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Ejecutando Carreras de Nómina y Generando Recibos de Pago¶

Resumen¶

Una carrera de nómina es el proceso principal que calcula la compensación de los empleados para un período de pago dado. El sistema recopila datos de hojas de tiempo, aplica bonificaciones y deducciones, calcula retenciones de impuestos y genera recibos de pago — todo automáticamente.

En este tutorial, aprenderás a:

• Preparar tus datos antes de ejecutar la nómina
• Crear y configurar una carrera de nómina
• Comprender el desglose de cálculos (pago bruto, impuestos, pago neto)
• Revisar los resultados de la carrera y profundizar en detalles de empleados
• Generar y distribuir recibos de pago
• Exportar Informes de Inteligencia de RRHH para tu proveedor de nómina local
• Revertir una carrera si se necesitan correcciones

Requisitos Previos¶

• Empleados agregados con tarifas y categorías de trabajo correctas (ver Gestión de Empleados)
• Seguimiento de tiempo configurado y hojas de tiempo aprobadas (ver Configuración de Seguimiento de Tiempo)
• Cumplimiento de impuestos configurado para tus países (ver Configuración de Cumplimiento de Impuestos)
• Bonificaciones y deducciones configuradas en perfiles de empleados
• Estaciones configuradas con empleados asignados

Paso 1: Lista de Verificación Pre-Carrera¶

Antes de crear una carrera de nómina, verifica lo siguiente:

Verificación de Hojas de Tiempo¶

• Todos los empleados tienen registros de entrada/salida para el período de pago
• Las hojas de tiempo han sido enviadas por los empleados
• Los gerentes han aprobado todas las hojas de tiempo
• Las entradas manuales (si las hay) están aprobadas
• Las horas de overtime han sido revisadas y aprobadas

Para verificar: Ve a Payroll → Timesheets → filtra por el período de pago. Busca registros con estado “Pendiente”. Apruébalos o adréntalos antes de continuar.

Verificación de Datos de Empleados¶

• Todos los empleados activos tienen tarifas por hora / salarios correctos
• Las bonificaciones están configuradas con montos y fechas de vigencia correctas
• Las deducciones están configuradas con montos correctos
• No hay empleados terminados que aún estén marcados como activos

Para verificar: Ve a Payroll → Employees y escanea la lista. Haz clic en cualquier empleado cuyos datos puedan haber cambiado este período.

Configuración de Impuestos¶

• El cumplimiento de impuestos está configurado para cada país donde trabajan los empleados
• Las tasas de impuestos están actualizadas (revisa al inicio de cada año fiscal)
• Las tasas de contribución del empleador están establecidas correctamente

Configuración de Estaciones¶

• Todos los empleados activos están asignados a al menos una estación
• Las estaciones que ya no están activas están archivadas

Paso 2: Crear una Carrera de Nómina¶

Iniciar una Nueva Carrera¶

1. Navega a Payroll → Runs
2. Haz clic en Run Payroll
3. El sistema abre la pantalla de Configuración de Carrera

Configurar la Carrera¶

Período de Pago: 1. Selecciona la Fecha de Inicio — primer día del período de pago 2. Selecciona la Fecha de Fin — último día del período de pago 3. El sistema muestra el número de días laborables en este período

Filtro de Estación (Opcional): - Todas las Estaciones — Ejecuta nómina para todas las ubicaciones a la vez - Estaciones Específicas — Selecciona una o más estaciones si ejecutas nómina por ubicación

Usa el filtro de estación si tu organización procesa nómina en horarios diferentes por ubicación (ej., semanal para almacén, mensual para personal de oficina).

Moneda: - Selecciona la Moneda de Pago para esta carrera - El sistema aplica tasas de cambio para empleados con diferentes monedas de salario

Revisar Resumen de la Carrera¶

Antes de ejecutar, el sistema muestra una vista previa:

Revisa estos números contra tus expectativas. Si algo parece incorrecto, haz clic en Cancelar e investiga antes de continuar.

