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Gestión de Documentos de Cumplimiento con el Vault¶

Resumen¶

El Compliance Vault es el sistema de almacenamiento de documentos centralizado y seguro de 4Geeks Payroll para toda la documentación relacionada con el empleo. Te ayuda a mantenerte conforme en más de 50 países gestionando contratos, IDs, formularios de impuestos y documentos de cumplimiento locales — con recordatorios automáticos y rastros de auditoría completos.

En este tutorial, aprenderás a:

• Comprender la estructura del Compliance Vault y los tipos de documentos
• Subir y organizar documentos de empleados
• Crear y gestionar contratos de empleo con firmas digitales
• Configurar recordatorios automáticos de vencimiento
• Configurar permisos de acceso basados en roles
• Ejecutar informes de cumplimiento y auditorías
• Usar la lista de verificación de incorporación para nuevos empleados

Requisitos Previos¶

• Cuenta de 4Geeks Payroll con Employee Stream habilitado
• Empleados agregados al sistema
• Documentos de empleados listos para subir (contratos, IDs, formularios de impuestos)

Paso 1: Comprendiendo el Compliance Vault¶

Qué Almacena¶

El Compliance Vault organiza documentos en estas categorías:

Cómo Está Organizado¶

Cada empleado tiene su propio repositorio de documentos dentro del vault:

Compliance Vault
├── Employee: Ana García
│   ├── Employment Contract (signed)
│   ├── National ID (front & back)
│   └── W-4 Form
├── Employee: Carlos Ruiz
│   ├── Employment Contract (signed)
│   ├── Passport
│   ├── Work Permit
│   └── Background Check
└── Employee: Maria Torres
    ├── Contractor Agreement
    ├── W-8BEN
    └── Professional License

Características Clave¶

• Cifrado Empresarial — AES-256 en reposo, TLS 1.3 en tránsito
• Control de Versiones — Cada cambio de documento se rastrea
• Rastros de Auditoría — Cada vista, carga y edición se registra
• Recordatorios Automáticos — Nunca pierdas un vencimiento de documento
• Acceso Basado en Roles — Control granular sobre quién ve qué

Paso 2: Subir y Organizar Documentos¶

Subir un Documento Individual¶

1. Ve a Payroll → Compliance → Compliance Vault
2. Busca al empleado o selecciónalo de la lista
3. Haz clic en Upload Document
4. Selecciona el Tipo de Documento del menú desplegable:
5. Contrato de Empleo
6. ID Nacional / Pasaporte
7. Formulario de Impuestos
8. Permiso de Trabajo / Visa
9. Certificación / Licencia
10. Verificación de Antecedentes
11. Otro
12. Elige el archivo (formatos soportados: PDF, JPG, PNG; máximo 10 MB)
13. Ingresa detalles opcionales:
14. Nombre del Documento — Una etiqueta para fácil identificación (ej., “Ana García - Contrato de Empleo 2026”)
15. Fecha de Vencimiento — Cuando el documento expira (ej., vencimiento de pasaporte, vencimiento de visa)
16. Notas — Cualquier información adicional
17. Haz clic en Upload

El documento aparece en la lista de documentos del empleado. Si estableces una fecha de vencimiento, el sistema automáticamente comienza a rastrearla.

Subir Múltiples Documentos a la Vez¶

1. Desde el Compliance Vault, haz clic en Bulk Upload
2. Selecciona múltiples archivos de tu computadora
3. Para cada archivo, asigna:
4. Empleado (buscar por nombre)
5. Tipo de documento
6. Fecha de vencimiento (opcional)
7. Haz clic en Upload All

Subir en Nombre de un Empleado¶

Si un empleado ha enviado documentos a través de la aplicación móvil:

1. Ve a Compliance → Pending Documents
2. Revisa cada documento enviado
3. Haz clic en Approve para aceptar, o Reject con una razón
4. Los documentos aprobados se almacenan automáticamente en el vault del empleado

