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Lohnabrechnungen durchführen und Gehaltsabrechnungen generieren¶

Überblick¶

Eine Lohnabrechnung ist der Kernprozess, der die Vergütung der Mitarbeiter für einen bestimmten Zahlungszeitraum berechnet. Das System erfasst Zeiterfassungsdaten, wendet Boni und Abzüge an, berechnet Steuerabzüge und generiert Gehaltsabrechnungen — alles automatisch.

In diesem Tutorial werden Sie:

• Ihre Daten vor der Durchführung der Lohnabrechnung vorbereiten
• Eine Lohnabrechnung erstellen und konfigurieren
• Die Berechnungsaufschlüsselung verstehen (Bruttoverdienst, Steuern, Nettoverdienst)
• Abrechnungsergebnisse überprüfen und in Mitarbeitdetails eintauchen
• Gehaltsabrechnungen generieren und verteilen
• HR-Intelligenzberichte für Ihren lokalen Lohnabrechnungsanbieter exportieren
• Eine Abrechnung rückgängig machen, wenn Korrekturen erforderlich sind

Voraussetzungen¶

• Mitarbeiter mit korrekten Stundensätzen und Jobkategorien hinzugefügt (siehe Mitarbeiterverwaltung)
• Zeiterfassung konfiguriert und Zeiterfassungsbögen genehmigt (siehe Zeiterfassungs-Einrichtung)
• Steuerkonformität für Ihre Länder konfiguriert (siehe Steuerkonformitäts-Einrichtung)
• Boni und Abzüge in Mitarbeiterprofilen konfiguriert
• Stationen mit zugewiesenen Mitarbeitern eingerichtet

Schritt 1: Checkliste vor der Abrechnung¶

Bevor Sie eine Lohnabrechnung erstellen, überprüfen Sie Folgendes:

Zeiterfassungsüberprüfung¶

• Alle Mitarbeiter haben Stempel-Einträge für den Zahlungszeitraum
• Zeiterfassungsbögen wurden von Mitarbeitern eingereicht
• Manager haben alle Zeiterfassungsbögen genehmigt
• Manuelle Eingaben (falls vorhanden) sind genehmigt
• Überstunden wurden überprüft und genehmigt

Zur Überprüfung: Gehen Sie zu Payroll → Zeiterfassungsbögen — filtern Sie nach dem Zahlungszeitraum. Suchen Sie nach Einträgen mit dem Status “Ausstehend”. Genehmigen Sie diese oder gehen Sie darauf ein, bevor Sie fortfahren.

Mitarbeitendaten-Überprüfung¶

• Alle aktiven Mitarbeiter haben korrekte Stundensätze / Gehälter
• Boni sind mit korrekten Beträgen und Wirksamkeitsdaten konfiguriert
• Abzüge sind mit korrekten Beträgen eingerichtet
• Keine gekündigten Mitarbeiter sind noch als aktiv markiert

Zur Überprüfung: Gehen Sie zu Payroll → Mitarbeiter und scannen Sie die Liste. Klicken Sie in jeden Mitarbeiter, dessen Daten sich in diesem Zeitraum geändert haben könnten.

Steuerkonfiguration¶

• Steuerkonformität ist für jedes Land konfiguriert, in dem Mitarbeiter arbeiten
• Steuersätze sind aktuell (überprüfen Sie zu Beginn jedes Geschäftsjahres)
• Arbeitgeberbeitragssätze sind korrekt gesetzt

Stationskonfiguration¶

• Alle aktiven Mitarbeiter sind mindestens einer Station zugewiesen
• Nicht mehr aktive Stationen sind archiviert

Schritt 2: Lohnabrechnung erstellen¶

Neue Abrechnung starten¶

1. Navigieren Sie zu Payroll → Abrechnungen
2. Klicken Sie auf Lohnabrechnung durchführen
3. Das System öffnet den Bildschirm zur Abrechnungskonfiguration

