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Primeros pasos con 4Geeks Payroll: configuración y configuración de cuenta¶

Descripción general¶

4Geeks Payroll es la capa de gestión de élite para corporaciones globales. Proporciona la tecnología empresarial para administrar a sus empleados locales y los rieles impulsados ​​por Visa para pagar a sus contratistas globales, sin márgenes de EOR, sin intermediarios y con control total.

En este tutorial, podrás:

• Crea tu cuenta de Nómina 4Geeks
• Configure los ajustes de su organización
• Configurar el flujo de contratistas (pagos con tarjeta Visa)
• Configurar el flujo de empleados (capa de inteligencia de recursos humanos)
• Invita a los miembros de tu primer equipo.

Requisitos previos¶

• Una cuenta de 4Geeks (console.4geeks.io)
• Lista de contratistas y/o empleados a incorporar
• Para contratistas: Información básica (nombre, correo electrónico, país)
• Para empleados: detalles de su entidad local e información del proveedor de nómina local

Paso 1: Crea tu cuenta¶

1. Vaya a console.4geeks.io/payroll
2. Haga clic en “Comenzar ahora”
3. Ingrese los detalles de su organización:
4. Nombre de la empresa
5. País de constitución
6. Correo electrónico y nombre del administrador.
7. Verificación completa
8. Se le cobrará $29/mes por trabajador (contratista o empleado)

Paso 2: Configure su organización¶

Perfil de la empresa¶

1. Vaya a Configuración → Organización
2. Ingrese los datos de su empresa:
3. Nombre legal
4. Identificación fiscal / EIN
5. Dirección registrada
6. Logotipo de la empresa (para tarjetas Visa de marca)

Zona horaria y localización¶

1. Establece tu zona horaria principal
2. Configurar formatos de fecha y moneda
3. Establezca el mes de inicio de su año fiscal

Paso 3: Configurar el flujo de contratistas¶

Contractor Stream le permite pagar a contratistas globales al instante con tarjetas Visa de la marca 4Geeks.

Agregue su primer contratista¶

1. Vaya a Contratistas → Agregar contratista
2. Ingrese los datos del contratista:
3. Nombre completo
4. Dirección de correo electrónico
5. País de residencia
6. Tarifa de contrato (por hora o mensual)
7. Haga clic en “Invitar”

Emisión de tarjeta Visa¶

1. Una vez que el contratista acepte la invitación y complete KYC:
2. Se emite automáticamente una tarjeta Visa 4Geeks
3. El contratista podrá:
4. Realizar compras online y en tienda.
5. Retirar de cajeros automáticos
6. Pagar por suscripciones SaaS
7. Gastar localmente en su moneda.

Tarjetas de contratista de financiación¶

1. Vaya a Contratistas → Seleccionar contratista → Tarjeta de fondos
2. Ingrese el monto
3. Confirma la transferencia
4. Los fondos están disponibles al instante

Recolección automatizada de W-8BEN¶

• El sistema recopila automáticamente los formularios W-8BEN de los contratistas.
• La facturación que cumple con los impuestos se genera automáticamente
• Todos los documentos se almacenan en el perfil del contratista.

Paso 4: configurar el flujo de empleados¶

Employee Stream actúa como un centro de comando central que envía datos perfectos a su proveedor de nómina local.

Agregue su primer empleado¶

1. Vaya a Empleados → Agregar empleado
2. Ingrese los datos del empleado:
3. Nombre completo
4. Dirección de correo electrónico
5. Departamento
6. Posición
7. Entidad local
8. Tipo de empleo (tiempo completo, tiempo parcial, contrato)
9. Cargue los documentos requeridos:
10. Contrato de trabajo
11. Copia del DNI/pasaporte
12. Documentos de cumplimiento locales

Configurar el seguimiento del tiempo¶

1. Vaya a Configuración → Seguimiento del tiempo
2. Elige tu método de seguimiento:
3. Aplicación móvil: registro de entrada/salida basado en GPS
4. Aplicación de entrada: registro biométrico/PIN basado en tableta
5. Manual: Horas autoinformadas con la aprobación del gerente
6. Establecer horarios de trabajo y reglas de horas extras
7. Configurar políticas de vacaciones y permisos

Informes de inteligencia de recursos humanos¶

Al final de cada ciclo de pago:

1. Vaya a Informes → Exportación de nómina
2. Seleccione el período de pago
3. El sistema genera un informe de alta fidelidad que incluye:
4. Horas totales trabajadas
5. horas extras
6. Días de vacaciones tomados
7. Dejar solicitudes
8. Cualquier ajuste
9. Exporte el informe (CSV, PDF) y envíelo a su proveedor de nómina local.

Paso 5: configurar la aplicación móvil para empleados¶

1. Vaya a Configuración → Aplicación móvil
2. Configure las funciones de la aplicación:
3. Carga de recibos de nómina: habilite a su departamento de recursos humanos local para cargar recibos de nómina
4. Solicitudes de tiempo libre: permita a los empleados solicitar y realizar un seguimiento del PTO
5. GPS Clock-In: habilite el registro basado en la ubicación
6. Calendar Sync: sincroniza el tiempo libre aprobado con Google/Outlook Calendar
7. Comparte el enlace de descarga con tus empleados.

Paso 6: configurar la aplicación de entrada al edificio (opcional)¶

Para equipos de oficina:

1. Vaya a Configuración → Aplicación de entrada
2. Registre una tableta:
3. Instale la aplicación de entrada en cualquier tableta Android/iOS
4. Móntalo en la entrada de tu oficina.
5. Vincúlelo a su cuenta de nómina de 4Geeks
6. Configurar el método de check-in:
7. Face ID: reconocimiento facial biométrico
8. Código PIN: código personal de 4 a 6 dígitos
9. Tarjeta RFID: Tarjeta de acceso físico
10. Pruebe el flujo de registro

Paso 7: Invita a tu equipo¶

Para contratistas¶

• Reciben una invitación por correo electrónico.
• Completan la verificación KYC
• Su tarjeta Visa está emitida y activada.
• Pueden comenzar a recibir pagos inmediatamente.

Para empleados¶

• Reciben una invitación por correo electrónico.
• Descargan la aplicación móvil 4Geeks Payroll
• Configuran su perfil y preferencias.
• Pueden empezar a fichar y gestionar el tiempo libre.

Descripción general del panel¶

Una vez configurado, su panel muestra:

Mejores prácticas¶

Gestión de contratistas¶

• Establecer calendarios de pago claros (semanal, quincenal, mensual)
• Utilice la función fondo automático para pagos recurrentes
• Mantener actualizados los contratos y formularios W-8BEN.
• Supervisar el gasto de la tarjeta para comprobar el cumplimiento.

Gestión de empleados¶

• Establecer políticas claras de seguimiento del tiempo.
• Revisar los informes de inteligencia de recursos humanos antes de enviarlos a la nómina local.
• Mantener todos los documentos de cumplimiento actualizados.
• Animar a los empleados a utilizar la aplicación móvil para el autoservicio.

Seguridad¶

• Habilite 2FA para todas las cuentas de administrador
• Revisar periódicamente los permisos de acceso.
• Auditar el almacenamiento de documentos para su cumplimiento.
• Configurar alertas para actividades inusuales.

¿Qué sigue?¶

• Obtenga más información sobre Pagar a contratistas globales con tarjetas Visa

¿Necesitas ayuda?¶

• Documentación: docs.4geeks.io/en/payroll
• Soporte: disponible a través del panel de la consola
• Comenzar: console.4geeks.io/payroll

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