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Zeiterfassung für Ihr Team einrichten¶

Überblick¶

4Geeks Payroll bietet drei Zeiterfassungsmethoden, die zusammenarbeiten, um Ihnen Echtzeit-Transparenz über Ihre Belegschaft zu geben – egal wo sie arbeiten.

In diesem Tutorial werden Sie:

• Die richtigen Zeiterfassungsmethoden für Ihr Team wählen
• GPS-validierte mobile Stempelung mit Geofencing konfigurieren
• Die Eingangs-App für bürobasierten biometrischen Check-in einrichten
• Manuelle Zeiterfassung mit Manager-Genehmigung konfigurieren
• Arbeitszeiten, Zeitpläne und Überstundenregeln definieren
• Genehmigungsworkflows und automatisierte Benachrichtigungen einrichten

Voraussetzungen¶

• 4Geeks Payroll-Konto mit aktiviertem Mitarbeiter-Stream
• Mitarbeiter im System hinzugefügt (siehe Mitarbeiterverwaltung)
• Stationen für jeden Arbeitsort konfiguriert (siehe Stationsdokumentation)
• Für die Eingangs-App: Ein Android- oder iOS-Tablet

Schritt 1: Zeiterfassungsmethoden wählen¶

Methodenvergleich¶

Empfehlung: Verwenden Sie GPS-mobile Stempelung als primäre Methode und ergänzen Sie sie durch die Eingangs-App für Bürostandorte. Reservieren Sie manuelle Eingaben nur für Korrekturen und Ausnahmen.

Methoden aktivieren¶

1. Gehen Sie zu Payroll → Einstellungen → Zeiterfassung
2. Schalten Sie jede Methode um, die Sie aktivieren möchten:
3. Mobile GPS-Stempelung — Standardmäßig aktiviert
4. Eingangs-App — Umschalten, wenn Sie Büro-Check-in-Stationen verwenden
5. Manuelle Eingabe — Empfohlen, nur für Korrekturen zu aktivieren
6. Klicken Sie auf Änderungen speichern

Schritt 2: GPS-mobile Stempelung konfigurieren¶

GPS-Stempelung ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Handys zum Stempeln mit Standortverifizierung zu verwenden.

Genehmigte Arbeitszonen definieren (Geofencing)¶

Geofencing stellt sicher, dass Mitarbeiter nur von genehmigten Orten stempeln können:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung → Geofences
2. Klicken Sie auf Geofence hinzufügen
3. Konfigurieren Sie die Zone:
4. Name — z.B. “Innenstadtbüro”, “Kundenstandort A”
5. Adresse — Geben Sie die physische Adresse ein
6. Radius — Setzen Sie den erlaubten Radius (z.B. 100 Meter)
7. Stationsverknüpfung — Verknüpfen Sie diesen Geofence mit einer Station
8. Klicken Sie auf Speichern

Sie können mehrere Geofences erstellen. Ein Außendiensttechniker könnte beispielsweise Zugang zum Stempeln vom Büro, Lager und mehreren Kundenstandorten haben.

Standortverifizierungseinstellungen konfigurieren¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung → Standort
2. Setzen Sie den Verifizierungsgrad:
3. Entspannt — Zeichnet Standort auf, blockiert aber nicht das Stempeln
4. Standard — Warnt bei Geofence-Verstoß, erlaubt aber das Stempeln

5. Streng — Blockiert das Stempeln bei Verstoß gegen zugewiesene Zonen

6. Fotoüberprüfung umschalten (optional):

7. Erfordert von Mitarbeitern, ein Selfie beim Stempeln zu machen
8. Fotos werden mit dem Zeitdatensatz für Audit-Zwecke gespeichert

Offline-Modus¶

Mobile Stempelung funktioniert ohne Internet:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung → Offline-Modus
2. Offline-Stempelung aktivieren umschalten
3. Maximale Offline-Dauer setzen (Standard: 24 Stunden)
4. Mitarbeiter können innerhalb dieses Zeitfensters offline stempeln
5. Datensätze werden automatisch synchronisiert, wenn die Konnektivität wiederhergestellt ist

Schritt 3: Eingangs-App einrichten (Tablet-Check-in)¶

Verwandeln Sie jedes Tablet in eine professionelle Check-in-Station am Büroeingang.