Abrechnung konfigurieren¶

Zahlungszeitraum: 1. Wählen Sie das Startdatum — erster Tag des Zahlungszeitraums 2. Wählen Sie das Enddatum — letzter Tag des Zahlungszeitraums 3. Das System zeigt die Anzahl der Arbeitstage in diesem Zeitraum

Stationsfilter (Optional): - Alle Stationen — Lohnabrechnung für alle Standorte auf einmal durchführen - Bestimmte Stationen — Wählen Sie eine oder mehrere Stationen aus, wenn Sie die Lohnabrechnung pro Standort durchführen

Verwenden Sie den Stationsfilter, wenn Ihre Organisation die Lohnabrechnung nach Standort unterschiedlich plant (z.B. wöchentlich für Lager, monatlich für Büropersonal).

Währung: - Wählen Sie die Zahlungswährung für diese Abrechnung - Das System wendet Wechselkurse für Mitarbeiter mit anderen Gehälterwährungen an

Abrechnungszusammenfassung überprüfen¶

Vor der Durchführung zeigt das System eine Vorschau:

Überprüfen Sie diese Zahlen anhand Ihrer Erwartungen. Wenn etwas nicht stimmt, klicken Sie auf Abbrechen und untersuchen Sie es, bevor Sie fortfahren.

Durchführen oder als Entwurf speichern¶

Sie haben zwei Optionen:

• Als Entwurf speichern — Speichert die Abrechnung ohne Verarbeitung. Sie können später zurückkehren, um sie zu überprüfen und durchzuführen. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Zahlen mit Ihrem Team überprüfen möchten.
• Abrechnung durchführen — Verarbeitet die Abrechnung sofort. Berechnungen beginnen und Gehaltsabrechnungen werden generiert.

Schritt 3: Berechnungsaufschlüsselung verstehen¶

Sobald eine Abrechnung durchgeführt wurde, berechnet das System das Gehalt jedes Mitarbeiters mit folgender Formel:

Die Lohnformel¶

Gross Pay = (Regular Hours × Hourly Rate) + (Overtime Hours × Overtime Rate)

Net Pay = Gross Pay + Bonuses - Deductions - Tax Withholdings

Total Employer Cost = Net Pay + Employer Contributions

Komponentendetails¶

1. Bruttoverdienst¶

• Reguläre Stunden — Basierend auf genehmigten Zeiterfassungsdaten für den Zeitraum
• Überstunden — Berechnet anhand Ihrer konfigurierten Überstundenregeln und Multiplikatoren
• Stundensatz — Aus dem Mitarbeiterprofil (oder abgeleitet vom Gehalt)

2. Boni¶

Vor den Steuerberechnungen zum Bruttoverdienst hinzugefügt:

Wenn ein Bonus als Prozentsatz gesetzt ist, berechnet das System ihn auf Basis des Grundgehalts des Mitarbeiters für den Zeitraum.

3. Abzüge¶

Vom Bruttoverdienst nach den Boni abgezogen:

Ratenabzüge werden automatisch verfolgt — das System hört auf abzuziehen, wenn der Gesamtbetrag erreicht ist.

4. Steuerabzüge¶

Berechnet basierend auf der Steuerkonfiguration des Landes des Mitarbeiters:

• Einkommensteuer — Progressive Steuersätze werden angewendet
• Sozialversicherung — Arbeitnehmeranteil in Prozent
• Krankenversicherung — Pflichtbeitrag
• Rente — Rentenfondsbeitrag
• Andere gesetzliche Abzüge — Länderspezifische Abzüge

Siehe Steuerkonformitäts-Einrichtung für eine detaillierte Anleitung.

