dem Dropdown aus:
5. Beschäftigungsvertrag
6. Personalausweis / Reisepass
7. Steuerformular
8. Arbeitserlaubnis / Visum
9. Zertifikat / Lizenz
10. Hintergrundüberprüfung
11. Sonstiges
12. Wählen Sie die Datei aus (unterstützte Formate: PDF, JPG, PNG; max. 10 MB)
13. Geben Sie optionale Details ein:
14. Dokumentenname — Eine Bezeichnung zur einfachen Identifikation (z.B. “Ana García - Beschäftigungsvertrag 2026”)
15. Ablaufdatum — Wann das Dokument abläuft (z.B. Reisepassablauf, Visaablauf)
16. Notizen — Zusätzliche Informationen
17. Klicken Sie auf Hochladen

Das Dokument erscheint in der Dokumentenliste des Mitarbeiters. Wenn Sie ein Ablaufdatum setzen, beginnt das System automatisch mit der Verfolgung.

Mehrere Dokumente auf einmal hochladen¶

1. Klicken Sie in der Compliance Vault auf Massen-Upload
2. Wählen Sie mehrere Dateien von Ihrem Computer aus
3. Weisen Sie jeder Datei zu:
4. Mitarbeiter (nach Name suchen)
5. Dokumententyp
6. Ablaufdatum (optional)
7. Klicken Sie auf Alle hochladen

Im Namen eines Mitarbeiters hochladen¶

Wenn ein Mitarbeiter Dokumente über die Mobile App eingereicht hat:

1. Gehen Sie zu Compliance → Ausstehende Dokumente
2. Überprüfen Sie jedes eingereichte Dokument
3. Klicken Sie auf Genehmigen, um zu akzeptieren, oder Ablehnen mit einem Grund
4. Genehmigte Dokumente werden automatisch in der Vault des Mitarbeiters gespeichert

Schritt 3: Beschäftigungsverträge erstellen und verwalten¶

Vertrag mit Vorlagen erstellen¶

1. Gehen Sie zu Payroll → Compliance → Verträge
2. Klicken Sie auf Neuer Vertrag
3. Wählen Sie den Mitarbeiter aus
4. Wählen Sie eine Vorlage basierend auf dem Land:
5. Vorgefertigte Vorlagen enthalten Standardklauseln für die Arbeitsgesetze jedes Landes
6. Vorlagen enthalten lokale Pflichtrückstellungen
7. Füllen Sie die Vertragsdetails aus:

1. Passen Sie bei Bedarf Abschnitte an
2. Klicken Sie auf Als Entwurf speichern oder Zur Unterschrift senden

Zur digitalen Unterschrift senden¶

1. Klicken Sie in der Vertragsdetailansicht auf Zur Unterschrift senden
2. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link
3. Der Mitarbeiter überprüft und unterschreibt elektronisch
4. Sie erhalten eine Benachrichtigung bei Unterschrift
5. Der unterschriebene Vertrag wird automatisch in der Compliance Vault gespeichert

Vertragsstatus verfolgen¶

Vertragsänderungen¶

Um einen bestehenden Vertrag zu ändern:

1. Öffnen Sie den unterschriebenen Vertrag
2. Klicken Sie auf Änderung erstellen
3. Dokumentieren Sie, was sich ändert (z.B. “Gehaltserhöhung von $50.000 auf $55.000”)
4. Zur Unterschrift senden (beide Parteien unterschreiben)
5. Die Änderung wird dem Originalvertrag mit Versionsverlauf beigefügt

Vertragsverlängerung¶

1. Öffnen Sie den Vertrag, der sich dem Enddatum nähert
2. Klicken Sie auf Verlängern
3. Aktualisieren Sie bei Bedarf die Konditionen (neues Gehalt, neues Enddatum)
4. Zur Unterschrift senden
5. Die Verlängerung wird im Versionsverlauf mit dem Originalvertrag verknüpft

Schritt 4: Automatisierte Erinnerungen einrichten¶

Ablaufwarnungen konfigurieren¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Compliance → Erinnerungen
2. Klicken Sie auf Erinnerungsregel hinzufügen
3. Konfigurieren Sie:

1. Wählen Sie aus, wer Erinnerungen erhält:
2. Mitarbeiter — Wird benachrichtigt, sein Dokument zu erneuern
3. Manager — Wird benachrichtigt, wenn der Mitarbeiter nicht handelt

4. HR-Admin — Erhält eskalierte Benachrichtigungen

5. Klicken Sie auf Speichern

Erinnerungsverhalten¶

Schritt 5: Rollenbasierten Zugriff konfigurieren¶

Zugriffsebenen¶

Berechtigungen setzen¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Compliance → Zugriffskontrolle
2. Klicken Sie auf Rollenzuweisung hinzufügen
3. Wählen Sie den Benutzer oder die Rolle aus
4. Wählen Sie die Berechtigungsstufe
5. Optional auf bestimmte Dokumentenkategorien oder Länder einschränken

Lohnabrechnungsanbieter-Zugriff gewähren¶

Um Dokumente mit Ihrem lokalen Lohnabrechnungsanbieter zu teilen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Compliance → Externer Zugriff
2. Klicken Sie auf Anbieter hinzufügen
3. Geben Sie ein:
4. Anbietername — z.B. “ABC Payroll Costa Rica”
5. Kontakt-E-Mail — E-Mail des autorisierten Benutzers des Anbieters
6. Zugriffsbereich — Nur lohnabrechnungsrelevante Dokumente
7. Ablaufdatum — Setzen Sie ein Enddatum für den Zugriff
8. Klicken Sie auf Einladung senden
9. Der Anbieter erhält einen Zugang mit eingeschränktem Zugriff
10. Er kann nur lohnabrechnungsrelevante Dokumente einsehen (keine Verträge oder Ausweise)

