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Aplicación Móvil del Empleado: Una Guía Completa para Tu Equipo¶

Resumen¶

La aplicación móvil de 4Geeks Payroll pone la gestión de la fuerza laboral en tu bolsillo. Registra entrada y salida con validación GPS, visualiza y descarga recibos de pago, solicita permisos y actualiza tu información personal — todo desde tu teléfono.

Esta guía está escrita para empleados que usan la aplicación día a día. Compártela con tu equipo durante la incorporación.

En este tutorial, aprenderás a:

• Descargar e instalar la aplicación
• Iniciar sesión por primera vez
• Registrar entrada y salida con GPS
• Ver tus registros de tiempo y solicitar correcciones
• Solicitar permisos y rastrear tu saldo
• Ver y descargar recibos de pago
• Actualizar tu perfil y subir documentos

Requisitos Previos¶

• Un smartphone (iPhone con iOS 14+ o Android 8+)
• Una cuenta activa de 4Geeks Payroll (invitación de tu empleador)
• Tu dirección de email de trabajo
• Conexión a internet (para la configuración inicial)

Paso 1: Descargar e Instalar la Aplicación¶

iOS (iPhone/iPad)¶

1. Abre la App Store
2. Toca la pestaña de Search
3. Busca “4Geeks Payroll”
4. Busca la aplicación con el logo de 4Geeks
5. Toca Get → Install
6. La aplicación se descarga e instala automáticamente

Android (Teléfono/Tableta)¶

1. Abre Google Play Store
2. Toca la barra de Search
3. Busca “4Geeks Payroll”
4. Busca la aplicación con el logo de 4Geeks
5. Toca Install
6. La aplicación se descarga e instala automáticamente

Navegador Web (Sin Instalación)¶

Si prefieres no instalar la aplicación:

1. Abre Chrome, Safari, Firefox o Edge
2. Visita app.4geeks.io/payroll
3. Guarda la página en marcadores para acceso rápido

Paso 2: Primer Inicio de Sesión¶

Iniciar Sesión con Enlace Mágico¶

1. Abre la aplicación de 4Geeks Payroll
2. Ingresa tu dirección de email de trabajo
3. Toca Send Login Link
4. Revisa tu bandeja de entrada (y carpeta de spam) para un email de 4Geeks
5. Toca el Enlace de Acceso Seguro en el email
6. La aplicación te autentica automáticamente

Si el enlace no funciona: - Asegúrate de tocarlo dentro de 15 minutos (los enlaces expiran) - Solicita un nuevo enlace desde la pantalla de inicio de sesión - Revisa tu carpeta de spam

Configurar Acceso Biométrico (Opcional)¶

Una vez que hayas iniciado sesión, puedes habilitar un acceso más rápido:

1. Ve a Settings → Security
2. Activa Enable Face ID (iPhone) o Enable Fingerprint (Android)
3. Sigue las indicaciones de tu dispositivo para confirmar
4. La próxima vez que abras la aplicación, puedes usar tu cara/huella dactilar en lugar del email

Completa Tu Perfil¶

1. Después del primer inicio de sesión, es posible que se te solicite completar tu perfil
2. Revisa tu información personal y actualiza si es necesario:
3. Número de teléfono
4. Contacto de emergencia
5. Dirección
6. Toca Guardar

Paso 3: Registrar Entrada y Salida con GPS¶

Registrar Entrada¶

1. Abre la aplicación
2. Verás un gran botón de Clock In en la pantalla principal
3. Toca Clock In
4. Si se te solicita, Permitir Acceso a Ubicación — la aplicación necesita GPS para verificar tu ubicación
5. Espera 2-3 segundos para que el GPS capture tu posición
6. Verás una confirmación: “Entrada Registrada a las [hora]”

Registrar Salida¶

1. Abre la aplicación
2. El botón ahora dice Clock Out
3. Toca Clock Out
4. El sistema capture tu ubicación nuevamente
5. Verás una confirmación: “Salida Registrada a las [hora]”

Qué Sucede Detrás de Escena¶

Cuando registras entrada: - La aplicación captura tus coordenadas GPS (latitud/longitud) - Registra la marca de tiempo - Si las geocercas están habilitadas, verifica que estés en una ubicación aprobada - La entrada aparece en el panel de tu gerente en tiempo real

Modo Offline¶

Si estás en un área sin internet:

1. Abre la aplicación
2. Toca Clock In (o Clock Out) — funciona sin conexión
3. La aplicación almacena la marca de tiempo localmente
4. Cuando recuperes internet, el registro se sincroniza automáticamente
5. Verás una notificación de “Sincronizado” una vez que se complete

Paso 4: Ver Tus Registros de Tiempo¶

Vista Diaria¶

1. Toca Time Tracking desde el menú inferior
2. Selecciona Daily en la parte superior
3. Verás:
4. Hora de entrada
5. Hora de salida
6. Total de horas trabajadas
7. Duración del descanso (si registraste salida para almuerzo)
8. Mapa de ubicación mostrando dónde registraste entrada/salida