5. Arbeitgeberbeiträge¶

Separat berechnet und auf Gehaltsabrechnungen als informativ angezeigt (werden nicht vom Gehalt des Mitarbeiters abgezogen):

• Sozialversicherung (Arbeitgeberanteil)
• Krankenversicherung (Arbeitgeberbeitrag)
• Rente (Arbeitgeberbeitrag)
• Aguinaldo-Rückstellung (Weihnachtsbonus-Rückstellung)
• Urlaubsrückstellung (aufgelaufene Urlaubsverpflichtung)

Schritt 4: Abrechnungsstatus überwachen¶

Abrechnungsstatus¶

Was tun, wenn eine Abrechnung fehlschlägt¶

1. Öffnen Sie die fehlgeschlagene Abrechnung
2. Überprüfen Sie den Abschnitt Fehlerdetails
3. Häufige Probleme:
4. Fehlende Steuerkonfiguration für das Land eines Mitarbeiters
5. Ungültiger Stundensatz im Mitarbeiterprofil
6. Fehlende Zeiterfassungsdaten für einen erforderlichen Zeitraum
7. Nicht verfügbarer Währungsumrechnungskurs
8. Beheben Sie das zugrunde liegende Problem
9. Erstellen Sie eine neue Abrechnung

Schritt 5: Abrechnungsergebnisse überprüfen¶

Abrechnungszusammenfassungsansicht¶

1. Klicken Sie auf die abgeschlossene Abrechnung in der Abrechnungen-Liste
2. Die Zusammenfassung zeigt:

1. Überprüfen Sie auf Vernünftigkeit — stimmen die Gesamtsummen mit den Erwartungen überein?

In einzelne Mitarbeiter eintauchen¶

1. Klicken Sie auf Details anzeigen neben einem Mitarbeiternamen
2. Sehen Sie sich die Aufschlüsselung pro Mitarbeiter an:

1. Überprüfen Sie, ob die einzelnen Berechnungen Ihren Erwartungen entsprechen

Abrechnungszusammenfassung exportieren¶

1. Klicken Sie in der Abrechnungsdetailansicht auf Zusammenfassung exportieren
2. Wählen Sie das Format:
3. PDF — Formatierter Bericht für Managementüberprüfung
4. CSV — Rohe Daten für Tabellenkalkulationsanalyse
5. Die Datei wird mit allen Abrechnungsdaten heruntergeladen

Schritt 6: Gehaltsabrechnungen generieren und verteilen¶

Gehaltsabrechnungen werden automatisch generiert, wenn die Abrechnung abgeschlossen ist. So verwalten Sie sie:

Alle Gehaltsabrechnungen anzeigen¶

1. Gehen Sie zu Payroll → Gehaltsabrechnungen
2. Alle Gehaltsabrechnungen der abgeschlossenen Abrechnung erscheinen in der Liste

Einzelne Gehaltsabrechnung exportieren (PDF)¶

1. Klicken Sie auf eine Gehaltsabrechnung, um die Detailansicht zu öffnen
2. Klicken Sie auf PDF exportieren
3. Die formatierte PDF wird heruntergeladen mit:
4. Firmenlogo und Details
5. Mitarbeitname und ID
6. Aufgeschlüsselte Einnahmen, Abzüge und Steuern
7. Arbeitgeberbeiträge (informativ)
8. Nettoverdienst-Zusammenfassung

Massenexport von Gehaltsabrechnungen (PDF)¶

1. Wählen Sie im Tab Gehaltsabrechnungen mehrere Gehaltsabrechnungen mit Kontrollkästchen aus
2. Klicken Sie auf PDF exportieren (Massenaktion)
3. Alle ausgewählten Gehaltsabrechnungen werden als einzelne PDFs in einer ZIP-Datei heruntergeladen
4. Jede Datei wird benannt: Gehaltsabrechnung_Mitarbeitername_Zeitraum.pdf

Gehaltsabrechnungen als CSV exportieren¶

Für Buchhaltungs- oder Lohnabrechnungsanbieter-Analyse:

