Mitarbeiter, Boni und Abzüge verwalten¶
Überblick¶
Der Mitarbeiter-Stream in 4Geeks Payroll dient als Ihr zentrales Kommandozentrum für die Verwaltung lokaler Mitarbeiter. Sie verwalten Ihre eigenen lokalen Einrichtungen und Lohnabrechnungsanbieter – 4Geeks stellt die Unternehmensbereitstellung bereit, um jede Stunde, jede Überstunde, jeden Bonus, jede Abzug und jeden Urlaubstag zu verfolgen, und generiert dann hochauflösende Datenberichte für Ihr lokales HR-Team zur Durchführung der Zahlungen.
In diesem Tutorial werden Sie:
- Mitarbeiter manuell hinzufügen und ihre Profile konfigurieren
- Face-ID-Fotos für biometrische Verifizierung hochladen
- Jobkategorien für Berichtszwecke einrichten
- Boni pro Mitarbeiter mit Ratenverfolgung konfigurieren
- Abzüge pro Mitarbeiter mit automatischer Verfolgung einrichten
- Mitarbeiter über CSV importieren
- Einladungen senden, damit Mitarbeiter auf die mobile App zugreifen können
Voraussetzungen¶
- 4Geeks Payroll-Konto mit aktiviertem Mitarbeiter-Stream
- Mitarbeitervorbereitung (Name, E-Mail, Rolle, Vertragsart, Tarif)
- Unternehmenseinrichtungs- und Stationsinformationen
Schritt 1: Mitarbeiter manuell hinzufügen¶
Neues Mitarbeiterprofil erstellen¶
- Melden Sie sich bei der 4Geeks-Konsole an und navigieren Sie zu Payroll → Mitarbeiter
- Klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen
- Füllen Sie den Abschnitt Persönliche Informationen aus:
- Vollständiger Name — Rechtlicher Name, wie er auf offiziellen Dokumenten erscheint
- E-Mail-Adresse — dienstliche E-Mail für Kontoeinladungen und Benachrichtigungen
- Telefonnummer — Mobilfunknummer für app-basierte Authentifizierung
- Geburtsdatum — Erforderlich für Leistungen und Compliance
- Personalausweis/Steuer-ID — Lokale Steueridentifikationsnummer
- Adresse — Wohnadresse
- Notfallkontakt — Name und Telefonnummer
- Klicken Sie auf Weiter, um zu den Beschäftigungsdetails zu gelangen
Beschäftigungsdetails konfigurieren¶
- Berufsbezeichnung — Positionsname (z.B. “Softwareentwickler”)
- Jobkategorie — Wählen Sie aus der vordefinierten Liste:
- Management — Führungskräfte, Direktoren, Manager
- Verwaltung — Büromitarbeiter, Koordinatoren, Assistenten
- Technik — Ingenieure, Entwickler, Spezialisten
- Betrieb — Außendienstmitarbeiter, Operateure, Techniker
- Vertrieb — Vertriebsvertreter, Key Account Manager
- Support — Kundenservice, Helpdesk
- Benutzerdefiniert — Definieren Sie Ihre eigene Kategorie
- Stationszuweisung — Wählen Sie den/die Arbeitsort(e). Mitarbeiter können mehreren Stationen zugewiesen werden, wenn sie ihre Zeit auf verschiedene Standorte aufteilen
- Beschäftigungsart — Vollzeit, Teilzeit oder Befristeter Vertrag
- Einstellungsdatum — Erster Arbeitstag
- Vertragsstundensatz — Stundensatz oder Monatsgehalt
- Zahlungswährung — Die Währung für die Lohnabrechnung
- Zahlungsmethode — Banküberweisungsdetails (falls zutreffend)
Klicken Sie auf Speichern, um das Mitarbeiterprofil zu erstellen.
Face-ID-Fotos¶
Für biometrischen Check-in über die Eingangs-App:
- Öffnen Sie das Mitarbeiterprofil
- Klicken Sie auf Fotos verwalten
- Laden Sie ein klares Frontfoto hoch oder nehmen Sie eines mit der Kamera auf
- Das System verarbeitet das Foto für die Gesichtserkennung
Face-ID-Fotos ermöglichen berührungslosen biometrischen Check-in an Eingangs-App-Stationen im Büro und dienen als visuelle Identifikation im Mitarbeiterverzeichnis.
