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Pagar a contratistas globales con tarjetas Visa de marca¶

Descripción general¶

Contractor Stream en 4Geeks Payroll le permite pagar a contratistas globales al instante con tarjetas Visa de la marca 4Geeks. No más transferencias bancarias lentas ni márgenes de EOR: solo financiamiento instantáneo con 1 clic con recolección automatizada de W-8BEN y facturación que cumple con los impuestos.

En este tutorial, podrás:

• Emitir tarjetas Visa a contratistas.
• Carteras de contratistas de fondos
• Configurar pagos recurrentes automatizados
• Administrar la colección W-8BEN
• Monitorear el gasto de los contratistas.

Requisitos previos¶

• Cuenta de nómina de 4Geeks con Contractor Stream habilitado
• Lista de contratistas para incorporar
• Logotipo de la empresa (para la marca de la tarjeta)

Paso 1: invitar a un contratista¶

1. Vaya a Contratistas → Agregar contratista
2. Ingrese la información del contratista:
3. Nombre Completo: Como debe aparecer en la tarjeta Visa
4. Correo electrónico: para invitaciones y notificaciones
5. País: determina el tipo de tarjeta y las funciones disponibles
6. Tarifa de contrato: Tarifa por hora o mensual
7. Calendario de pagos: semanal, quincenal o mensual
8. Haga clic en “Enviar invitación”

Paso 2: Incorporación del contratista¶

El contratista recibe una invitación por correo electrónico y debe:

1. Acepta la invitación y crea su cuenta.
2. Verificación KYC completa:
3. Cargar una identificación emitida por el gobierno
4. Proporcionar comprobante de domicilio
5. Verificación de identidad completa (selfie o video)
6. Complete el formulario W-8BEN (automatizado, digital)
7. Configurar su perfil y preferencias

La verificación KYC suele tardar entre 24 y 48 horas.

Paso 3: Emisión de la tarjeta Visa¶

Una vez aprobado KYC:

1. Se emite automáticamente una tarjeta Visa 4Geeks
2. La tarjeta incluye el logotipo de su empresa.
3. El contratista recibe:
4. Tarjeta virtual: Disponible inmediatamente en la aplicación
5. Tarjeta física: Enviada a su dirección (5-10 días hábiles)
6. Datos de la tarjeta:
7. Número de tarjeta de 16 dígitos
8. Fecha de vencimiento -CVV
9. Disponible para compras online y en tienda.

Paso 4: financiar la tarjeta de contratista¶

Financiamiento único¶

1. Vaya a Contratistas → Seleccionar contratista → Tarjeta de fondos
2. Ingrese el monto
3. Seleccione la fuente de financiación (cuenta bancaria o saldo de la empresa)
4. Confirma la transferencia
5. Los fondos están disponibles al instante

Pagos recurrentes automatizados¶

1. Vaya a Contratistas → Seleccionar contratista → Autofinanciamiento
2. Configurar:
3. Monto: Monto fijo o en base a horas trabajadas
4. Frecuencia: Semanal, quincenal, mensual
5. Fecha de inicio: cuando comienza la financiación automática
6. Fecha de finalización: Opcional, para contratos de duración determinada
7. Habilite Fondo automático
8. El sistema carga automáticamente la tarjeta según lo previsto.

Financiamiento basado en hojas de tiempo¶

1. Vaya a Contratistas → Seleccionar contratista → Pagos de parte de horas
2. Revisar las hojas de horas enviadas
3. Aprobar horas
4. El sistema calcula el pago según la tarifa del contrato.
5. Haga clic en “Pagar horas aprobadas”
6. Los fondos se transfieren instantáneamente

Paso 5: Recolección automatizada de W-8BEN¶

El sistema maneja el cumplimiento W-8BEN automáticamente:

• Recolección inicial: Completada durante la incorporación del contratista
• Recordatorios de renovación: Enviado 60 días antes del vencimiento (W-8BEN válido por 3 años)
• Seguimiento de estado: el panel muestra el estado de cumplimiento de todos los contratistas
• Almacenamiento de documentos: todos los formularios se almacenan de forma segura en el perfil del contratista

Panel de control W-8BEN¶

Paso 6: Monitorear la actividad del contratista¶

Panel de contratistas¶

Monitoreo de transacciones¶

Ver todas las transacciones con tarjeta de contratista:

Controles de gastos¶

Establecer límites a las tarjetas de contratista:

Mejores prácticas¶

Eficiencia de pago¶

• Utilice la financiación automática para contratos recurrentes para eliminar el trabajo manual
• Fondo basado en hojas de tiempo aprobadas para garantizar un pago preciso
• Configure cronogramas de pago que se alineen con su ciclo contable
• Monitorear los saldos de las tarjetas para garantizar que los contratistas siempre tengan fondos

Cumplimiento¶

• Seguimiento de las fechas de vencimiento de W-8BEN de forma proactiva
• Mantenga los documentos KYC actualizados: solicite actualizaciones cuando caduquen las identificaciones
• Mantener registros de pago para la declaración de impuestos
• Revisar la actividad de gasto para detectar patrones inusuales

Experiencia del contratista¶

• Comunicar cronogramas de pago claramente
• Proporcionar instrucciones de activación de la tarjeta cuando se emiten las tarjetas
• Configurar notificaciones para que los contratistas sepan cuándo se agregan fondos
• Ofrecer soporte para problemas relacionados con la tarjeta (tarjeta perdida, transacciones rechazadas)

¿Qué sigue?¶

• Explore la [Documentación de nómina] completa(/en/nómina/)

¿Necesitas ayuda?¶

• Documentación: docs.4geeks.io/en/payroll
• Soporte: disponible a través del panel de la consola
• Comenzar: console.4geeks.io/payroll

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