1. Klicken Sie im Tab Gehaltsabrechnungen auf CSV exportieren
2. Wählen Sie den Umfang:
3. Alle Gehaltsabrechnungen — Alles im System
4. Aktueller Zeitraum — Nur der aktuelle Zeitraum
5. Bestimmte Station — Nach Standort filtern
6. Die CSV wird mit allen Gehaltsabrechnungsdaten im Tabellenkalkulationsformat heruntergeladen

Mitarbeiterzugang zu Gehaltsabrechnungen¶

Mitarbeiter können ihre eigenen Gehaltsabrechnungen über Folgendes einsehen: - Mobile App → Gehaltsabrechnungen-Tab — sofort nach Generierung verfügbar - Mitarbeiter-Portal — Webzugang unter app.4geeks.io - E-Mail-Benachrichtigung — Optional; in Einstellungen → Benachrichtigungen aktivieren

Schritt 7: HR-Intelligenzberichte für lokale Lohnabrechnungsanbieter generieren¶

Der Mitarbeiter-Stream ist darauf ausgelegt, perfekte Daten an Ihren lokalen Lohnabrechnungsanbieter zu übergeben. Der HR-Intelligenzbericht ist das Schlüsselergebnis.

1. Gehen Sie zu Payroll → Berichte → Lohnabrechnungs-Export
2. Wählen Sie den Zahlungszeitraum aus, der zu Ihrer abgeschlossenen Abrechnung passt
3. Klicken Sie auf Bericht generieren
4. Der Bericht umfasst:

1. Klicken Sie auf Exportieren und wählen Sie:
2. CSV — Für das System Ihres lokalen Lohnabrechnungsanbieters

3. PDF — Für Ihre Unterlagen und Genehmigungen

4. Senden Sie den exportierten Bericht an Ihren lokalen Lohnabrechnungsanbieter, damit er die tatsächlichen Zahlungen durchführen kann

Schritt 8: Lohnabrechnung rückgängig machen (falls erforderlich)¶

Wenn Sie nach Abschluss der Abrechnung einen Fehler entdecken:

1. Öffnen Sie die Abrechnung aus der Abrechnungen-Liste
2. Klicken Sie auf Rückgängig machen
3. Bestätigen Sie die Rückgängigmachung

Was passiert: - Alle Gehaltsabrechnungen dieser Abrechnung werden ungültig - Der Abrechnungsstatus ändert sich in “Rückgängig gemacht” - Gehaltsabrechnungen der Mitarbeiter zeigen den Status “Ungültig” - Sie können eine neue korrigierte Abrechnung erstellen

Schritt 9: Best Practices nach der Abrechnung¶

Sofortige Maßnahmen¶

• Überprüfen Sie die Abrechnungszusammenfassung auf Anomalien
• Exportieren und archivieren Sie die Abrechnungszusammenfassung (PDF)
• Informieren Sie Mitarbeiter, dass neue Gehaltsabrechnungen verfügbar sind
• Senden Sie den HR-Intelligenzbericht an den lokalen Lohnabrechnungsanbieter
• Wenn Sie Auto-Funding für Auftragnehmer verwenden, überprüfen Sie die Geldüberweisungen

Regelmäßige Überprüfungen¶

• Monatlich — Überprüfen Sie Analytiken auf Kostentrends (siehe Analytik-Anleitung)
• Vierteljährlich — Überprüfen Sie Bonus- und Abzugskonfigurationen
• Jährlich — Überprüfen Sie Steuersätze und aktualisieren Sie Mitarbeiterprofile

Was kommt als Nächstes?¶

• Erfahren Sie, wie Sie Analytiken zur Überwachung von Lohnkosten verwenden
• Erfahren Sie, wie Sie Steuerkonformität für mehrländische Lohnabrechnung einrichten
• Überprüfen Sie die Lohnabrechnungs-Referenzdokumentation

Hilfe benötigt?¶

• Dokumentation: docs.4geeks.io/en/payroll
• Support: Verfügbar über das Konsolen-Dashboard
• Loslegen: console.4geeks.io/payroll

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