Schritt 2: Jobkategorien konfigurieren¶
Jobkategorien helfen Ihnen, Mitarbeiter für Berichterstattung und Analytik zu organisieren.
Verwendung vordefinierter Kategorien¶
Das System umfasst sechs Standardkategorien plus benutzerdefiniert:
- Management — Führungskräfte, Direktoren, Manager
- Verwaltung — Büromitarbeiter, Koordinatoren, Assistenten
- Technik — Ingenieure, Entwickler, Spezialisten
- Betrieb — Außendienstmitarbeiter, Operateure, Techniker
- Vertrieb — Vertriebsvertreter, Key Account Manager
- Support — Kundenservice, Helpdesk
Erstellen benutzerdefinierter Kategorien¶
- Gehen Sie zu Einstellungen → Jobkategorien
- Klicken Sie auf Kategorie hinzufügen
- Geben Sie den Kategorienamen ein (z.B. “Logistik”, “Forschung”)
- Klicken Sie auf Speichern
Kategorien erscheinen als Filter im Analytik-Dashboard und in Lohnabrechnungsberichten.
Schritt 3: Boni einrichten¶
Boni fügen zusätzliche Vergütung über das reguläre Gehalt hinzu. Jeder Bonus kann einmalig oder wiederkehrend sein, mit optionaler Ratenverfolgung.
Bonusarten¶
| Typ | Beschreibung | Beispiel Anwendungsfall |
|---|---|---|
| Bonus | Allgemeiner Leistungsbonus | Vierteljährliche Leistungsprämie |
| Provision | Vertriebsbasierte Provision | 5% des Umsatzes |
| Empfehlung | Mitarbeiter-Empfehlungsbonus | $500 für erfolgreiche Einstellungsempfehlung |
| Anwesenheit | Anwesenheitsbonus | $100 für null Fehltage im Monat |
| Feiertag | Feier- oder saisonaler Bonus | Weihnachtsbonus, Jahresendbonus |
Bonus hinzufügen¶
- Öffnen Sie das Mitarbeiterprofil
- Klicken Sie auf den Tab Boni
- Klicken Sie auf Bonus hinzufügen
- Konfigurieren Sie den Bonus:
- Art — Wählen Sie aus den vordefinierten Typen
- Betrag — Geben Sie einen festen Betrag ODER einen Prozentsatz des Gehalts ein
- Zeitraum — Einmalig oder wiederkehrend (pro Zahlungszeitraum)
- Startdatum — Wann der Bonus wirksam wird
- Enddatum — Optional: Wann der Bonus ausläuft
- Notizen — Interne Beschreibung oder Bedingungen
- Klicken Sie auf Speichern
Ratenverfolgung für große Boni¶
Für bedeutende Boni, die über mehrere Zahlungszeiträume gezahlt werden:
- Beim Hinzufügen des Bonus schalten Sie In Raten zahlen um
- Setzen Sie den Gesamtbetrag (z.B. $3.000)
- Setzen Sie die Anzahl der Raten (z.B. 3)
- Das System berechnet den Betrag pro Zeitraum (z.B. $1.000/Zeitraum)
- Verfolgen Sie den verbleibenden Saldo in der Bonus-Detailansicht
Beispiel: Vertriebsprovisions-Einrichtung¶
Ein Vertriebsvertreter verdient 5% Provision auf abgeschlossene Geschäfte:
- Öffnen Sie das Vertriebsvertreter-Profil → Boni → Bonus hinzufügen
- Art: Provision
- Betrag: 5% (prozentbasiert)
- Zeitraum: Wiederkehrend
- Start: Erster Tag des aktuellen Quartals
- Notizen: “5% des Umsatzes abgeschlossener Geschäfte, verifiziert durch Vertriebsleiter”
Schritt 4: Abzüge einrichten¶
Abzüge ziehen Beträge vom Gehalt der Mitarbeiter für Leistungen, Ausrüstung oder Dienstleistungen ab.
