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Erste Schritte mit 4Geeks Payroll: Kontoeinrichtung und -konfiguration¶

Übersicht¶

4Geeks Payroll ist die Elite-Managementebene für globale Unternehmen. Es bietet die Unternehmenstechnologie zur Verwaltung Ihrer lokalen Mitarbeiter und die Visa-gestützten Schienen zur Bezahlung Ihrer globalen Auftragnehmer – ohne EOR-Aufschläge, ohne Zwischenhändler und mit vollständiger Kontrolle.

In diesem Tutorial werden Sie:

• Erstellen Sie Ihr 4Geeks-Lohnkonto
• Konfigurieren Sie Ihre Organisationseinstellungen
• Einrichten des Auftragnehmer-Streams (Visa-Kartenauszahlungen)
• Richten Sie den Employee Stream (HR-Intelligence-Schicht) ein.
• Laden Sie Ihre ersten Teammitglieder ein

Voraussetzungen¶

• Ein 4Geeks-Konto (console.4geeks.io)
• Liste der einzubindenden Auftragnehmer und/oder Mitarbeiter
• Für Auftragnehmer: Basisinformationen (Name, E-Mail, Land)
• Für Mitarbeiter: Ihre lokalen Firmendaten und Informationen zum lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsanbieter

Schritt 1: Erstellen Sie Ihr Konto¶

1. Gehen Sie zu console.4geeks.io/payroll
2. Klicken Sie auf „Jetzt starten“
3. Geben Sie Ihre Organisationsdaten ein:
4. Firmenname
5. Gründungsland
6. E-Mail-Adresse und Name des Administrators
7. Vollständige Überprüfung
8. Ihnen werden 29 USD/Monat pro Arbeiter (Auftragnehmer oder Angestellter) berechnet.

Schritt 2: Konfigurieren Sie Ihre Organisation¶

Firmenprofil¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Organisation
2. Geben Sie Ihre Firmendaten ein:
3. Offizieller Name
4. Steuer-ID/EIN
5. Registrierte Adresse
6. Firmenlogo (für Marken-Visa-Karten)

Zeitzone und Lokalisierung¶

1. Stellen Sie Ihre primäre Zeitzone ein
2. Konfigurieren Sie Datums- und Währungsformate
3. Legen Sie den Startmonat Ihres Geschäftsjahres fest

Schritt 3: Richten Sie den Auftragnehmer-Stream ein¶

Mit dem Contractor Stream können Sie globale Auftragnehmer sofort mit 4Geeks-Visa-Markenkarten bezahlen.

Fügen Sie Ihren ersten Auftragnehmer hinzu¶

1. Gehen Sie zu Auftragnehmer → Auftragnehmer hinzufügen
2. Geben Sie die Details des Auftragnehmers ein:
3. Vollständiger Name
4. E-Mail-Adresse
5. Wohnsitzland
6. Vertragssatz (stündlich oder monatlich)
7. Klicken Sie auf „Einladen“

Ausstellung einer Visa-Karte¶

1. Sobald der Auftragnehmer die Einladung annimmt und KYC abschließt:
2. Eine 4Geeks Visa-Karte mit Logo wird automatisch ausgestellt
3. Der Auftragnehmer kann:
4. Kaufen Sie online und im Geschäft ein
5. An Geldautomaten abheben
6. Bezahlen Sie für SaaS-Abonnements
7. Geben Sie vor Ort in ihrer Währung aus

Finanzierungsvertragskarten¶

1. Gehen Sie zu Auftragnehmer → Auftragnehmer auswählen → Fondskarte
2. Geben Sie den Betrag ein
3. Bestätigen Sie die Übertragung
4. Die Mittel sind sofort verfügbar

Automatisierte W-8BEN-Erfassung¶

• Das System sammelt automatisch W-8BEN-Formulare von Auftragnehmern
• Die steuerkonforme Rechnungsstellung wird automatisch generiert
• Alle Dokumente werden im Profil des Auftragnehmers gespeichert

Schritt 4: Richten Sie den Mitarbeiter-Stream ein¶

Der Employee Stream fungiert als zentrale Kommandozentrale, die perfekte Daten an Ihren lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister weiterleitet.

