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Gestión de Empleados, Bonificaciones y Deducciones¶

Resumen¶

El Employee Stream en 4Geeks Payroll actúa como tu Centro de Comando Central para gestionar empleados locales. Mantienes tus propias entidades locales y proveedores de nómina — 4Geeks proporciona la tecnología empresarial para rastrear cada hora, minuto de overtime, bonificación, deducción y día de vacaciones, y luego genera informes de datos de alta fidelidad para que tu equipo de RRHH local ejecute los pagos.

En este tutorial, aprenderás a:

• Agregar empleados manualmente y configurar sus perfiles
• Subir fotos de Face-ID para verificación biométrica
• Configurar categorías de trabajo para informes
• Configurar bonificaciones por empleado con seguimiento de cuotas
• Configurar deducciones por empleado con seguimiento automático
• Importar empleados en masa vía CSV
• Enviar invitaciones para que los empleados puedan acceder a la aplicación móvil

Requisitos Previos¶

• Cuenta de 4Geeks Payroll con Employee Stream habilitado
• Detalles de empleados listos (nombre, email, rol, tipo de contrato, tarifa)
• Información de entidad de empresa y estación

Paso 1: Agregar un Empleado Manualmente¶

Crear un Nuevo Perfil de Empleado¶

1. Inicia sesión en la Consola de 4Geeks y navega a Payroll → Employees
2. Haz clic en Add Employee
3. Completa la sección de Información Personal:
4. Nombre Completo — Nombre legal tal como aparece en documentos oficiales
5. Correo Electrónico — Email de trabajo para invitaciones de cuenta y notificaciones
6. Número de Teléfono — Número móvil para autenticación basada en la aplicación
7. Fecha de Nacimiento — Requerido para beneficios y cumplimiento
8. ID Nacional / ID Fiscal — Número de identificación fiscal local
9. Dirección — Dirección residencial
10. Contacto de Emergencia — Nombre y número de teléfono
11. Haz clic en Siguiente para proceder a los detalles de empleo

Configurar Detalles de Empleo¶

1. Título del Trabajo — Nombre del puesto (ej., “Software Engineer”)
2. Categoría del Trabajo — Selecciona de la lista predefinida:
3. Management — Ejecutivos, directores, gerentes
4. Administrative — Personal de oficina, coordinadores, asistentes
5. Technical — Ingenieros, desarrolladores, especialistas
6. Operations — Trabajadores de campo, operadores, técnicos
7. Sales — Representantes de ventas, gerentes de cuenta
8. Support — Servicio al cliente, mesa de ayuda
9. Custom — Define tu propia categoría
10. Asignación de Estación — Selecciona la(s) ubicación(es) de trabajo. Los empleados pueden ser asignados a múltiples estaciones si dividen su tiempo entre ubicaciones
11. Tipo de Empleo — Tiempo completo, medio tiempo o contrato a plazo fijo
12. Fecha de Contratación — Primer día de empleo
13. Tarifa del Contrato — Tarifa por hora o salario mensual
14. Moneda de Pago — La moneda para el procesamiento de nómina
15. Método de Pago — Detalles de transferencia bancaria (si aplica)

Haz clic en Guardar para crear el perfil del empleado.

Fotos de Face-ID¶

Para el registro biométrico vía la Entrance App:

1. Abre el perfil del empleado
2. Haz clic en Manage Photos
3. Sube una foto clara de frente o captura una usando la cámara
4. El sistema procesa la foto para reconocimiento facial

Las fotos de Face-ID permiten el registro biométrico sin contacto en las estaciones de la Entrance App de la oficina y sirven como identificación visual en el directorio de empleados.

Paso 2: Configurar Categorías de Trabajo¶

Las categorías de trabajo te ayudan a organizar empleados para informes y análisis.

Usando Categorías Predefinidas¶

El sistema incluye seis categorías predeterminadas más personalizadas:

• Management — Ejecutivos, directores, gerentes
• Administrative — Personal de oficina, coordinadores, asistentes
• Technical — Ingenieros, desarrolladores, especialistas
• Operations — Trabajadores de campo, operadores, técnicos
• Sales — Representantes de ventas, gerentes de cuenta
• Support — Servicio al cliente, mesa de ayuda

Crear Categorías Personalizadas¶

1. Ve a Settings → Job Categories
2. Haz clic en Add Category
3. Ingresa el nombre de la categoría (ej., “Logistics”, “Research”)
4. Haz clic en Guardar

Las categorías aparecen como filtros en el panel de análisis y reportes de nómina.

Paso 3: Configurar Bonificaciones¶

Las bonificaciones agregan compensación encima del pago regular. Cada bonificación puede ser única o recurrente, con seguimiento de cuotas opcional.

Tipos de Bonificación¶

Agregar una Bonificación¶

1. Abre el perfil del empleado
2. Haz clic en la pestaña Bonuses
3. Haz clic en Add Bonus
4. Configura la bonificación:
5. Tipo — Selecciona de los tipos predefinidos
6. Monto — Ingresa un monto fijo O un porcentaje del salario
7. Período — Único o recurrente (por período de pago)
8. Fecha de Inicio — Cuando la bonificación entra en vigor
9. Fecha de Fin — Opcional: cuando la bonificación expira
10. Notas — Descripción interna o condiciones
11. Haz clic en Guardar

Seguimiento de Cuotas para Bonificaciones Grandes¶

Para bonificaciones significativas pagadas en múltiples períodos de pago:

1. Al agregar la bonificación, activa Pay in Installments
2. Establece el Monto Total (ej., $3,000)
3. Establece el Número de Cuotas (ej., 3)
4. El sistema calcula el monto por período (ej., $1,000/período)
5. Rastrea el saldo restante en la vista de detalles de la bonificación

Ejemplo: Configuración de Comisión de Ventas¶

Un representante de ventas gana 5% de comisión en negocios cerrados:

1. Abre el perfil del representante de ventas → Bonuses → Add Bonus
2. Tipo: Commission
3. Monto: 5% (basado en porcentaje)
4. Período: Recurrente
5. Inicio: Primer día del trimestre actual
6. Notas: “5% de los ingresos de negocios cerrados, verificado por el gerente de ventas”

Paso 4: Configurar Deducciones¶

Las deducciones restan montos del pago del empleado para beneficios, equipos o servicios.

