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Bezahlen globaler Auftragnehmer mit Marken-Visa-Karten¶

Übersicht¶

Mit dem Contractor Stream in 4Geeks Payroll können Sie globale Auftragnehmer sofort mit 4Geeks-Visa-Markenkarten bezahlen. Keine langsamen Banküberweisungen mehr, keine EOR-Aufschläge – einfach sofortige Ein-Klick-Finanzierung mit automatisierter W-8BEN-Erfassung und steuerkonformer Rechnungsstellung.

In diesem Tutorial werden Sie:

• Ausstellung von Visa-Karten an Auftragnehmer
• Geldbörsen von Auftragnehmern finanzieren
• Richten Sie automatisierte wiederkehrende Zahlungen ein
• Verwalten Sie die W-8BEN-Sammlung
• Überwachen Sie die Ausgaben der Auftragnehmer

Voraussetzungen¶

• 4Geeks-Gehaltsabrechnungskonto mit aktiviertem Contractor Stream
• Liste der einzubindenden Auftragnehmer
• Firmenlogo (zum Karten-Branding)

Schritt 1: Laden Sie einen Auftragnehmer ein¶

1. Gehen Sie zu Auftragnehmer → Auftragnehmer hinzufügen
2. Geben Sie die Informationen zum Auftragnehmer ein:
3. Vollständiger Name: Wie er auf der Visa-Karte erscheinen sollte
4. E-Mail: Für Einladungen und Benachrichtigungen
5. Land: Bestimmt den Kartentyp und die verfügbaren Funktionen
6. Vertragspreis: Stunden- oder Monatssatz
7. Zahlungsplan: Wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich
8. Klicken Sie auf „Einladung senden“

Schritt 2: Onboarding des Auftragnehmers¶

Der Auftragnehmer erhält eine E-Mail-Einladung und muss:

1. Nehmen Sie die Einladung an und erstellen Sie ihr Konto
2. Vollständige KYC-Überprüfung:
3. Laden Sie einen amtlichen Ausweis hoch
4. Legen Sie einen Adressnachweis vor
5. Vollständige Identitätsprüfung (Selfie oder Video)
6. W-8BEN-Formular ausfüllen (automatisiert, digital)
7. Richten Sie ihr Profil und ihre Präferenzen ein

Die KYC-Überprüfung dauert normalerweise 24–48 Stunden.

Schritt 3: Ausstellung der Visa-Karte¶

Sobald KYC genehmigt ist:

1. Es wird automatisch eine gebrandete 4Geeks Visa-Karte ausgestellt
2. Auf der Karte ist Ihr Firmenlogo abgebildet
3. Der Auftragnehmer erhält:
4. Virtuelle Karte: Sofort in der App verfügbar
5. Physische Karte: Versand an ihre Adresse (5–10 Werktage)
6. Kartendetails:
7. 16-stellige Kartennummer
8. Ablaufdatum
9. CVV
10. Verfügbar für Online- und In-Store-Käufe

Schritt 4: Aufladen der Karte des Auftragnehmers¶

Einmalige Finanzierung¶

1. Gehen Sie zu Auftragnehmer → Auftragnehmer auswählen → Fondskarte
2. Geben Sie den Betrag ein
3. Wählen Sie die Finanzierungsquelle (Bankkonto oder Guthaben des Unternehmens)
4. Bestätigen Sie die Übertragung
5. Die Mittel sind sofort verfügbar

Automatisierte wiederkehrende Zahlungen¶

1. Gehen Sie zu Auftragnehmer → Auftragnehmer auswählen → Auto-Fonds
2. Konfigurieren:
3. Betrag: Fester Betrag oder basierend auf den geleisteten Arbeitsstunden
4. Häufigkeit: Wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich
5. Startdatum: Beginn der automatischen Finanzierung
6. Enddatum: Optional, für befristete Verträge
7. Aktivieren Sie Auto-Fund
8. Das System lädt die Karte automatisch und termingerecht auf

Finanzierung basierend auf Stundenzetteln¶

1. Gehen Sie zu Auftragnehmer → Auftragnehmer auswählen → Stundenzettelzahlungen
2. Überprüfen Sie die eingereichten Stundenzettel
3. Stunden genehmigen
4. Das System berechnet die Zahlung basierend auf der Vertragsrate
5. Klicken Sie auf „Genehmigte Stunden bezahlen“
6. Gelder werden sofort überwiesen

Schritt 5: Automatisierte W-8BEN-Erfassung¶

Das System übernimmt die W-8BEN-Konformität automatisch:

• Erste Sammlung: Wird während der Einarbeitung des Auftragnehmers abgeschlossen
• Verlängerungserinnerungen: Wird 60 Tage vor Ablauf gesendet (W-8BEN gültig für 3 Jahre)
• Statusverfolgung: Das Dashboard zeigt den Compliance-Status aller Auftragnehmer
• Dokumentenspeicher: Alle Formulare werden sicher im Profil des Auftragnehmers gespeichert

W-8BEN-Dashboard¶

Schritt 6: Überwachen Sie die Aktivitäten des Auftragnehmers¶

Auftragnehmer-Dashboard¶

Transaktionsüberwachung¶

Alle Kartentransaktionen des Vertragspartners anzeigen:

Ausgabenkontrollen¶

Legen Sie Limits für Auftragnehmerkarten fest:

Best Practices¶

Zahlungseffizienz¶

• Verwenden Sie die automatische Finanzierung für wiederkehrende Verträge, um manuelle Arbeit zu vermeiden
• Fonds basierend auf genehmigten Stundenzetteln, um eine genaue Zahlung sicherzustellen
• Richten Sie Zahlungspläne ein, die zu Ihrem Buchhaltungszyklus passen
• Überwachen Sie den Kartensaldo, um sicherzustellen, dass die Auftragnehmer immer über Guthaben verfügen

Compliance¶

• Verfolgen Sie die Ablaufdaten von W-8BEN proaktiv
• KYC-Dokumente auf dem neuesten Stand halten – Aktualisierungen anfordern, wenn IDs ablaufen
• Zahlungsaufzeichnungen pflegen für Steuerberichte
• Überprüfen Sie die Ausgabenaktivität auf ungewöhnliche Muster

Erfahrung als Auftragnehmer¶

• Zahlungspläne klar kommunizieren
• Geben Sie bei der Kartenausgabe Anweisungen zur Kartenaktivierung an
• Richten Sie Benachrichtigungen ein, damit Auftragnehmer wissen, wann Mittel hinzugefügt werden
• Unterstützung anbieten bei kartenbezogenen Problemen (verlorene Karte, abgelehnte Transaktionen)

Was kommt als nächstes?¶

• Entdecken Sie die vollständige Gehaltsabrechnungsdokumentation

Brauchen Sie Hilfe?¶

• Dokumentation: docs.4geeks.io/en/payroll
• Support: Verfügbar über das Konsolen-Dashboard
• Erste Schritte: console.4geeks.io/payroll

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