Ejecutar o Guardar como Borrador¶

Tienes dos opciones:

• Guardar como Borrador — Guarda la carrera sin procesar. Puedes regresar más tarde para revisar y ejecutar. Usa esta opción si quieres verificar las cifras con tu equipo.
• Ejecutar Carrera — Procesa la carrera inmediatamente. Los cálculos comienzan y se generan los recibos de pago.

Paso 3: Comprendiendo el Desglose de Cálculos¶

Una vez que se ejecuta una carrera, el sistema calcula el pago de cada empleado usando la siguiente fórmula:

La Fórmula de Nómina¶

Gross Pay = (Regular Hours × Hourly Rate) + (Overtime Hours × Overtime Rate)

Net Pay = Gross Pay + Bonuses - Deductions - Tax Withholdings

Total Employer Cost = Net Pay + Employer Contributions

Detalles de los Componentes¶

1. Pago Bruto¶

• Horas Regulares — Basado en datos aprobados de hojas de tiempo para el período
• Horas de Overtime — Calculadas usando tus reglas de overtime configuradas y multiplicadores
• Tarifa por Hora — Del perfil del empleado (o derivada del salario)

2. Bonificaciones¶

Se agregan al pago bruto antes de los cálculos de impuestos:

Si una bonificación está establecida como porcentaje, el sistema la calcula sobre el pago base del empleado para el período.

3. Deducciones¶

Se restan del pago bruto después de las bonificaciones:

Las deducciones por cuotas se rastrean automáticamente — el sistema deja de deducir una vez que se alcanza el monto total.

4. Retenciones de Impuestos¶

Calculadas basándose en la configuración de impuestos del país del empleado:

• Impuesto sobre la Renta — Tramos progresivos aplicados
• Seguro Social — Porcentaje de la porción del empleado
• Seguro de Salud — Contribución obligatoria
• Pensión — Contribución a fondo de jubilación
• Otras Deducciones Estatutarias — Retenciones específicas del país

Consulta la Configuración de Cumplimiento de Impuestos para una guía detallada.

5. Contribuciones del Empleador¶

Calculadas por separado y mostradas como informativas en los recibos de pago (no se deducen del pago del empleado):

• Seguro Social (porción del empleador)
• Seguro de Salud (contribución del empleador)
• Pensión (contribución del empleador)
• Provisión de Aguinaldo (bono de Navidad devengado)
• Provisión de Vacaciones (pasivo de vacaciones devengado)

Paso 4: Monitorear Estado de la Carrera¶

Estados de la Carrera¶

Qué Hacer Si una Carrera Falla¶

1. Abre la carrera fallida
2. Revisa la sección de Detalles del Error
3. Problemas comunes:
4. Configuración de impuestos faltante para el país de un empleado
5. Tarifa por hora inválida en un perfil de empleado
6. Datos de hoja de tiempo faltantes para un período requerido
7. Tasa de cambio de moneda no disponible
8. Corrige el problema subyacente
9. Crea una nueva carrera

Paso 5: Revisar Resultados de la Carrera¶

Vista de Resumen de la Carrera¶

1. Haz clic en la carrera completada en la lista de Carreras
2. El resumen muestra:

1. Revisa por razonabilidad — ¿los totales coinciden con tus expectativas?

Profundizar en Empleados Individuales¶

1. Haz clic en Ver Detalles junto al nombre de un empleado
2. Ver el desglose por empleado:

1. Verifica que los cálculos individuales coincidan con tus expectativas

Exportar Resumen de la Carrera¶

1. Desde la vista de detalles de la carrera, haz clic en Export Summary
2. Elige el formato:
3. PDF — Informe formateado adecuado para revisión de gerencia
4. CSV — Datos sin procesar para análisis de hojas de cálculo
5. El archivo se descarga con todos los datos de la carrera

Paso 6: Generar y Distribuir Recibos de Pago¶

Los recibos de pago se generan automáticamente cuando la carrera se completa. Aquí está cómo gestionarlos:

