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Mitarbeiter-Mobile-App: Eine vollständige Anleitung für Ihr Team¶

Überblick¶

Die 4Geeks Payroll Mobile App bringt die Personalverwaltung in Ihre Tasche. Stempeln Sie mit GPS-Validierung ein und aus, sehen Sie Gehaltsabrechnungen an und laden Sie diese herunter, beantragen Sie Urlaub und aktualisieren Sie Ihre persönlichen Daten — alles von Ihrem Handy aus.

Diese Anleitung ist für Mitarbeiter geschrieben, die die App täglich nutzen. Teilen Sie sie mit Ihrem Team während der Einarbeitung.

In diesem Tutorial werden Sie:

• Die App herunterladen und installieren
• Sich zum ersten Mal anmelden
• Mit GPS ein- und ausstempeln
• Ihre Zeiteinträge anzeigen und Korrekturen anfordern
• Urlaub beantragen und Ihren Saldo verfolgen
• Gehaltsabrechnungen anzeigen und herunterladen
• Ihr Profil aktualisieren und Dokumente hochladen

Voraussetzungen¶

• Ein Smartphone (iPhone mit iOS 14+ oder Android 8+)
• Ein aktives 4Geeks Payroll-Konto (Einladung von Ihrem Arbeitgeber)
• Ihre dienstliche E-Mail-Adresse
• Internetverbindung (für die Ersteinrichtung)

Schritt 1: App herunterladen und installieren¶

iOS (iPhone/iPad)¶

1. Öffnen Sie den App Store
2. Tippen Sie auf den Tab Suchen
3. Suchen Sie nach “4Geeks Payroll”
4. Suchen Sie nach der App mit dem 4Geeks-Logo
5. Tippen Sie auf Holen → Installieren
6. Die App wird automatisch heruntergeladen und installiert

Android (Handy/Tablet)¶

1. Öffnen Sie den Google Play Store
2. Tippen Sie in die Suchleiste
3. Suchen Sie nach “4Geeks Payroll”
4. Suchen Sie nach der App mit dem 4Geeks-Logo
5. Tippen Sie auf Installieren
6. Die App wird automatisch heruntergeladen und installiert

Webbrowser (keine Installation)¶

Wenn Sie die App nicht installieren möchten:

1. Öffnen Sie Chrome, Safari, Firefox oder Edge
2. Besuchen Sie app.4geeks.io/payroll
3. Speichern Sie die Seite als Lesezeichen für schnellen Zugriff

Schritt 2: Erstanmeldung¶

Anmeldung mit Magic Link¶

1. Öffnen Sie die 4Geeks Payroll App
2. Geben Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse ein
3. Tippen Sie auf Anmeldelink senden
4. Überprüfen Sie Ihren Posteingang (und Spam-Ordner) auf eine E-Mail von 4Geeks
5. Tippen Sie auf den Sicheren Anmeldelink in der E-Mail
6. Die App authentifiziert Sie automatisch

Wenn der Link nicht funktioniert: - Stellen Sie sicher, dass Sie innerhalb von 15 Minuten darauf tippen (Links laufen ab) - Fordern Sie einen neuen Link vom Anmeldebildschirm an - Überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner

Biometrische Anmeldung einrichten (Optional)¶

Nach der Anmeldung können Sie einen schnelleren Zugriff aktivieren:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Sicherheit
2. Face ID aktivieren (iPhone) oder Fingerabdruck aktivieren (Android) umschalten
3. Befolgen Sie die Aufforderungen Ihres Geräts zur Bestätigung
4. Beim nächsten Öffnen der App können Sie Ihr Gesicht/Fingerabdruck statt E-Mail verwenden

Profil vervollständigen¶

1. Nach der ersten Anmeldung werden Sie möglicherweise aufgefordert, Ihr Profil zu vervollständigen
2. Überprüfen Sie Ihre persönlichen Daten und aktualisieren Sie sie bei Bedarf:
3. Telefonnummer
4. Notfallkontakt
5. Adresse
6. Tippen Sie auf Speichern

Schritt 3: Mit GPS ein- und ausstempeln¶

Einstempeln¶

1. Öffnen Sie die App
2. Auf dem Startbildschirm sehen Sie eine große Einstempeln-Schaltfläche
3. Tippen Sie auf Einstempeln
4. Bei Aufforderung Standortzugriff erlauben — die App benötigt GPS, um Ihren Standort zu überprüfen
5. Warten Sie 2-3 Sekunden, bis GPS Ihre Position erfasst
6. Sie sehen eine Bestätigung: “Eingestempelt um [Uhrzeit]”