Eingangs-App installieren¶

1. Öffnen Sie auf Ihrem Tablet den App Store (iOS) oder Google Play Store (Android)
2. Suchen Sie nach “4Geeks Entrance”
3. Laden Sie die App herunter und installieren Sie sie
4. Öffnen Sie die App — Sie sehen einen Koppelungscode

Tablet mit Ihrem Konto verknüpfen¶

1. Gehen Sie zu Payroll → Einstellungen → Eingangs-App
2. Klicken Sie auf Gerät registrieren
3. Geben Sie einen Gerätenamen ein (z.B. “Lobby-Tablet - San José”)
4. Wählen Sie die Station aus, mit der dieses Tablet verknüpft ist
5. Das System generiert einen Koppelungs-QR-Code
6. Tippen Sie in der Eingangs-App auf dem Tablet auf Gerät koppeln
7. Scannen Sie den QR-Code, der in Ihrem Browser angezeigt wird
8. Das Tablet ist jetzt verknüpft

Check-in-Methode konfigurieren¶

Wählen Sie aus, wie Mitarbeiter ihre Identität am Eingang verifizieren:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Eingangs-App — Wählen Sie Ihr Gerät aus
2. Wählen Sie die Check-in-Methode:

1. Sie können mehrere Methoden aktivieren und Mitarbeitern die Wahl lassen

Check-in-Ablauf testen¶

1. Stellen Sie sich vor das Tablet
2. Bei Verwendung von Face ID: Schauen Sie in die Kamera — das System erkennt Sie und zeichnet den Check-in auf
3. Bei Verwendung von PIN: Geben Sie Ihren persönlichen Code auf dem Bildschirm ein
4. Überprüfen Sie, dass der Check-in in Payroll → Zeiterfassung → Live-Dashboard erscheint

Hardwarefixierter Modus (Optional)¶

Verhindern Sie Manipulationen, indem Sie das Tablet auf die Eingangs-App fixieren:

1. Auf iOS: Verwenden Sie Geführter Zugang (Einstellungen → Bedienungshilfen → Geführter Zugang)
2. Auf Android: Verwenden Sie Bildschirm-Pinning (Einstellungen → Sicherheit → Bildschirm-Pinning)

Schritt 4: Manuelle Zeiterfassung konfigurieren¶

Manuelle Eingaben sollten für Ausnahmen reserviert werden, nicht für den täglichen Gebrauch.

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung → Manuelle Eingabe
2. Manuelle Eingabe erlauben umschalten
3. Einschränkungen konfigurieren:
4. Maximale Eingaben pro Woche — Begrenzen Sie, wie viele manuelle Einträge ein Mitarbeiter einreichen kann
5. Grund erforderlich — Mitarbeiter müssen erklären, warum sie normalerweise nicht stempeln konnten
6. Manager-Genehmigung erforderlich — Immer für manuelle Eingaben aktiviert
7. Klicken Sie auf Speichern

Wann manuelle Eingabe verwenden¶

• Mitarbeiter hat vergessen zu stempeln
• Handybatterie war während der Arbeitszeit leer
• GPS war am Arbeitsstandort nicht verfügbar
• Rückwirkende Korrektur eines Stempelfehlers

Schritt 5: Arbeitszeiten definieren¶

Standard-Zeitpläne einrichten¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung → Arbeitszeiten
2. Klicken Sie auf Zeitplan hinzufügen
3. Konfigurieren Sie:

Fester Zeitplan (gleiche Stunden täglich): - Montag–Freitag: 9:00 – 17:00 - Mittagspause: 12:00 – 13:00 (unbezahlt) - Gnadenfrist bei Verspätung: 5 Minuten

Flexibler Zeitplan (Kernarbeitszeiten mit flexiblem Beginn/Ende): - Kernarbeitszeiten: 10:00 – 15:00 (alle müssen anwesend sein) - Flexibles Fenster: 7:00 – 10:00 Beginn, 15:00 – 19:00 Ende