Schritt 6: Compliance-Berichte durchführen¶

Dokumentablauf-Bericht¶

1. Gehen Sie zu Compliance → Berichte → Dokumentablauf
2. Sehen Sie sich an:
3. Dokumente, die in den nächsten 30, 60 oder 90 Tagen ablaufen
4. Filtern Sie nach Land, Abteilung oder Dokumententyp
5. Exportieren Sie als CSV oder PDF
6. Verwenden Sie diesen Bericht für wöchentliche Compliance-Überprüfungen

Fehlende Dokumente-Bericht¶

1. Gehen Sie zu Compliance → Berichte → Fehlende Dokumente
2. Identifizieren Sie:
3. Mitarbeiter mit fehlenden erforderlichen Dokumenten
4. Noch nicht hochgeladene Dokumente
5. Compliance-Risikostufe (hoch/mittel/niedrig)
6. Klicken Sie auf Erinnerungen senden, um Mitarbeiter und Manager automatisch zu benachrichtigen

Audit-Zusammenfassungsbericht¶

1. Gehen Sie zu Compliance → Berichte → Audit-Zusammenfassung
2. Sehen Sie sich an:
3. Alle Dokumentenaktivitäten in einem Zeitraum
4. Wer welche Dokumente wann angesehen hat
5. Uploads, Bearbeitungen und Löschungen
6. Zugriffsversuche (einschließlich fehlgeschlagener)

Echtzeit-Compliance-Dashboard¶

Der Haupt-Compliance-Tab zeigt:

Schritt 7: Einarbeitungs-Checkliste verwenden¶

Automatisieren Sie die Dokumentensammlung für neue Mitarbeiter:

So funktioniert der Einarbeitungsworkflow¶

1. HR erstellt ein neues Mitarbeiterprofil (siehe Mitarbeiterverwaltung)
2. Das System überprüft das Land des Mitarbeiters und generiert eine Dokumenten-Checkliste
3. Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Link zum Hochladen erforderlicher Dokumente
4. Der Mitarbeiter lädt Dokumente über die Mobile App oder das Webportal hoch
5. HR überprüft und genehmigt jedes Dokument
6. Sobald alle erforderlichen Dokumente genehmigt sind, wird der Mitarbeiter als Konform markiert

Einarbeitungs-Checklisten konfigurieren¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Compliance → Einarbeitungs-Checklisten
2. Konfigurieren Sie für jedes Land erforderliche Dokumente:

Beispiel — Costa Rica: - [x] Beschäftigungsvertrag (unterschrieben) - [x] Personalausweis (cédula) - [x] W-4 Steuerformular (lokales Äquivalent) - [x] Bankkontodaten - [x] Notfallkontaktformular

Beispiel — Mexiko: - [x] Beschäftigungsvertrag (unterschrieben) - [x] CURP (Steuer-ID) - [x] RFC (Steuerregistrierung) - [x] IMSS-Registrierung - [x] Bankkontodaten - [x] Adressnachweis

1. Markieren Sie Dokumente als Erforderlich oder Optional
2. Klicken Sie auf Speichern

Lohnabrechnung für nicht-konforme Mitarbeiter blockieren (Optional)¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Compliance → Lohnabrechnungssteuerung
2. Lohnabrechnungsverarbeitung blockieren umschalten
3. Wenn aktiviert, werden als “Nicht-konform” markierte Mitarbeiter von Lohnabrechnungen ausgeschlossen
4. Bei der Erstellung der Lohnabrechnung erscheint eine Warnung mit den nicht-konformen Mitarbeitern

Best Practices¶

Dokumentenverwaltung¶

• Dateinamen standardisieren — Verwenden Sie ein konsistentes Format: Mitarbeitername_Dokumententyp_Datum.pdf
• Ablaufdaten setzen — Setzen Sie sie immer beim Hochladen; Erinnerungen funktionieren ohne sie nicht
• Ersetzen, nicht löschen — Laden Sie eine neue Version hoch und markieren Sie die alte als ersetzt (bewahrt Audit-Trail auf)
• Kategorien konsistent verwenden — Richtige Kategorisierung macht Filterung und Berichterstattung genau

Compliance-Rhythmus¶

• Wöchentlich — Überprüfen Sie das Compliance-Dashboard auf abgelaufene/fehlende Dokumente
• Monatlich — Führen Sie den Dokumentablauf-Bericht durch und senden Sie Erinnerungen
• Vierteljährlich — Vollständiges Compliance-Audit, Überprüfung aller Mitarbeitdokumentation
• Jährlich — Erneut alle Dokumente überprüfen, abgelaufene aktualisieren

Sicherheit¶

• Überprüfen Sie Zugriffsberechtigungen vierteljährlich — Stellen Sie sicher, dass nur die richtigen Personen Zugriff haben
• Entfernen Sie den Zugriff für gekündigte Mitarbeiter sofort — Teil des Austrittsprozesses
• Überprüfen Sie den externen Anbieterzugriff — Stellen Sie sicher, dass Lohnabrechnungsanbieter noch Zugriff benötigen
• Aktivieren Sie 2FA für alle Admin-Konten — zusätzliche Sicherheitsebene

Was kommt als Nächstes?¶

• Erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiter, Boni und Abzüge verwalten
• Überprüfen Sie die Lokale Compliance-Referenzdokumentation
• Erfahren Sie mehr über Zeiterfassung und Anwesenheit

Hilfe benötigt?¶

• Dokumentation: docs.4geeks.io/en/payroll
• Support: Verfügbar über das Konsolen-Dashboard
• Loslegen: console.4geeks.io/payroll

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