Ausstempeln¶

1. Öffnen Sie die App
2. Die Schaltfläche zeigt jetzt Ausstempeln
3. Tippen Sie auf Ausstempeln
4. Das System erfasst Ihren Standort erneut
5. Sie sehen eine Bestätigung: “Ausgestempelt um [Uhrzeit]”

Was hinter den Kulissen passiert¶

Wenn Sie einstempeln: - Die App erfasst Ihre GPS-Koordinaten (Breiten-/Längengrad) - Sie zeichnet den Zeitstempel auf - Wenn Geofencing aktiviert ist, prüft sie, ob Sie sich an einem genehmigten Standort befinden - Der Eintrag erscheint in Echtzeit im Dashboard Ihres Managers

Offline-Modus¶

Wenn Sie sich in einem Gebiet ohne Internet befinden:

1. Öffnen Sie die App
2. Tippen Sie auf Einstempeln (oder Ausstempeln) — es funktioniert ohne Verbindung
3. Die App speichert den Zeitstempel lokal
4. Wenn Sie Internet zurückbekommen, wird der Datensatz automatisch synchronisiert
5. Sie sehen eine “Synchronisiert”-Benachrichtigung, sobald der Vorgang abgeschlossen ist

Schritt 4: Zeiteinträge anzeigen¶

Tagesansicht¶

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Zeiterfassung
2. Wählen Sie oben Täglich aus
3. Sie sehen:
4. Einstempelzeit
5. Ausstempelzeit
6. Gesamtarbeitsstunden
7. Pausendauer (wenn Sie für das Mittagessen ausgestempelt haben)
8. Standortkarte, die anzeigt, wo Sie ein-/ausgestempelt haben

Wochenansicht¶

1. Tippen Sie auf Zeiterfassung → Wöchentlich
2. Sehen Sie eine Zusammenfassung für jeden Tag dieser Woche:
3. Montag: 8,5 Stunden
4. Dienstag: 8,0 Stunden
5. Mittwoch: 9,0 Stunden (1 Stunde Überstunden)
6. Gesamt: 25,5 Stunden

Monatsansicht¶

1. Tippen Sie auf Zeiterfassung → Monatlich
2. Vollständige Monatszusammenfassung:
3. Gesamte Stunden diesen Monat
4. Überstundenstunden
5. Gearbeitete Tage
6. Vergleich zum Vormonat

Zeiteintrag korrigieren (Korrektur anfordern)¶

Wenn Sie vergessen haben zu stempeln oder einen Fehler gemacht haben:

1. Gehen Sie zu Zeiterfassung → Meine Zeiterfassungsbögen
2. Finden Sie den Tag mit dem Fehler
3. Tippen Sie auf den Eintrag
4. Tippen Sie auf Korrektur anfordern
5. Geben Sie die korrekte Zeit ein:
6. Korrekte Einstempelzeit
7. Korrekte Ausstempelzeit
8. Grund für die Korrektur (z.B. “Vergessen nach dem Mittagessen einzustempeln”)
9. Tippen Sie auf Absenden
10. Ihr Manager erhält eine Benachrichtigung zur Genehmigung oder Ablehnung

Schritt 5: Urlaub beantragen¶

Urlaubsantrag einreichen¶

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Urlaub
2. Tippen Sie auf Neuer Antrag
3. Wählen Sie den Antragstyp:

1. Wählen Sie:
2. Startdatum (tippen Sie, um den Kalender zu öffnen)
3. Enddatum (tippen Sie, um den Kalender zu öffnen)
4. Halber Tag? Umschalten, wenn Sie nur vormittags/nachmittags frei brauchen
5. Fügen Sie eine Notiz hinzu (optional, aber hilfreich):
6. “Familienhochzeit, Freitag–Montag abwesend”
7. “Arzttermin, komme nach dem Mittagessen zurück”
8. Tippen Sie auf Antrag absenden

Was passiert als Nächstes¶

Ihr Anragsstatus aktualisiert sich wie folgt:

Sie erhalten eine Push-Benachrichtigung, wenn Ihr Manager antwortet.