Schichtarbeit (Mehrere Schichtmuster): - Frühschicht: 6:00 – 14:00 - Spätschicht: 14:00 – 22:00 - Nachtschicht: 22:00 – 6:00 (mit Nachtzulage)

1. Weisen Sie den Zeitplan bestimmten Mitarbeitern oder Stationen zu
2. Klicken Sie auf Speichern

Pausenrichtlinien konfigurieren¶

1. Klicken Sie in den Zeitplaneinstellungen auf Pausenregeln
2. Konfigurieren Sie:
3. Bezahlte Pausen — Kurze Pausen (15 Min.) in der Arbeitszeit enthalten, kein Ausstempeln erforderlich
4. Unbezahlte Pausen — Mittagspausen, die ein Ausstempeln erfordern
5. Mindestdauer der Pause — z.B. 30 Minuten für Mittagessen
6. Maximale Pausendauer — z.B. 1 Stunde für Mittagessen
7. Klicken Sie auf Speichern

Schritt 6: Überstundenregeln konfigurieren¶

Überstunden werden automatisch basierend auf den von Ihnen definierten Regeln berechnet.

Überstundenregeln erstellen¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung → Überstunden
2. Klicken Sie auf Überstundenregel hinzufügen
3. Konfigurieren Sie:

Grundregeltypen:

Für jede Regel angeben: - Auslöser — Anzahl der Stunden, bevor Überstunden gelten (z.B. 8 Stunden/Tag) - Multiplikator — Überstundensatz (z.B. 1,5 für 1,5-fachen Lohn) - Obergrenze — Maximale Überstunden pro Tag/Woche (optional) - Genehmigung erforderlich — Ob Überstunden vorab genehmigt werden müssen

Beispiel: Costa Rica Standard-Überstunden - Tägliche Überstunden: Nach 8 Stunden, 1,5x für die ersten 4 Stunden, danach 2x - Wöchentliche Überstunden: Nach 48 Stunden - Sonntagsarbeit: 1,5x Zulage

1. Weisen Sie Regeln Mitarbeitergruppen oder Stationen zu
2. Klicken Sie auf Speichern

Überstunden-Genehmigungsworkflow¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung → Genehmigungen
2. Konfigurieren Sie die Überstundengenehmigung:
3. Vorab-Genehmigung erforderlich — Mitarbeiter müssen Überstunden vor der Arbeit beantragen
4. Manager-Genehmigung — Direkter Manager muss genehmigen
5. Automatischer Genehmigungsschwellenwert — Bis zu X Stunden automatisch genehmigt, darüber erforderlich

Schritt 7: Genehmigungsworkflows einrichten¶

Zeiterfassungsbogen-Genehmigungskette¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung → Genehmigungsworkflow
2. Konfigurieren Sie Genehmigungsstufen:

Stufe 1 — Direkter Manager: - Überprüft und genehmigt Zeiterfassungsbögen - Kann Korrekturen anfordern

Stufe 2 — Abteilungsleiter (Optional): - Überprüft genehmigte Zeiterfassungsbögen vor der Lohnabrechnung - Kann Probleme markieren

1. Eskalationsregeln setzen:
2. Wenn der Manager innerhalb von 48 Stunden nicht genehmigt, an Abteilungsleiter eskalieren

3. Bei weiterem Kein-Aktion nach 72 Stunden, HR-Admin benachrichtigen

4. Klicken Sie auf Speichern

Genehmigungsbenachrichtigungen¶

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Benachrichtigungen → Zeiterfassung
2. Schalten Sie um, welche Ereignisse Benachrichtigungen auslösen:

Schritt 8: Warnungen und Benachrichtigungen einrichten¶

Konfigurieren Sie automatisierte Warnungen, um den Überblick über die Anwesenheit zu behalten:

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zeiterfassung → Warnungen
2. Aktivieren Sie Warnungen für:

1. Setzen Sie den Benachrichtigungskanal:
2. In-App-Benachrichtigung — Warnung im Konsolen-Dashboard
3. E-Mail — An konfigurierte E-Mail-Adresse senden