Ver Todos los Recibos de Pago¶

1. Ve a Payroll → Payslips
2. Todos los recibos de pago de la carrera completada aparecen en la lista

Exportar Recibo Individual (PDF)¶

1. Haz clic en cualquier recibo de pago para abrir la vista de detalles
2. Haz clic en Export PDF
3. El PDF formateado se descarga con:
4. Logo y detalles de la empresa
5. Nombre e ID del empleado
6. Ganancias, deducciones e impuestos detallados
7. Contribuciones del empleador (informativo)
8. Resumen del pago neto

Exportar Recibos de Pago en Masa (PDF)¶

1. Desde la pestaña Payslips, selecciona múltiples recibos de pago usando las casillas de verificación
2. Haz clic en Export PDF (acción en masa)
3. Todos los recibos seleccionados se descargan como PDFs individuales en un archivo ZIP
4. Cada archivo se nombra: Payslip_EmployeeName_Period.pdf

Exportar Recibos de Pago como CSV¶

Para análisis de contabilidad o proveedor de nómina:

1. Desde la pestaña Payslips, haz clic en Export CSV
2. Elige el alcance:
3. Todos los Recibos de Pago — Todo en el sistema
4. Período Actual — Solo el período más reciente
5. Estación Específica — Filtrar por ubicación
6. El CSV se descarga con todos los datos de recibos de pago en formato de hoja de cálculo

Acceso de Empleados a Recibos de Pago¶

Los empleados pueden ver sus propios recibos de pago a través de: - Aplicación Móvil → Pestaña Payslips — disponible inmediatamente después de la generación - Portal del Empleado — acceso web en app.4geeks.io - Notificación por Email — opcional; habilitar en Settings → Notifications

Paso 7: Generar Informes de Inteligencia de RRHH para Proveedores de Nómina Locales¶

El Employee Stream está diseñado para proporcionar datos perfectos a tu proveedor de nómina local. El Informe de Inteligencia de RRHH es el resultado clave.

1. Ve a Payroll → Reports → Payroll Export
2. Selecciona el Período de Pago que coincida con tu carrera completada
3. Haz clic en Generate Report
4. El informe incluye:

1. Haz clic en Export y elige:
2. CSV — Para el sistema de tu proveedor de nómina local

3. PDF — Para tus registros y aprobaciones

4. Envía el informe exportado a tu proveedor de nómina local para que puedan ejecutar los pagos reales

Paso 8: Revertir una Carrera de Nómina (Si es Necesario)¶

Si descubres un error después de que la carrera se completa:

1. Abre la carrera desde la lista de Carreras
2. Haz clic en Revert
3. Confirma la reversión

Qué sucede: - Todos los recibos de pago de esta carrera se anulan - El estado de la carrera cambia a “Revertida” - Los recibos de pago de los empleados muestran el estado “Anulada” - Puedes crear una nueva carrera corregida

Paso 9: Mejores Prácticas Post-Carrera¶

Acciones Inmediatas¶

• Revisa el resumen de la carrera para cualquier anomalía
• Exporta y archiva el resumen de la carrera (PDF)
• Notifica a los empleados que nuevos recibos de pago están disponibles
• Envía el Informe de Inteligencia de RRHH al proveedor de nómina local
• Si usas autofinanciamiento para contratistas, verifica las transferencias de fondos

Revisiones Regulares¶

• Mensuales — Verifica análisis para tendencias de costos (ver Guía de Análisis)
• Trimestrales — Revisa configuraciones de bonificaciones y deducciones
• Anuales — Verifica tasas de impuestos y actualiza perfiles de empleados

¿Qué Sigue?¶

• Aprende a Usar Análisis para Monitorear Costos de Nómina
• Aprende a Configurar Cumplimiento de Impuestos para Nómina Multinacional
• Revisa la documentación de referencia de Carreras de Nómina

¿Necesitas Ayuda?¶

• Documentación: docs.4geeks.io/en/payroll
• Soporte: Disponible a través del panel de la consola
• Comenzar: console.4geeks.io/payroll

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