Paso 3: Crear y Gestionar Contratos de Empleo¶

Crear un Contrato Usando Plantillas¶

1. Ve a Payroll → Compliance → Contracts
2. Haz clic en New Contract
3. Selecciona al empleado
4. Elige una Plantilla basada en el país:
5. Las plantillas preconstruidas incluyen cláusulas estándar para las leyes laborales de cada país
6. Las plantillas incluyen provisiones obligatorias locales
7. Completa los detalles del contrato:

1. Personaliza cualquier sección según sea necesario
2. Haz clic en Save as Draft o Send for Signature

Enviar para Firma Digital¶

1. Desde la vista de detalles del contrato, haz clic en Send for Signature
2. El empleado recibe un email con un enlace seguro
3. El empleado revisa y firma electrónicamente
4. Recibes una notificación cuando se firme
5. El contrato firmado se almacena automáticamente en el Compliance Vault

Rastrear Estado del Contrato¶

Enmiendas de Contratos¶

Para modificar un contrato existente:

1. Abre el contrato firmado
2. Haz clic en Create Amendment
3. Documenta qué está cambiando (ej., “Aumento de salario de $50,000 a $55,000”)
4. Envía para firma (firman ambas partes)
5. La enmienda se adjunta al contrato original con historial de versiones

Renovación de Contratos¶

1. Abre el contrato que se acerca a su fecha de fin
2. Haz clic en Renew
3. Actualiza los términos si es necesario (nuevo salario, nueva fecha de fin)
4. Envía para firma
5. La renovación se vincula al contrato original en el historial de versiones

Paso 4: Configurar Recordatorios Automáticos¶

Configurar Alertas de Vencimiento¶

1. Ve a Settings → Compliance → Reminders
2. Haz clic en Add Reminder Rule
3. Configura:

1. Elige quién recibe los recordatorios:
2. Empleado — Se le notifica para renovar su documento
3. Gerente — Recibe notificación si el empleado no actúa

4. Administrador de RRHH — Recibe notificaciones escaladas

5. Haz clic en Guardar

Comportamiento de Recordatorios¶

Paso 5: Configurar Acceso Basado en Roles¶

Niveles de Acceso¶

Estableciendo Permisos¶

1. Ve a Settings → Compliance → Access Control
2. Haz clic en Add Role Assignment
3. Selecciona el usuario o rol
4. Elige el nivel de permiso
5. Opcionalmente restringe a categorías de documentos o países específicos

Conceder Acceso a Proveedor de Nómina¶

Para compartir documentos con tu proveedor de nómina local:

1. Ve a Settings → Compliance → External Access
2. Haz clic en Add Provider
3. Ingresa:
4. Nombre del Proveedor — ej., “ABC Payroll Costa Rica”
5. Email de Contacto — Email del usuario autorizado del proveedor
6. Alcance de Acceso — Solo documentos relacionados con nómina
7. Vencimiento — Establece una fecha de fin para el acceso
8. Haz clic en Send Invite
9. El proveedor recibe un inicio de sesión de acceso limitado
10. Solo pueden ver documentos relevantes para nómina (no contratos o IDs)

Paso 6: Ejecutar Informes de Cumplimiento¶

Informe de Vencimiento de Documentos¶

1. Ve a Compliance → Reports → Document Expiration
2. Ver:
3. Documentos que vencen en los próximos 30, 60 o 90 días
4. Filtrar por país, departamento o tipo de documento
5. Exportar a CSV o PDF
6. Usa este informe para revisiones semanales de cumplimiento

Informe de Documentos Faltantes¶

1. Ve a Compliance → Reports → Missing Documents
2. Identifica:
3. Empleados con documentos requeridos faltantes
4. Documentos aún no subidos
5. Nivel de riesgo de cumplimiento (alto/medio/bajo)
6. Haz clic en Send Reminders para notificar automáticamente a empleados y gerentes