Abzugsarten¶
| Typ | Beschreibung | Beispiel Anwendungsfall |
|---|---|---|
| Uniform | Uniform- oder Dresscode-Kosten | Firmenbestickte Polohemden |
| Essen | Essensabzüge | Subventionierte Kantinenmahlzeiten |
| Transport | Transportkosten | Parkgenehmigung, Shuttle-Service-Gebühr |
| Ausrüstung | Ausrüstungs- oder Werkzeugabzüge | Laptop, Telefon, Spezialwerkzeuge |
| Wohnung | Wohnung oder Unterkunft | Firmenunterstützung für Unterkunft |
| Gesundheit | Krankenversicherungsbeiträge | Zusätzliche Krankenversicherungsprämie |
Abzug hinzufügen¶
- Öffnen Sie das Mitarbeiterprofil
- Klicken Sie auf den Tab Abzüge
- Klicken Sie auf Abzug hinzufügen
- Konfigurieren Sie den Abzug:
- Art — Wählen Sie aus den vordefinierten Typen
- Betrag — Fester Betrag pro Zahlungszeitraum
- Gesamtbetrag — Wenn der Abzug eine Obergrenze hat (z.B. $500 Gesamt für Ausrüstung)
- Startdatum — Wann Abzüge beginnen
- Enddatum — Wann Abzüge enden (oder leer lassen, wenn an Gesamtbetrag gebunden)
- Notizen — Beschreibung oder Referenz
- Klicken Sie auf Speichern
Wie Ratenabzüge funktionieren¶
Wenn Sie einen Gesamtbetrag setzen:
- Wird in jedem Zahlungszeitraum der feste Betrag vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen
- Verfolgt das System den verbleibenden Saldo
- Abzüge stoppen automatisch, wenn der Gesamtbetrag erreicht ist
- Sehen Sie sich die Abzugshistorie im Mitarbeiterprofil an
Beispiel: Ausrüstungsabzug¶
Ein Mitarbeiter erhält einen $2.000-Laptop mit $200 Abzug pro Zahlungszeitraum:
- Öffnen Sie das Mitarbeiterprofil → Abzüge → Abzug hinzufügen
- Art: Ausrüstung
- Betrag: $200
- Gesamtbetrag: $2.000
- Startdatum: Erster Zahlungszeitraum nach Ausgabe der Ausrüstung
- Notizen: “MacBook Pro — 10 Raten à $200”
Schritt 5: Mitarbeiter über CSV importieren¶
Für das Hinzufügen vieler Mitarbeiter auf einmal:
- Navigieren Sie zu Payroll → Mitarbeiter
- Klicken Sie auf Mitarbeiter importieren
- Laden Sie die CSV-Vorlage herunter — diese enthält die erforderlichen Spalten
- Füllen Sie die Vorlage mit Mitarbeitersdaten für jede Zeile aus:
| Spalte | Beschreibung | Erforderlich |
|---|---|---|
full_name | Rechtlicher Name des Mitarbeiters | Ja |
email | Dienstliche E-Mail-Adresse | Ja |
job_title | Positionsname | Ja |
category | Jobkategorie (Management/Verwaltung/Technik usw.) | Ja |
station | Stationsname (muss bereits existieren) | Ja |
employment_type | full_time, part_time oder contract | Ja |
hourly_rate | Stundensatz oder Gehalt | Ja |
currency | ISO-Währungscode (USD, CRC, MXN usw.) | Ja |
hire_date | JJJJ-MM-TT Format | Ja |
national_id | Steuer- oder Personalausweis | Nein |
phone | Mobilfunknummer | Nein |
address | Wohnadresse | Nein |
- Speichern Sie die ausgefüllte CSV-Datei
- Klicken Sie auf Datei wählen und wählen Sie Ihre CSV aus
- Klicken Sie auf Hochladen — das System validiert die Daten
- Überprüfen Sie die Importzusammenfassung mit:
- Gesamtzahl verarbeiteter Zeilen
- Erfolgreiche Imports
- Fehler (mit Zeilennummern und Beschreibungen)
- Klicken Sie auf Import bestätigen, um abzuschließen
CSV-Tipps
- Verwenden Sie die genauen Spaltenüberschriften aus der Vorlage
- Entfernen Sie alle leeren Zeilen aus der Datei
- Stellen Sie sicher, dass Stationsnamen genau mit bestehenden Stationen übereinstimmen