Fügen Sie Ihren ersten Mitarbeiter hinzu¶

1. Gehen Sie zu Mitarbeiter → Mitarbeiter hinzufügen
2. Geben Sie die Mitarbeiterdaten ein:
3. Vollständiger Name
4. E-Mail-Adresse
5. Abteilung
6. Position
7. Lokale Einheit
8. Beschäftigungsart (Vollzeit, Teilzeit, Vertrag)
9. Erforderliche Dokumente hochladen:
10. Arbeitsvertrag
11. Kopie des Personalausweises/Reisepasses
12. Lokale Compliance-Dokumente

Konfigurieren Sie die Zeiterfassung¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung
2. Wählen Sie Ihre Tracking-Methode:
3. Mobile App: GPS-basiertes Ein- und Ausstempeln
4. Eingangs-App: Tablet-basierter biometrischer/PIN-Check-in
5. Manuell: Selbst gemeldete Stunden mit Genehmigung des Managers
6. Legen Sie Arbeitszeiten und Überstundenregeln fest
7. Konfigurieren Sie Urlaubs- und Abwesenheitsrichtlinien

HR-Intelligence-Berichte¶

Am Ende jedes Zahlungszyklus:

1. Gehen Sie zu Berichte → Gehaltsabrechnungsexport
2. Wählen Sie den Zahlungszeitraum aus
3. Das System erstellt einen hochpräzisen Bericht, der Folgendes enthält:
4. Gesamtarbeitsstunden
5. Überstunden
6. In Anspruch genommene Urlaubstage
7. Urlaubsanträge
8. Eventuelle Anpassungen
9. Exportieren Sie den Bericht (CSV, PDF) und senden Sie ihn an Ihren lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister

Schritt 5: Richten Sie die mobile Mitarbeiter-App ein¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Mobile App
2. App-Funktionen konfigurieren:
3. Gehaltsabrechnungs-Upload: Ermöglichen Sie Ihrer lokalen Personalabteilung das Hochladen von Gehaltsabrechnungen
4. Freistellungsanträge: Ermöglichen Sie Mitarbeitern, PTO anzufordern und zu verfolgen
5. GPS-Uhrzeit: Standortbezogenes Einchecken aktivieren
6. Kalendersynchronisierung: Genehmigte Abwesenheiten mit Google/Outlook-Kalender synchronisieren
7. Teilen Sie den Download-Link mit Ihren Mitarbeitern

Schritt 6: Einrichten der Gebäudeeingangs-App (optional)¶

Für Büroteams:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Eingangs-App
2. Registrieren Sie ein Tablet-Gerät:
3. Installieren Sie die Entrance-App auf einem beliebigen Android-/iOS-Tablet
4. Montieren Sie es am Eingang Ihres Büros
5. Verknüpfen Sie es mit Ihrem 4Geeks Payroll-Konto
6. Konfigurieren Sie die Check-in-Methode:
7. Face ID: Biometrische Gesichtserkennung
8. PIN-Code: 4-6-stelliger persönlicher Code
9. RFID-Karte: Physische Zugangskarte
10. Testen Sie den Check-in-Ablauf

Schritt 7: Laden Sie Ihr Team ein¶

Für Auftragnehmer¶

• Sie erhalten eine E-Mail-Einladung
• Sie schließen die KYC-Überprüfung ab
• Ihre Visa-Karte wird ausgestellt und aktiviert
• Sie können sofort mit dem Empfang von Zahlungen beginnen

Für Mitarbeiter¶

• Sie erhalten eine E-Mail-Einladung
• Sie laden die mobile App 4Geeks Payroll herunter
• Sie richten ihr Profil und ihre Vorlieben ein
• Sie können damit beginnen, ihre Freizeit zu stempeln und zu verwalten

Dashboard-Übersicht¶

Nach der Einrichtung zeigt Ihr Dashboard Folgendes an:

Best Practices¶

Auftragnehmermanagement¶

• Legen Sie klare Zahlungspläne fest (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich)
• Verwenden Sie die Funktion Auto-Fonds für wiederkehrende Zahlungen
• Halten Sie Verträge und W-8BEN-Formulare auf dem neuesten Stand
• Überwachen Sie die Kartenausgaben auf Einhaltung der Vorschriften

Mitarbeiterführung¶

• Legen Sie klare Zeiterfassungsrichtlinien fest
• Überprüfen Sie HR-Intelligence-Berichte, bevor Sie sie an die lokale Gehaltsabrechnung senden
• Halten Sie alle Compliance-Dokumente auf dem neuesten Stand
• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, die mobile App zur Selbstbedienung zu nutzen

Sicherheit¶

• Aktivieren Sie 2FA für alle Administratorkonten
• Überprüfen Sie regelmäßig die Zugriffsberechtigungen
• Überprüfen Sie die Dokumentenspeicherung auf Konformität
• Richten Sie Benachrichtigungen für ungewöhnliche Aktivitäten ein

Was kommt als nächstes?¶

• Erfahren Sie mehr über Bezahlen globaler Auftragnehmer mit Visa-Karten

Brauchen Sie Hilfe?¶

• Dokumentation: docs.4geeks.io/en/payroll
• Support: Verfügbar über das Konsolen-Dashboard
• Erste Schritte: console.4geeks.io/payroll

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