Tipos de Deducción¶

Agregar una Deducción¶

1. Abre el perfil del empleado
2. Haz clic en la pestaña Deductions
3. Haz clic en Add Deduction
4. Configura la deducción:
5. Tipo — Selecciona de los tipos predefinidos
6. Monto — Monto fijo por período de pago
7. Monto Total — Si la deducción tiene un tope (ej., $500 total para equipo)
8. Fecha de Inicio — Cuando comienzan las deducciones
9. Fecha de Fin — Cuando terminan las deducciones (o déjalo en blanco si está vinculado al monto total)
10. Notas — Descripción o referencia
11. Haz clic en Guardar

Cómo Funcionan las Deducciones por Cuotas¶

Cuando estableces un Monto Total:

• Cada período de pago, el monto fijo se deduce del pago del empleado
• El sistema rastrea el saldo restante
• Las deducciones se detienen automáticamente cuando se alcanza el monto total
• Visualiza el historial de deducciones en el perfil del empleado

Ejemplo: Deducción de Equipo¶

Un empleado recibe una laptop de $2,000 con $200 deducidos por período de pago:

1. Abre el perfil del empleado → Deductions → Add Deduction
2. Tipo: Equipment
3. Monto: $200
4. Monto Total: $2,000
5. Fecha de Inicio: Primer período de pago después de emitir el equipo
6. Notas: “MacBook Pro — 10 cuotas de $200”

Paso 5: Importar Empleados en Masa vía CSV¶

Para agregar muchos empleados a la vez:

1. Navega a Payroll → Employees
2. Haz clic en Import Employees
3. Descarga la CSV Template — esto contiene las columnas requeridas
4. Completa la plantilla con los datos de los empleados para cada fila:

1. Guarda el archivo CSV completado
2. Haz clic en Choose File y selecciona tu CSV
3. Haz clic en Upload — el sistema valida los datos
4. Revisa el Resumen de Importación que muestra:
5. Total de filas procesadas
6. Importaciones exitosas
7. Errores (con números de fila y descripciones)
8. Haz clic en Confirm Import para finalizar

Paso 6: Enviar Invitaciones a Empleados¶

Después de agregar empleados, invítalos a acceder a la aplicación móvil y al portal:

1. Abre el perfil del empleado
2. Haz clic en Send Invitation
3. El sistema envía un email de enlace mágico a la dirección del empleado
4. El empleado hace clic en el enlace para configurar su contraseña
5. Luego pueden descargar la aplicación móvil e iniciar sesión

Invitación en Masa:

1. Ve a Employees → selecciona múltiples empleados usando las casillas de verificación
2. Haz clic en Send Invitation (acción en masa)
3. Todos los empleados seleccionados reciben emails de invitación

Paso 7: Verificar la Configuración del Empleado¶

Lista de Verificación para Cada Empleado¶

• La información del perfil está completa (nombre, ID, contacto, dirección)
• Título del trabajo y categoría asignados
• Asignación(es) de estación configurada(s)
• Tipo de contrato y tarifa establecidos
• Moneda de pago seleccionada
• Bonificaciones agregadas (si aplica)
• Deducciones configuradas (si aplica)
• Foto de Face-ID subida (si se usa registro biométrico)
• Invitación enviada y aceptada

Ver Directorio de Empleados¶

La pestaña Employees muestra todos los empleados activos:

Mejores Prácticas¶

Gestión de Empleados¶

• Usa categorías de trabajo consistentemente — Estandariza categorías para informes precisos
• Mantén los perfiles actualizados — Actualiza detalles cuando los empleados cambian de roles o ubicaciones
• Revisa bonificaciones trimestralmente — Asegúrate de que las bonificaciones de rendimiento reflejen los objetivos actuales
• Establece topes para deducciones de equipo — Siempre establece un monto total para deducciones de equipo para que se detengan automáticamente

Precisión de Datos¶

• Verifica IDs al ingreso — Confirma los dígitos del ID nacional/fiscal para evitar errores de nómina
• Usa importación CSV para masas — Reduce errores de entrada manual
• Revisa resúmenes de importación — Verifica los registros de errores después de cada importación masiva
• Coincide los nombres de estaciones exactamente — Coincidencia sensible a mayúsculas en importaciones CSV

Cumplimiento¶

• Retén documentos de empleo — Sube contratos e IDs al Compliance Vault
• Verifica autorización de trabajo — Asegúrate de que todos los empleados tengan documentación válida
• Establece tipos de empleo correctos — La clasificación adecuada afecta impuestos y beneficios
• Documenta condiciones de bonificaciones — Agrega notas a las bonificaciones para auditoría

¿Qué Sigue?¶

• Aprende a Configurar Seguimiento de Tiempo para Tu Equipo
• Aprende a Ejecutar Carreras de Nómina y Generar Recibos de Pago
• Revisa la documentación de referencia de Employee Stream

¿Necesitas Ayuda?¶

• Documentación: docs.4geeks.io/en/payroll
• Soporte: Disponible a través del panel de la consola
• Comenzar: console.4geeks.io/payroll

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