Vista Semanal¶

1. Toca Time Tracking → Weekly
2. Ver un resumen de cada día de esta semana:
3. Lunes: 8.5 horas
4. Martes: 8.0 horas
5. Miércoles: 9.0 horas (1 hora de overtime)
6. Total: 25.5 horas

Vista Mensual¶

1. Toca Time Tracking → Monthly
2. Resumen completo del mes:
3. Total de horas este mes
4. Horas de overtime
5. Días trabajados
6. Comparación con el mes anterior

Corregir una Entrada de Tiempo (Solicitar Corrección)¶

Si olvidaste registrar entrada o cometiste un error:

1. Ve a Time Tracking → My Timesheets
2. Encuentra el día con el error
3. Toca la entrada
4. Toca Request Correction
5. Ingresa la hora correcta:
6. Hora de entrada correcta
7. Hora de salida correcta
8. Razón de la corrección (ej., “Olvidé registrar entrada después del almuerzo”)
9. Toca Submit
10. Tu gerente recibe una notificación para aprobar o denegar

Paso 5: Solicitar Permisos¶

Enviar una Solicitud de Permiso¶

1. Toca Time Off desde el menú inferior
2. Toca New Request
3. Selecciona el tipo de solicitud:

1. Selecciona:
2. Fecha de Inicio (toca para abrir el calendario)
3. Fecha de Fin (toca para abrir el calendario)
4. ¿Medio Día? Activa si solo necesitas la mañana/tarde libre
5. Agrega una Nota (opcional pero útil):
6. “Boda familiar, estaré ausente viernes–lunes”
7. “Cita médica, regreso después del almuerzo”
8. Toca Submit Request

Qué Sucede Después¶

El estado de tu solicitud se actualiza de la siguiente manera:

Recibirás una notificación push cuando tu gerente responda.

Verifica Tu Saldo de Permisos¶

1. Toca Time Off desde el menú inferior
2. Tus saldos se muestran:
3. Días de Vacaciones: 12 restantes
4. Días de Enfermedad: 5 restantes
5. Días Personales: 2 restantes
6. Usados: 8 días tomados este año
7. Pendientes: 3 días esperando aprobación

Sincronizar con Tu Calendario (Opcional)¶

Los permisos aprobados pueden aparecer automáticamente en tu calendario personal:

1. Ve a Settings → Calendar Sync
2. Toca Connect Calendar
3. Elige tu proveedor de calendario:
4. Google Calendar
5. Microsoft Outlook
6. Apple Calendar (iCloud)
7. Otorga permiso
8. Los permisos aprobados ahora aparecen como eventos en tu calendario

Paso 6: Ver y Descargar Recibos de Pago¶

Ver Tus Recibos de Pago¶

1. Toca Payslips desde el menú inferior
2. Verás una lista de todos tus recibos de pago:

1. Toca cualquier recibo de pago para ver el detalle completo

Leer Tu Recibo de Pago¶

El detalle del recibo de pago muestra:

Ganancias: - Horas Regulares (80 hrs × $25/hr) = $2,000.00 - Overtime (5 hrs × $37.50/hr) = $187.50 - Bonificación — Rendimiento = $500.00 - Total de Ganancias = $2,687.50

Deducciones: - Impuesto sobre la Renta = -\(300.00 - Seguro Social = -\)200.00 - Seguro de Salud = -\(80.00 - Deducción de Uniforme = -\)25.00 - Total de Deducciones = -$605.00

Pago Neto: - Pago Neto = $2,082.50

Contribuciones del Empleador (Informativo): - Seguro Social (Empleador) = $300.00 - Seguro de Salud (Empleador) = $100.00 - Provisión de Aguinaldo = $166.67

Descargar un Recibo de Pago¶

1. Abre el recibo de pago
2. Toca el ícono de Download (flecha hacia abajo)
3. Elige el formato:
4. PDF — Mejor para imprimir, enviar por email o guardar
5. Image — Vista rápida tipo captura de pantalla
6. Guarda en tu dispositivo o almacenamiento en la nube (iCloud, Google Drive, etc.)

Habilitar Notificaciones de Recibos de Pago¶

Recibe notificaciones cuando nuevos recibos de pago estén disponibles:

1. Ve a Settings → Notifications
2. Activa New Payslip Available
3. Elige los métodos de notificación:
4. Notificación Push — Alerta en tu teléfono — Email — Notificación a tu email

Paso 7: Gestionar Tu Perfil y Documentos¶

Actualizar Información Personal¶

1. Toca Profile desde el menú inferior
2. Toca Edit Profile
3. Actualiza los campos editables:
4. Número de teléfono
5. Email personal
6. Nombre y teléfono del contacto de emergencia
7. Dirección
8. Toca Guardar

Campos de solo lectura (contacta a RRHH para cambiar): - ID de Empleado - Fecha de contratación - Departamento - Posición - Gerente