Informe de Resumen de Auditoría¶

1. Ve a Compliance → Reports → Audit Summary
2. Ver:
3. Toda la actividad de documentos en un rango de fechas
4. Quién vio qué documentos y cuándo
5. Cargas, ediciones y eliminaciones
6. Intentos de acceso (incluidos los fallidos)

Panel de Cumplimiento en Tiempo Real¶

La pestaña principal de Compliance muestra:

Paso 7: Usar la Lista de Verificación de Incorporación¶

Automatiza la recopilación de documentos para nuevos empleados:

Cómo Funciona el Flujo de Trabajo de Incorporación¶

1. RRHH crea un nuevo perfil de empleado (ver Gestión de Empleados)
2. El sistema verifica el país del empleado y genera una lista de verificación de documentos
3. El empleado recibe un email con un enlace para subir documentos requeridos
4. El empleado sube documentos a través de la aplicación móvil o portal web
5. RRHH revisa y aprueba cada documento
6. Una vez que todos los documentos requeridos estén aprobados, el empleado se marca como Conforme

Configurar Listas de Verificación de Incorporación¶

1. Ve a Settings → Compliance → Onboarding Checklists
2. Para cada país, configura los documentos requeridos:

Ejemplo — Costa Rica: - [x] Contrato de Empleo (firmado) - [x] ID Nacional (cédula) - [x] Formulario de Impuestos W-4 (equivalente local) - [x] Detalles de Cuenta Bancaria - [x] Formulario de Contacto de Emergencia

Ejemplo — México: - [x] Contrato de Empleo (firmado) - [x] CURP (ID fiscal) - [x] RFC (registro fiscal) - [x] Registro IMSS - [x] Detalles de Cuenta Bancaria - [x] Comprobante de Domicilio

1. Marca documentos como Requeridos u Opcionales
2. Haz clic en Guardar

Bloquear Nómina para Empleados No Conformes (Opcional)¶

1. Ve a Settings → Compliance → Payroll Gating
2. Activa Block Payroll Processing
3. Cuando está habilitado, los empleados marcados como “No Conformes” se excluyen de las carreras de nómina
4. Aparece una advertencia durante la creación de la carrera de nómina listando los empleados no conformes

Mejores Prácticas¶

Gestión de Documentos¶

• Estandariza nombres de archivo — Usa un formato consistente: EmployeeName_DocumentType_Date.pdf
• Establece fechas de vencimiento — Siempre establécelas al subir; los recordatorios no funcionarán sin ellas
• Reemplaza, no elimines — Sube una nueva versión y marca la antigua como reemplazada (preserva el rastro de auditoría)
• Usa categorías consistentemente — Una categorización adecuada hace que el filtrado e informes sean precisos

Frecuencia de Cumplimiento¶

• Semanal — Verifica el Panel de Cumplimiento para documentos vencidos/faltantes
• Mensual — Ejecuta el Informe de Vencimiento de Documentos y envía recordatorios
• Trimestral — Auditoría completa de cumplimiento, revisa toda la documentación de empleados
• Anual — Re-verifica todos los documentos, actualiza los vencidos

Seguridad¶

• Revisa permisos de acceso trimestralmente — Asegúrate de que solo las personas correctas tengan acceso
• Elimina acceso de empleados terminados inmediatamente — Parte del proceso de salida
• Audita acceso de proveedores externos — Verifica que los proveedores de nómina aún necesiten acceso
• Habilita 2FA para todas las cuentas de administrador — Capa extra de seguridad

¿Qué Sigue?¶

• Aprende a Gestionar Empleados, Bonificaciones y Deducciones
• Revisa la documentación de referencia de Cumplimiento Local
• Aprende sobre Seguimiento de Tiempo y Asistencia

¿Necesitas Ayuda?¶

• Documentación: docs.4geeks.io/en/payroll
• Soporte: Disponible a través del panel de la consola
• Comenzar: console.4geeks.io/payroll

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