Überprüfen Sie Ihren Urlaubssaldo¶

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Urlaub
2. Ihre Saldi werden angezeigt:
3. Urlaubstage: 12 verbleibend
4. Krankheitstage: 5 verbleibend
5. Persönliche Tage: 2 verbleibend
6. Genutzt: 8 Tage dieses Jahr genommen
7. Ausstehend: 3 Tage warten auf Genehmigung

Mit Ihrem Kalender synchronisieren (Optional)¶

Genehmigter Urlaub kann automatisch in Ihrem persönlichen Kalender erscheinen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kalendersynchronisierung
2. Tippen Sie auf Kalender verbinden
3. Wählen Sie Ihren Kalenderanbieter:
4. Google Calendar
5. Microsoft Outlook
6. Apple Calendar (iCloud)
7. Erteilen Sie die Berechtigung
8. Genehmigter Urlaub erscheint nun als Ereignisse in Ihrem Kalender

Schritt 6: Gehaltsabrechnungen anzeigen und herunterladen¶

Gehaltsabrechnungen anzeigen¶

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Gehaltsabrechnungen
2. Sie sehen eine Liste all Ihrer Gehaltsabrechnungen:

1. Tippen Sie auf eine Gehaltsabrechnung, um die vollständigen Details zu sehen

Gehaltsabrechnung lesen¶

Die Gehaltsabrechnungsdetail zeigt:

Einnahmen: - Reguläre Stunden (80 Std. × $25/std.) = $2.000,00 - Überstunden (5 Std. × $37,50/std.) = $187,50 - Bonus — Leistung = $500,00 - Gesamteinnahmen = $2.687,50

Abzüge: - Einkommensteuer = -\(300,00 - Sozialversicherung = -\)200,00 - Krankenversicherung = -\(80,00 - Uniformabzug = -\)25,00 - Gesamtabzüge = -$605,00

Nettoverdienst: - Nettoverdienst = $2.082,50

Arbeitgeberbeiträge (informativ): - Sozialversicherung (Arbeitgeber) = $300,00 - Krankenversicherung (Arbeitgeber) = $100,00 - Aguinaldo-Rückstellung = $166,67

Gehaltsabrechnung herunterladen¶

1. Öffnen Sie die Gehaltsabrechnung
2. Tippen Sie auf das Download-Symbol (nach unten zeigender Pfeil)
3. Wählen Sie das Format:
4. PDF — Am besten zum Drucken, E-Mail-Versand oder Speichern
5. Bild — Schnelle screenshotartige Ansicht
6. Speichern Sie auf Ihrem Gerät oder in der Cloud (iCloud, Google Drive usw.)

Gehaltsabrechnungsbenachrichtigungen aktivieren¶

Werden Sie benachrichtigt, wenn neue Gehaltsabrechnungen verfügbar sind:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Benachrichtigungen
2. Neue Gehaltsabrechnung verfügbar umschalten
3. Wählen Sie Benachrichtigungsmethoden:
4. Push-Benachrichtigung — Warnung auf Ihrem Handy
5. E-Mail — Benachrichtigung an Ihre E-Mail

Schritt 7: Profil und Dokumente verwalten¶

Persönliche Daten aktualisieren¶

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Profil
2. Tippen Sie auf Profil bearbeiten
3. Aktualisierbare Felder aktualisieren:
4. Telefonnummer
5. Persönliche E-Mail
6. Name und Telefon des Notfallkontakts
7. Adresse
8. Tippen Sie auf Speichern

Nur-Lese-Felder (contact HR to change): - Mitarbeiter-ID - Einstellungsdatum - Abteilung - Position - Manager

Dokumente hochladen¶

Wenn HR Dokumente anfordert:

1. Tippen Sie auf Profil → Dokumente
2. Tippen Sie auf Dokument hochladen
3. Wählen Sie den Dokumententyp:
4. Ausweis / Reisepass
5. Steuerformulare (W-4, lokale Steuerformulare)
6. Bankdaten (für Überweisungen)
7. Zertifikate
8. Sonstiges
9. Machen Sie ein Foto oder wählen Sie aus Ihrer Galerie
10. Überprüfen Sie und tippen Sie auf Absenden

Dokumentstatus:

App-Einstellungen¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Einstellungen
2. Passen Sie an:
3. Sprache — Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache
4. Benachrichtigungen — Bestimmte Benachrichtigungstypen ein-/ausschalten
5. Ruhezeiten — Benachrichtigungen außerhalb der Arbeitszeit stummschalten

Schritt 8: Manager-Funktionen nutzen (wenn Sie ein Team leiten)¶

Wenn Sie direkte Mitarbeiter haben, sehen Sie zusätzliche Optionen:

Teamübersicht¶

1. Tippen Sie im unteren Menü auf Team
2. Sehen Sie:
3. Wer heute arbeitet
4. Wer im Urlaub ist
5. Ausstehende Genehmigungsanträge
6. Teamanwesenheitszusammenfassung

Urlaubsanträge genehmigen¶

1. Tippen Sie auf Genehmigungen → Urlaub
2. Überprüfen Sie ausstehende Anträge:
3. Mitarbeitname
4. Angeforderte Daten
5. Art des Urlaubs
6. Auswirkung auf Teamabdeckung
7. Tippen Sie auf Genehmigen oder Ablehnen
8. Fügen Sie einen Kommentar hinzu (optional)
9. Der Mitarbeiter erhält sofortige Benachrichtigung über Ihre Entscheidung