4. Push-Benachrichtigung — An mobile App des Managers (falls aktiviert)

5. Klicken Sie auf Speichern

Schritt 9: Einrichtung testen¶

Test-Stempelung durchführen (Mobil)¶

1. Öffnen Sie die 4Geeks Payroll Mobile App auf Ihrem Handy
2. Tippen Sie auf Stempeln
3. Überprüfen Sie, dass der GPS-Standort erfasst wird
4. Überprüfen Sie, dass die Stempelung in Echtzeit im Live-Dashboard erscheint
5. Warten Sie 2-3 Minuten und tippen Sie auf Ausstempeln
6. Überprüfen Sie, dass der Zeiteintrag in Zeiterfassung → Meine Zeiterfassungsbögen erscheint

Test-Check-in durchführen (Eingangs-App)¶

1. Stellen Sie sich vor das Tablet
2. Verwenden Sie die konfigurierte Methode (Face ID, PIN oder RFID)
3. Überprüfen Sie, dass der Check-in im Live-Dashboard erscheint
4. Stempeln Sie erneut aus (oder lassen Sie die automatische Ausstempelung ablaufen)

Zeiterfassungsgenerierung überprüfen¶

1. Nach einem Test-Stempelzyklus, gehen Sie zu Zeiterfassung → Zeiterfassungsbögen
2. Sie sollten den Test-Eintrag mit:
3. Korrekten Zeitstempeln
4. Standortdaten
5. Berechneten Stunden
6. Stationszuweisung

Best Practices¶

Für Administratoren¶

• Klare Richtlinien setzen — Dokumentieren Sie Zeiterfassungs- Erwartungen und teilen Sie sie Mitarbeitern während der Einarbeitung mit
• Geofencing weise verwenden — Beginnen Sie mit dem Standardmodus (Warnung, nicht Blockierung), um Mitarbeiter nicht zu frustrieren
• Warnungen wöchentlich überprüfen — Überprüfen Sie das Warnungs-Dashboard auf Muster (z.B. gleicher Mitarbeiter immer zu spät)
• Mitarbeiter in der mobilen App schulen — Führen Sie eine kurze Schulung für neue Mitarbeiter durch
• Manuelle Eingaben prüfen — Überprüfen Sie manuelle Eingaben wöchentlich, um sicherzustellen, dass sie gültige Gründe haben

Fehlerbehebung¶

Mitarbeiter kann nicht stempeln¶

1. Überprüfen Sie, ob GPS auf dem Gerät aktiviert ist
2. Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter innerhalb des Geofences ist (wenn Strenger Modus aktiviert ist)
3. Versuchen Sie den Offline-Modus — lassen Sie den Mitarbeiter den Flugmodus umschalten und stempeln
4. Überprüfen Sie, ob das Mitarbeiterkonto im Mitarbeiterverzeichnis aktiv ist

Eingangs-App erkennt Gesicht nicht¶

1. Überprüfen Sie, ob der Mitarbeiter ein Face-ID-Foto in seinem Profil hochgeladen hat
2. Stellen Sie sicher, dass gute Beleuchtung an der Eingangsstation vorhanden ist
3. Trainieren Sie das Gesichtsmodell neu, indem Sie ein neues Foto hochladen
4. Wechseln Sie als Alternative zum PIN-Code

Falsche Stunden auf dem Zeiterfassungsbogen¶

1. Überprüfen Sie die Stempelzeitstempel
2. Prüfen Sie, ob der Mitarbeiter vergessen hat auszustempeln (System stempelt nach 14 Stunden automatisch aus)
3. Reichen Sie einen Korrekturantrag über manuelle Eingabe ein
4. Manager genehmigt die Korrektur

Was kommt als Nächstes?¶

• Erfahren Sie, wie Sie Lohnabrechnungen durchführen und Gehaltsabrechnungen generieren
• Lesen Sie die Mitarbeiter-Mobile-App-Anleitung
• Überprüfen Sie die Zeiterfassungs-Referenzdokumentation

Hilfe benötigt?¶

• Dokumentation: docs.4geeks.io/en/payroll
• Support: Verfügbar über das Konsolen-Dashboard
• Loslegen: console.4geeks.io/payroll

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