Subir Documentos¶

Si RRHH solicita documentos:

1. Toca Profile → Documents
2. Toca Upload Document
3. Selecciona el tipo de documento:
4. ID / Pasaporte
5. Formularios de Impuestos (W-4, formularios de impuestos locales)
6. Detalles Bancarios (para depósito directo)
7. Certificaciones
8. Otros
9. Toma una foto o selecciona de tu galería
10. Revisa y toca Submit

Estado del Documento:

Preferencias de la Aplicación¶

1. Ve a Settings → Preferences
2. Personaliza:
3. Idioma — Elige tu idioma preferido
4. Notificaciones — Activa/desactiva tipos de notificaciones específicas
5. Horas de Silencio — Silencia notificaciones fuera del horario laboral

Paso 8: Usar Funciones de Gerente (Si Gestiones un Equipo)¶

Si tienes subordinados directos, verás opciones adicionales:

Resumen del Equipo¶

1. Toca Team desde el menú inferior
2. Ver:
3. Quién está trabajando hoy
4. Quién está de permiso
5. Solicitudes de aprobación pendientes
6. Resumen de asistencia del equipo

Aprobar Solicitudes de Permisos¶

1. Toca Approvals → Time Off
2. Revisa las solicitudes pendientes:
3. Nombre del empleado
4. Fechas solicitadas
5. Tipo de permiso
6. Impacto en la cobertura del equipo
7. Toca Approve o Deny
8. Agrega un comentario (opcional)
9. El empleado recibe una notificación instantánea de tu decisión

Revisar Hojas de Tiempo¶

1. Toca Approvals → Timesheets
2. Ver las aprobaciones de hojas de tiempo pendientes
3. Verifica horas trabajadas, overtime y cualquier corrección
4. Approve o Request Changes

Solución de Problemas¶

No Puedes Iniciar Sesión¶

1. Verifica que estés ingresando el email de trabajo correcto
2. Solicita un nuevo enlace mágico (los enlaces expiran después de 15 minutos)
3. Revisa tu carpeta de spam para el email de inicio de sesión
4. Contacta a tu equipo de RRHH si el problema persiste

No Puedes Registrar Entrada¶

1. ¿GPS no funciona? — Asegúrate de que los servicios de ubicación estén habilitados en la configuración de tu dispositivo
2. ¿Fuera de la geofence? — Muévete a una ubicación de trabajo aprobada
3. ¿Sin internet? — Registra entrada de todas formas (modo offline) — se sincroniza después
4. ¿Cuenta inactiva? — Contacta a tu gerente

Recibo de Pago No Aparece¶

1. Desliza hacia abajo en la lista de recibos de pago para actualizar
2. Verifica si el período de pago ha terminado (los recibos de pago aparecen después de ejecutar la nómina)
3. Contacta a RRHH si han pasado más de unos pocos días después del día de pago

Notificaciones No Funcionan¶

1. Verifica los permisos de notificación en la configuración de tu teléfono
2. Verifica que las notificaciones estén habilitadas en la aplicación (Settings → Notifications)
3. Verifica si el modo “No Molestar” está activado
4. Reinicia la aplicación

Aplicación Funciona Lentamente¶

1. Cierra la aplicación completamente y vuelve a abrirla
2. Verifica actualizaciones de la aplicación en la App Store/Play Store
3. Reinicia tu teléfono
4. Si aún está lenta, desinstala y reinstala la aplicación

Mejores Prácticas¶

Hábitos Diarios¶

• Registra entrada cuando llegues — Hazlo lo primero que hagas
• Registra salida cuando te vayas — Asegura un pago preciso
• Habilita GPS antes de registrar entrada — Espera a que aparezca el ícono de GPS
• Revisa tus registros de tiempo semanalmente — Detecta errores temprano

Permisos¶

• Solicita con anticipación — Envía solicitudes de vacaciones al menos 2 semanas por adelantado
• Verifica tu saldo antes de solicitar — Asegúrate de tener días disponibles
• Agrega notas — Ayuda a tu gerente a entender la razón de tu solicitud
• Sincroniza con el calendario — Nunca dobles reserva

Recibos de Pago¶

• Revisa cada recibo de pago — Verifica que las horas y deducciones coincidan con tus registros
• Descarga y guarda PDFs — Guarda registros para la declaración de impuestos
• Habilita notificaciones — Entérate instantáneamente cuando lleguen nuevos recibos de pago

¿Qué Sigue?¶

• Aprende a Configurar Seguimiento de Tiempo para Tu Equipo (para gerentes/administradores)
• Aprende sobre Gestión de Documentos de Cumplimiento con el Vault
• Revisa la documentación de referencia de la Aplicación Móvil

¿Necesitas Ayuda?¶

• Ayuda en la Aplicación: Settings → Help & Support
• Contactar a RRHH: Envía un mensaje a tu equipo de RRHH directamente desde la aplicación
• Soporte por Email: support@4geeks.io
• Documentación: docs.4geeks.io/en/payroll

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