Zeiterfassungsbögen überprüfen¶

1. Tippen Sie auf Genehmigungen → Zeiterfassungsbögen
2. Sehen Sie ausstehende Zeiterfassungsbogen-Genehmigungen
3. Überprüfen Sie gearbeitete Stunden, Überstunden und Korrekturen
4. Genehmigen oder Änderungen anfordern

Fehlerbehebung¶

Anmeldung nicht möglich¶

1. Überprüfen Sie, ob Sie die richtige dienstliche E-Mail eingeben
2. Fordern Sie einen neuen Magic Link an (Links laufen nach 15 Minuten ab)
3. Überprüfen Sie Ihren Spam-Ordner auf die Anmelde-E-Mail
4. Kontaktieren Sie Ihr HR-Team, wenn das Problem weiterhin besteht

Einstempeln nicht möglich¶

1. GPS funktioniert nicht? — Stellen Sie sicher, dass Standortdienste in Ihren Geräteeinstellungen aktiviert sind
2. Außerhalb des Geofences? — Gehen Sie zu einem genehmigten Arbeitsstandort
3. Kein Internet? — Stempeln Sie trotzdem ein (Offline-Modus) — es wird später synchronisiert
4. Konto inaktiv? — Kontaktieren Sie Ihren Manager

Gehaltsabrechnung erscheint nicht¶

1. Ziehen Sie die Gehaltsabrechnungsliste nach unten, um sie zu aktualisieren
2. Überprüfen Sie, ob der Zahlungszeitraum abgelaufen ist (Gehaltsabrechnungen erscheinen nach der Lohnabrechnung)
3. Kontaktieren Sie HR, wenn es mehr als ein paar Tage nach dem Zahltag ist

Benachrichtigungen funktionieren nicht¶

1. Überprüfen Sie die Berechtigungen für Benachrichtigungen in Ihren Telefoneinstellungen
2. Überprüfen Sie, ob Benachrichtigungen in der App aktiviert sind (Einstellungen → Benachrichtigungen)
3. Überprüfen Sie, ob der “Nicht stören”-Modus aktiv ist
4. Starten Sie die App neu

App läuft langsam¶

1. Schließen Sie die App vollständig und öffnen Sie sie erneut
2. Überprüfen Sie auf App-Updates im App Store/Play Store
3. Starten Sie Ihr Handy neu
4. Wenn sie noch langsam ist, deinstallieren und installieren Sie die App neu

Best Practices¶

Tägliche Gewohnheiten¶

• Stempeln Sie beim Ankommen ein — Machen Sie es zum ersten, was Sie tun
• Stempeln Sie beim Verlassen aus — Stellt genaue Bezahlung sicher
• Aktivieren Sie GPS vor dem Einstempeln — Warten Sie, bis das GPS-Symbol erscheint
• Überprüfen Sie Ihre Zeiteinträge wöchentlich — Erfassen Sie Fehler frühzeitig

Urlaub¶

• Beantragen Sie frühzeitig — Reichen Sie Urlaubsanträge mindestens 2 Wochen im Voraus ein
• Überprüfen Sie Ihren Saldo vor der Beantragung — Stellen Sie sicher, dass Sie Tage verfügbar haben
• Fügen Sie Notizen hinzu — Helfen Sie Ihrem Manager, den Grund für Ihren Antrag zu verstehen
• Synchronisieren Sie mit dem Kalender — Doppelte Buchungen nie zulassen

Gehaltsabrechnungen¶

• Überprüfen Sie jede Gehaltsabrechnung — Stellen Sie sicher, dass Stunden und Abzüge mit Ihren Aufzeichnungen übereinstimmen
• Laden Sie PDFs herunter und speichern Sie sie — Bewahren Sie Unterlagen für die Steuererklärung auf
• Aktivieren Sie Benachrichtigungen — Werden Sie sofort benachrichtigt, wenn neue Gehaltsabrechnungen eintreffen

Was kommt als Nächstes?¶

• Erfahren Sie, wie Sie Zeiterfassung für Ihr Team einrichten (für Manager/Admins)
• Erfahren Sie, wie Sie Compliance-Dokumente mit der Vault verwalten
• Überprüfen Sie die Mobile-App-Referenzdokumentation

Hilfe benötigt?¶

• In-App-Hilfe: Einstellungen → Hilfe & Support
• HR kontaktieren: Nachrichten Sie Ihr HR-Team direkt aus der App
• E-Mail-Support: support@4geeks.io
• Dokumentation: docs.4geeks.io/en/payroll

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