- Daten müssen im JJJJ-MM-TT-Format vorliegen
Schritt 6: Mitarbeiter-Einladungen senden¶
Nach dem Hinzufügen von Mitarbeitern laden Sie sie ein, auf die mobile App und das Portal zuzugreifen:
- Öffnen Sie das Mitarbeiterprofil
- Klicken Sie auf Einladung senden
- Das System sendet eine Magic-Link-E-Mail an die Adresse des Mitarbeiters
- Der Mitarbeiter klickt auf den Link, um sein Passwort einzurichten
- Anschließend kann er die mobile App herunterladen und sich anmelden
Masseneinladung:
- Gehen Sie zu Mitarbeiter — wählen Sie mehrere Mitarbeiter mit Kontrollkästchen aus
- Klicken Sie auf Einladung senden (Massenaktion)
- Alle ausgewählten Mitarbeiter erhalten Einladungs-E-Mails
Schritt 7: Mitarbeitereinrichtung überprüfen¶
Checkliste für jeden Mitarbeiter¶
- Profilinformationen sind vollständig (Name, Ausweis, Kontakt, Adresse)
- Berufsbezeichnung und Kategorie zugewiesen
- Stationszuweisung(en) konfiguriert
- Vertragsart und -rate gesetzt
- Zahlungswährung ausgewählt
- Boni hinzugefügt (falls zutreffend)
- Abzüge konfiguriert (falls zutreffend)
- Face-ID-Foto hochgeladen (bei biometrischem Check-in)
- Einladung gesendet und angenommen
Mitarbeiterverzeichnis anzeigen¶
Der Tab Mitarbeiter zeigt alle aktiven Mitarbeiter:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Vollständiger Name des Mitarbeiters |
| Dienstliche E-Mail | |
| Station | Zugewiesener Arbeitsort |
| Jobkategorie | Rollenklassifizierung |
| Status | Aktiv, eingeladen, ausstehende Dokumente |
| Aktionen | Anzeigen, bearbeiten, Boni/Abzüge verwalten |
Best Practices¶
Mitarbeiterverwaltung¶
- Verwenden Sie Jobkategorien konsistent — Standardisieren Sie Kategorien für genaue Berichterstattung
- Halten Sie Profile aktuell — Aktualisieren Sie Details, wenn Mitarbeiter Rollen oder Standorte wechseln
- Überprüfen Sie Boni vierteljährlich — Stellen Sie sicher, dass Leistungsboni aktuelle Ziele widerspiegeln
- Begrenzen Sie Ausrüstungsabzüge — Setzen Sie immer einen Gesamtbetrag für Ausrüstungsabzüge, um automatisch zu stoppen
Datengenauigkeit¶
- Überprüfen Sie Ausweise bei Einstellung — Bestätigen Sie Personalausweis/Steuer-ID-Ziffern, um Lohnabrechnungsfehler zu vermeiden
- Verwenden Sie CSV-Import für Massendaten — Reduziert manuelle Eingabefehler
- Überprüfen Sie Importzusammenfassungen — Überprüfen Sie Fehlerprotokolle nach jedem Massenimport
- Stationsnamen genau abgleichen — Groß-/Kleinschreibung bei CSV-Imports
Compliance¶
- Bewahren Sie Beschäftigungsdokumente auf — Laden Sie Verträge und Ausweise in die Compliance-Vault hoch
- Überprüfen Sie die Arbeitserlaubnis — Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter gültige Dokumente haben
- Setzen Sie korrekte Beschäftigungsarten — Richtige Klassifizierung beeinflusst Steuern und Leistungen
- Dokumentieren Sie Bonusbedingungen — Fügen Sie Boni Notizen für Audit-Trail hinzu
Was kommt als Nächstes?¶
- Erfahren Sie, wie Sie Zeiterfassung für Ihr Team einrichten
- Erfahren Sie, wie Sie Lohnabrechnungen durchführen und Gehaltsabrechnungen generieren
- Überprüfen Sie die Mitarbeiter-Stream-Referenzdokumentation
Hilfe benötigt?¶
- Dokumentation: docs.4geeks.io/en/payroll
- Support: Verfügbar über das Konsolen-Dashboard
- Loslegen: console.4geeks.io/payroll
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